第一章總則
一、目的
加強辦公用品管理，統一購買、管理和發放辦法，嚴格控制行政費用開支
二、適用範圍
建設公司
三、人員職責
1、行政管理部
1.1 負責監督各分公司辦公用品日常管理；
1.2 負責統籌公司整體制度執行；
2、專案行政人事部
2.1 負責辦公用品的統一採購、管理和維護；
2.2 負責彙總並編制每月採購計畫；
2.3 負責辦公用品的入庫、發放和調撥；
2.4 負責對辦公用品的定期盤點和不定期抽查。
3、各部門
3.1 負責本部門辦公用品需求計畫的提出、報批，合理控制使用；
3.2 負責對本部門所使用辦公用品的保管、維護、保養。
4、財務部
4.1 負責監督辦公用品使用及管理；
4.2 負責辦公用品成本攤銷。
5、總經理
負責審批辦公用品採購計畫
第二章辦公用品管理規定
一、定義：
辦公用品指辦公用各類文具、辦公耗材、電腦周邊產品（滑鼠、鍵盤、u盤等）、圖書音像等。分為一般消耗品、限制品、嚴格管製品和專項辦公用品。
1、一般消耗品：如筆芯、便條紙、鉛筆、刀片、膠帶、大頭針、曲別針、圖釘、標籤、 橡皮擦、夾子、檔案袋、打(復)印紙等辦公文具；
2、限制品：簽字筆、膠水、筆記本、修正液、螢光筆、各類辦公裝置耗材(印表機、傳真機、影印機的硒鼓和墨盒)等辦公文具和辦公耗材；
3、嚴格管製品：剪刀、釘書機、計算器（普通）、各類資料夾/檔案架、**機、檔案盒、插座等；
4、專項辦公用品指僅限於相關部門和人員使用的物品。如電腦周邊產品、d型夾、電池、計算器（函式）、打孔機，或專業部門專用工具、產品技服專用的測試紙張等專業性較強，採購渠道特殊的物品等。該類辦公用品單獨申請單獨採購，一般不做庫存。
二、使用規定
1、使用標準
1.1 一般消耗品：不做一般限量規定，物品使用時間不少於1個月，按需領用；
1.2 限制品：實行一般性控制，檔案儲存類物品應根據實際用量領取，無使用時間限制。每次領用需以舊換新；
1.3 嚴格管製品：實行嚴格控制，基本原則為部門領取公用（特殊崗位除外），確定保管責任人。物品的使用時間不少於半年，已領用的辦公用品實行以舊換新制度；
1.4 新員工辦公用品標準：包括簽字筆一支、筆記本一本；
2、使用規定
2.1 使用辦公用品時應本著節約原則，注意對舊辦公用品的**利用；
2.2 個人應注意保管好自己的辦公用品，避免丟失，取用其它員工的辦公用品要通知其本人，用後歸還；
2.3 嚴禁將公司辦公用品挪做他用。
三、申請
1、月末行政部門根據庫存情況，編制下月費用預算及採購計畫，經批准後，實施採購。
2、使用部門如有特殊需要，如用量較大或專項辦公用品，需在每月28日前向行政部門提出需求，統一制定次月採購計畫，盡量避免計畫外採購。
四、採購
1、由行政部門負責，需嚴格按照公司規定的採購流程，在規定的時間內採購。
2、經篩選確定至少兩家固定供貨商，定期對其**做市場調研比對。
五、入庫
1、採購人員將已購回的辦公用品應統一交由行政部入庫，登記臺帳，定期盤點。
2、入庫手續及報銷辦法同行政資產採購相關流程規定。
六、領用
1、原則：按「實際需求領用」原則。
2、標準：公司辦公用品實行定額到人的辦法。
2.1 日常消耗性辦公用品每人每月15元標準；
2.2 公用紙張及公用印表機等耗材費用由辦公用品管理部門統一做預算；
2.3 部門專用的印表機、傳真機等裝置的耗材，由使用部門制定預算。
3、方式：以部門為單位統一領用，由部門文秘或指定人員在規定時間段到行政部領取；不再辦理個人領取。
4、時間：領用週期為每週一次，時間為周五下午15：00至下班；部門/專案也可根據自身情況確定固定領用時間。
5、手續
5.1 部門領用前一天，填寫《部門辦公用品領用單》，經部門負責人簽批後，交行政部。
5.2行政部門接到申請單後，提前準備好辦公用品，在規定時間內發放；
5.3使用部門在辦公用品發放後，須在下次領用前將簽字的《部門辦公用品領用單》交回行政部，否則行政部可暫停該部門辦公用品發放。
5.4可迴圈使用物品行政部會錄入使用人資產卡，並會根據部門返回的《部門辦公用品領用單》逐一找本人在資產卡上確認簽字。員工發生異動時需退回。
5.5部門統一領出的辦公用品如未能按計畫發放到個人，可退回行政部。
5.6會議室或其他公共區域的辦公用品領用由行政部人員統一領取。
七、日常管理
1、加強庫存管理
1.1 建立庫存帳目管理，清晰記錄日常出入庫狀況；
1.2每月底做盤點，做到帳實相符；
1.3細化可迴圈使用品管理；
1.3.1計算器、訂書機、檔案冊等為迴圈試用品，領用後需錄入使用人資產卡，離職或調轉時需憑卡辦理退回；
1.3.2退回時辦公用品管理人員需做退庫手續，單獨列帳，重複使用；
1.3.3再次發放不需再做成本攤銷，只需做好周轉管理。
2、加強成本核算
2.1行政部做好辦公用品領用臺帳及庫存帳，每月按部門彙總，提交財務部做費用攤銷。
辦公用品管理制度
2 個人領用辦公用品應據實填寫 個人辦公用品申領單 經部門負責人審核並簽字後，交綜合辦公室主任審批同意，由管理員負責辦公用品的發放。附件 表3 個人辦公用品申領單 3 管理員根據個人領取情況做出詳實登記，負責建立辦公用品發放台賬，根據申請單對應詳實填寫 個人物品領取登記表 附件 表4 個人物品領取登...
辦公用品管理制度
檔案編號 xqny09 06 2015 編制 審核 批准 實施日期 2015年01月01日 辦公用品管理制度 修改記錄 1 目的 規範辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費，節約成本，提高辦公效率。2 適用範圍 本制度適用於辦公用品及低值易耗品的管理。3 定義和術語 它5.2辦公用品申購 5.2.1各領...
辦公用品管理制度
第一條為了更好的控制辦公消耗成本，規範單位辦公用品的發放 領用 管理工作，培養員工對辦公用品的勤儉節約，杜絕浪費 降低消耗，特制定本制度。第二條本制度所稱辦公用品分為固定資產 低值易耗品 易耗品 管理品。1 固定資產 辦公桌椅 檔案櫃 電腦 印表機 影印機 相機 攝像機 空調等價值較高的物品。2 低...