檔案管理制度

第一條為了規範貴州分公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條檔案管理機構及其職責

1、貴州分公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員（分人事專員及行政專員）負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員（可兼職）負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及相關工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。

2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合管理部儲存影印件。

4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部儲存原件；屬於人事方面的資料，由人事專員儲存原件；屬於工程建設方面的，由工程、安全、市場商務或成本預算儲存原件。以上部門應將涉外事務的影印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部儲存建檔乙份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各儲存乙份。特殊情況只有乙份原件時，由綜合管理部儲存原件，其它相應部門使用影印件。

7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可影印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。

第四條檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房（資料檔案室），各部門應根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件,檔案室、檔案櫃等鎖匙由相關檔案管理員單獨保管，不得由多人共同保管。

2、公司人事及薪酬相關檔案屬公司重要檔案，嚴禁外傳，由人事專員單獨負責保管，如需查閱需經公司總經理批准。

3、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

4、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查詢。

5、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

6、庫存盤案必須圖物相符，帳物相符，一旦檔案資料非正常流失或缺少，將根據公司責任追究條例追究相關檔案管理人的責任。

7、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

8、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案儲存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

9、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久儲存。

10、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

11、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

第五條檔案借閱制度

1、檔案屬於公司機密，行政或人事分專人管理，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，按公司責任追究條例追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管領導及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留影印件，其餘資料交綜合管理部統一儲存。

第七條本制度從頒布之日起執行。

二0一二年五月十一日