公用品管理制度
第一章總則 2
第二章辦公用品採購管理規範 2
第三章辦公用品領用管理規範 4
第四章辦公用品的保管和使用管理規範 6
第五章附則 9
作者：秘新建
2023年3月
第一條為加強本公司辦公用品管理，節約成本，提高效率，規範流程，明確責任，倡導健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦公方式，特制定本制度。
第二條辦公用品由行政管理中心集中管理，實行統一採購，統一發放，統一**處理。
第三條本制度辦公用品包括：消耗性辦用工公品、非消耗性辦公品和公共辦公用品（設施）三類。
第一條行政採購員負責公司辦公用品的統一採購工作。
第二條各部門應於每月25日至30日根據工作需要編制下月的辦公用品需求計畫，以部門為單位填寫《物品採購申請單》，交行政管理中心行政專員進行審核及採購，具體物品發放依據實際採購情況而定。
第三條辦公用品採購的一般程式為：
（1） 需求統計：行政採購員定期向各個部門統計需採購物料，填寫《物品採購申請單》；
（2） 採購計畫編制：行政採購員確認各部門需採購物品的庫存無可用或可替代的物品後，按照規定許可權辦理審批，填寫《物品採購計畫表》，報請總裁審批；
（3） 辦公用品採購：行政採購員負責辦公用物品的外部採購的供貨商聯絡、選擇、議價、比價等事宜，一般辦公用品由公司制定配送公司送貨上門，協同行政保管員驗收完畢後簽字確認；大件物品則需經過三家以上供貨商的詢價、議價、提報採購方案、經行政管理中心總監審核及總裁審批、採購、驗收入庫，並憑簽字簽呈核銷費用。
（4） 驗收入庫：
辦公用品入庫前須進行驗收，對於符合規定要求的，行政保管員登記入庫；對不符合要求的，由採購人員負責辦理調換或退貨手續。
保管員須對辦公用品做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。
要建立辦公用品管理臺帳，做到入庫有手續、發放有登記。
（5） 採購費用報銷：行政採購員憑藉採購發票和入庫驗收單經相關領導按規規定審批後由，財務管理中心核銷費用。
第四條各部門若需採購臨時急用的辦公用品，由部門主管填寫《物品採購申請單》，並在備註欄內註明急需採購的原因，經行政管理中心審核後報總裁批准後，由行政管理中心實施採購任務。
第五條對於單價小於100元的物品採購，經行政管理中心總監審批後即可採買；對單價大於100元以上的物品採購，應先進行詢價、比價、議價，並將最終議定**呈報行政管理中心總監審核、總裁審批後，方可實施採購任務。
第一條非消耗性辦公用品
（1） 範疇：計算器、訂書機、檔案欄、資料夾、筆筒、打孔機、剪刀、剪紙刀、直尺、捲尺、起釘器等；
（2） 非消耗行辦公用品已於員工入職時按標準發放，原則上不再增補，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。人為損壞或者遺失不再補領，員工離職時須照折舊價賠償。
第二條低值易耗（消耗性）辦公用品的領用：
（1） 易耗辦公用品分為兩部分：部門所需用品和個人所需用品。
（2） 部門所需用品包括：傳真紙、復（寫）印紙、列印紙、檔案袋、墨盒、碳粉、硒鼓、光碟、墨水、白板筆等；
（3） 個人所需用品包括：簽字筆（芯）、原子筆（芯）、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書針、回形針、圖釘、橡皮擦、塗改液、電池、便簽紙等
（4） 個人所需易耗辦公用品用量標準原則上為每人一件，具體可依據每月平均用量以及崗位特點進行合理調整。
第三條公共辦公用品（設施）：
（1） 範疇：影印件、印表機、傳真機、**機、掃瞄器、照相機、塑膜機、辦公桌、椅子、茶几等；
（2） 公共辦公用品（設施）以部門為領用單位，由部門負責人簽發實施採購和領用。
第四條物品領用發放時間：
原則上，不予全部發放所申報的辦公用品，提倡隨用、隨發。
第五條辦公用品領用辦法：
（1） 非消耗性公用品和低值易耗品的發放，由行政保管員依據《辦公用品領用標準表》（附表四），在登記好《辦公用品領用登記表》（附表三）後，直接發放給公司員工。
（2） 領取時，領取人須在《辦公用品領取登記表》（附表三）上寫明日期、領取物品名稱及規格、數量、用途等項並簽字。領取非庫存、專門採購的辦公用品時，領取人須在購物發票上簽字。領取接待用品(如水果、煙、茶、紙杯等)時應由接待承辦部門或接收此物的人員在購物發票或《辦公用品領用登記表》（附表三）上簽字。
（3） 員工領用單價在100元以上的物品，須經部門負責人核准同意。
（4） 領取的非消耗性辦公用品(如訂書器、計算器、剪刀、檯曆架等)應列入移交，如重複申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領。
（5） 公共辦公用品的發放，由行政保管員負責，經使用部門或子公司辦理有關領用手續後，交使用部門或子公司具體使用和管理。
第六條領取的原則是：工作任務清楚，使用目的明確，一次一領，隨用隨領，用多少領多少，專領專用。
第七條辦公用品管理部門及人員應恪盡職守，堅持原則，照章辦事，嚴格控制辦公用品的領取數量和次數，保證辦公需要。對於消耗品，可根據歷史記錄和經驗法則設定領取基準。明顯超出常規的申領，領取人應作出解釋，否則保管員有權拒付。
第八條辦公用品的保管
（1） 辦公用品由行政保管員統一保管。
（2） 庫存辦公用品的種類和數量要科學確定，合理控制。常用、易耗、便於保管和適於批量採購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓，確保**好、周轉快、消耗低、費用省。
（3） 批量購入的辦公用品應即時入庫儲存，物品採購員和倉庫保管員要搞好驗收交接，在(辦公用品入庫登記本)上如實填寫接收物品的名稱、規格、單價和數量，並簽字。
（4） 加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閒置的物品要妥善保管，隨時待用；替換下的各類辦公裝置統一保管，要及時**。登記造冊，修舊利廢，充分利用。
（5） 定期進行辦公用品庫房盤點，確保帳物相符。隨時掌握庫存物品的數量、質量和需求情況，適時增加庫存，保障供給。
第九條辦公用品的使用
（1） 使用辦公用品應以室為家，牢固樹立節約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細算，提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。
（2） 辦公用品應為辦公所用，不得據為已有，挪作私用；不得用辦公裝置幹私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。
（3） 精心使用辦公裝置，認真遵守操作規程，及時關閉電源。定期維護保養，最大限度的延長辦公裝置、用品使用壽命。
（4） 辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。影印紙應用於影印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等要反覆使用；紙張可雙面利用，修改校對稿可先用廢舊紙張列印等，充分發揮各種辦公用品的最大使用效率。
（5） 印製檔案材料要有科學性和計畫性，並力求使印製數與需用數基本相符，略有餘富，避免不必要的浪費。
（6） 對於高檔耐用辦公用品，科室間應盡量協調相互借用，一般不得重複購置。使用中辦公裝置出現故障，由原採購人員負責協調和聯絡退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當，人為造成裝置損壞的，直接責任人應負賠償責任。
第一十條辦公用品轉移
（1） 員工離職時應依《物品領用登記表》（附表三）所領物品一併退回（消耗品除外），由辦公人員填寫《辦公用品移交表》（附表八），離職員工簽字確認。
（2） 辦公事務用品如桌椅、公文櫃、**機、電腦、印表機等的遷移，需經行政管理中心辦理遷移手續後，方可執行。
第一十一條物品維修
（1） 電腦、印表機、傳真機、影印機等辦公用品出現故障及需維護（加碳粉）時由使用部門向行政管理中心提出維修申請。
（2） 行政管理中心若發現用品為人為故障，應追究使用人或責任人的責任。
（3） 如內部無法維修，可聯絡**商或外部維修機構進行維修，並填寫《辦公用品維修記錄單》（附表五）。
（4） 維修經行政管理中心和使用部門驗收後在維修單上簽字作為報銷憑證，相關費用由後行政管理中心按規定報銷。
（5） 如辦公用品由於損壞或超出使用年限等情況，維修費用較高，需淘汰或新品替換，則需對於該物品進行報廢處理，填寫《辦公用品報廢憑證》（附表七）說明情況，並說明是直接淘汰還是需要購置新裝置，該錶將提交行政管理中心總監，由行政管理中心總監決定是否需進行報廢處理。
第一十二條遺失物品管理
（1） 公司員工應愛護和節約的辦公用品，同時應承擔良好保管的義務。
（2） 如辦公物品出現人為遺失，應由保管人員、使用人員及其部門負責人共同承擔相應責任。
（3） 如辦公室出現被盜、搶劫等情況，導致貴重辦公物品及公司機密檔案被盜，遺失部門應積極配合警察偵破案件，如能追回遺失物品和遺失檔案，則相關人員應被處口頭警告，同時被警告人應加強防盜、防劫觀念，積極建議改進防盜措施；如遺失物品及檔案不能追回，則由相關人員及部門負責人對該事件負責，具體處罰措施由行政管理中心商議決定。
（4） 如公司出現內盜情況，一經查出，直接扭送公安局。該人員應歸還被盜物品，並對公司及公司員工所受損失負責，承擔相應責任，公司應視情節給予嚴厲處罰。
第一十三條本制度相關檔案**如下：
● 附表一：《物品採購申請單》
● 附表二：《物品採購計畫表》
● 附表三：《物品領用登記表》
● 附表四：《辦公用品領用標準》
● 附表五：《辦公用品維修記錄單》
● 附表六：《辦公用品遺失單》
● 附表七：《辦公用品報廢憑證》
● 附表八：《辦公用品移交表》
附表一物品採購申請單
日期：附表二：
物品採購計畫表
採購人：年月日
附表三：
辦公用品籤領表
公司: 發放人：
附表四：
辦公用品配發標準
注：一級為一般工作人員，二級為財務人員、文職人員及管理人員；消耗類用品，需以舊換新，進行發放。
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