弗迪爾財務制度系列會計電算化系統會計檔案管理制度

會計電算化系統會計檔案管理制度(樣例)

單位的會計檔案包括貯存在磁碟(軟盤和硬碟)上的會計檔案和會計憑證、會計帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。

一、資料資料管理與保密

機內資料檔案及其備份和作為會計檔案資料列印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。

１、現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。

現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤後當日輸入計算機並列印出現金日記帳頁，審核後交現金出納人員核對現金庫存，相符後出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

２、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。

銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機並列印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤後，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，並加蓋封印，妥為保管。

現金、銀行記帳憑證可採取彙總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

３、轉帳憑證的輸入、輸出與保管

轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機後要列印輸出，並與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。

４、科目彙總表、帳簿列印時間。

(1)現金、銀行日記帳每天列印。

(2)銀行餘額調整表每月列印一次。

(3)總分類帳和各種明細分類帳每月列印一次。

(4)現金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目彙總表每本列印一次，並同該本記帳憑證一起裝訂。

(5)會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間列印輸出，經有關財會人員審核無誤後簽字生效。

５、其他

由機器列印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充列印，並要求操作人員在列印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。

二、資料備份管理

１、由於會計核算資料的重要性，必須經常進行備份工作。

２、在日常工作中,準備三套軟盤迴圈使用,隔日進行備份,以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

３、需要做備份的包括系統設定檔案、科目**檔案、期初餘額檔案、本月帳務檔案、報

表檔案及其他核算子系統的資料檔案。

４、機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

三、會計檔案管理

１、會計檔案存檔手續:列印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

２、為保證備份資料的安全,備份軟盤必須貼上寫保護標籤,裝入盤套,放進硬盒,存放在安全、潔淨、防熱、防潮、防磁的場所。

３、由列印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。

４、隨計算機配置而來的作業系統、各類應用程式軟體以及購買的商品化會計核算系統軟體，和以上軟體的備份磁碟，作為會計檔案保管。

５、各類會計檔案的出借，均必須經過會計主管審批同意並簽章，如果對備份磁碟的操作可能危及該備份磁碟的完整性，應製作該備份磁碟的複製件，使用複製件進行操作。

６、必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法塗改變更、故意毀壞資料檔案、帳冊、備份磁碟等的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。