第一章總則
一、 為以最優**取得品質與數量符合要求的貨物，統籌辦理，科學合理地安排資金，提高效益，特制定本制度。
二、 本制度包括採購管理、**商管理等。
第二章採購部機構設定及崗位職責
一、 採購部由採購主管、採購員組成。
二、 採購部的職能：
1、 進行生產物料採購計畫與執行；
2、 負責物料的採購、**、估價等手續；
3、 請購單、訂購單、進貨驗收單、退料單的編制處理；
4、 對**商的調查、評估、管理、指導、及交貨督促；
5、 進料品質、數量異常的處理；
6、 應付**商的款項審查、請款；
7、 調查物料的市場**、蒐集**商資料；
8、 完成公司及總經理安排的其他任務。
三、 採購主管的主要工作職責如下：
1、 根據生產計畫，擬定物料採購計畫及預算，報總經事批准並據以實施；
2、 保持與物料**市場的密切聯絡，加強與重要**商的聯絡，開發新**商，獲得最優採購**，隨時向總經理報告最新動向；
3、 按公司授權規定，與目標**商簽訂採購合同或發出訂購單，協助財務部門辦理付款手續；
4、 籌備及參加公司採購決策會議，追蹤物料**日期、運交進度，協調運輸部門、**商及生產部之間的關係；
5、 審閱**商**單及物料存貨報表，確保不斷貨、少積壓；
6、 與財務部、生產部密切聯絡，確保採購付款之順利無誤；
7、 負責與**商進行品質不符、交貨期延誤等事宜的索賠、交涉工作；
8、 定期進行**商評估。加強與優秀**商的合作，淘汰不符合要求的**商；
9、 訓練所屬採購專員有關採購作業程式，以期更好地完成採購計畫；
10、 定期向總經理匯報採購計畫執**況及改進建議；
11、 執行總經理交辦的其他工作。
四、 採購員的主要工作職責如下：
1、 服從採購主管領導，確保公司生產之順利進行；
2、 遵守採購作業程式，確保採購作業之公平、合法、經濟；
3、 保持和各部門的密切聯絡與配合；
4、 完成採購主管交辦的其他工作。
第三章採購管理
一、 為規範採購流程，保證採購及時準確，特制定本規定。採購部人員遵照執行。
二、 原材料的採購：
1、 採購員接到總經理簽字的生產計畫單後，根據生產部門製作的《用料明細單》，及倉管填報的已有合格品庫存量，計算出實際計畫採購數量，編制《採購計畫單》。（如果生產需要或貨物****需準備庫存，應於備註欄填寫原因），一式三聯，經總經理簽名核准，第一聯存根聯採購部留存，第二聯交財務部，第三交倉庫（不帶**）。
2、 採購員根據總經理簽字的《採購訂單》進行採購。經詢價、議價、比價再決定**商。
3、 如果採購訂單需要更改，則先填製採購訂單作廢通知單一式三聯，由經辦人員及部門主管簽名後，第一聯存根聯（採購部留存），第二聯（財務聯）交財務部，第三聯（倉庫聯）交倉庫做為驗收之用，同時另簽訂新《採購訂單》。
4、 材料採購在入庫時必須有採購員、質檢員和倉管員的驗收簽字。
（1） 驗收合格後，填製一式三聯入庫單，經相關人員簽字後，第一聯存根聯，第二聯（記帳聯）連同發票、送貨單送交財務部，第三聯（採購聯）送採購部。
（2） 如驗收不合格則要求**商退回或更換，並重開發票及送貨單。
（3） 如驗收不合格品不影響成品質量，經生產主管或總經理批准簽字後，進行讓步接收，並跟蹤控制。
三、 生產裝置、車間工具器具的採購：
1、 車間彙總填製請購單一式二聯，經主管簽字核准。生產裝置的採購必須由總經理簽字、報董事長批准方可採購。請購單第一聯存根聯自存，第二聯採購聯交採購員以辦理採購事項。
2、 採購入庫時，倉庫人員會同生產主管驗收，填製入庫單一式三聯，經採購部和質檢部簽字後，第一聯存根聯，第二聯（財務聯）連同發票、送貨單送交財務部，第三聯（採購聯）交採購部，採購人員據以與採購申請單核對，並同時與**商對帳，核對後及時將相關單據轉交會計。
四、 採購請款：
1、 按時按量收到採購物料後，請**商開具防偽稅控增值**，送達公司財務部。
2、 現金採購或較短時間付款的採購，採購部需先填寫請款單一式一聯寫清原因，並經總經理簽字核准後方可與廠商簽訂採購訂單執行採購。
3、 預付款採購，採購部需先填寫請款單一式一聯寫清原因及預付款比例，並經總經簽字核准後方可與廠商簽訂採購訂單執行採購。
4、 會計部門核對採購訂單，送貨單，入庫單，增值稅發票，編制記帳憑證登記原物料明細帳、應付款明細帳，及現金銀行存款帳等。
5、 會計每月15至20日與**商核對上月帳目，以利再次確定應付款的真實性。
6、 採購員將送貨單、入庫單齊全的採購專案填製請款單於每月26日前送財務部，以便財務部於月底及時編制付款計畫表安排付款。
7、 待款項支付後，出納將相關單據交會計再登記應付款明細帳及相關帳戶。
五、 內部控制說明：
1、 請購數量要確實複核，存量應盡量控制（原則上以指令單所生產產品實際耗料為標準）。
2、 緊急採購要查明原因，並作適當處理。
3、 採購員應事先詢價、比價、議價程式，以決定最佳**商並經主管決定後方可採購。
4、 用申購單，請購單，採購訂單，應預先編號，並按序歸檔。
5、 驗收時，數量、品質、**上的差異，倉庫員及質檢員應立即通知採購人員適當處理，不合格物品禁止入庫，並要及時（三天內）作出處理。
6、 各表單應按規定須有經辦人及相關人員簽名，並要及時轉交相關部門。
7、 材料驗收入庫後採購員要及時與廠商對帳，並通知廠商於當月25日前及時開具增值稅發票送達本公司，增值稅發票所開具的品名，規格，數量與本公司開具的入庫單一致，**與採購訂單一致，公司名稱與入庫庫、採購訂單一致。採購員應避免與自己無法開具增值稅發票的廠商進行採購，以免上當受騙發生假票事件，否則財務部有權拒絕付款。
8、 採購部憑採購訂單（正本）、合法且正確無誤的增值稅發票、經辦人簽字齊全填寫正確無誤的送貨單及入庫單方可辦理請款手續。
第四章**商管理
一、 為保證供貨保質保量、**最優，加強供貨商的管理，特制定本規定。採購部主管遵照執行。
二、 每種原材料的採購，必須保證有三家以上的**商可以供貨。採購新規格的產品時，要貨比三家，做到價廉物美。
三、 每家新**商，必須由總經理批准才可開展合作。
四、 採購每種新材料，必須提供三家以上**商情況，由總經理批准才可進行下單採購。
五、 經常了解市場**，遇到材料**下降時，及時要求**商降價。
六、 每個月進行**商評估。主要包括產品**、供貨速度、產品質量、押款額度等。及時尋找新的外協廠家，代替不符合要求的**廠家。
七、 建立**商檔案，包括提供產品的種類、規格和**，以便比較同類供貨廠家的情況。
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