行政管理制度

第一章總則

第一條目的：適應公司管理需要，規範行政管理行為。

第二條本制度規定了行政事務活動中公文管理、會議、接待、辦公用品、後勤保障、檔案、保密、車輛管理等的工作程式與行為規範。

第二章公文管理

第三條行政部是公司檔案處理的管理機構，負責公司檔案的管理工作，並指導各部門檔案處理工作。

第四條公司檔案由公司領導親自擬制或由行政根據公司領導決策和意圖擬制。部門檔案由部門自行擬制。

第五條檔案擬制的基本要求：

1 準確反映公司決策和領導意圖。

2 觀點鮮明、條理清楚、層次分明，結構嚴謹、文字練達、標點符號使用恰當，人名、地名、時間、數字、引文要準確。

3 合理使用文種。

4 聯合行文，要徵求各聯合部門的意見或由各聯名部門共同起草。

第六條行政部對檔案印製質量、行文的文種與格式負責。

第七條擬稿人負責校核檔案。對外檔案由行政部負責審核。檔案校核主要有以下幾方面內容：

1 是否確需行文。

2 內容是否符合公司決策及有關的規章和規程，是否同已發布的相關檔案相銜接。

3 提出的措施和辦法是否符合實際，切實可行。

4 內容涉及的部門是否經過協調、會簽，意見是否一致。

5 文字表達是否準確、簡明扼要、條理清楚、語法規範，列印有無錯誤。

6 檔案格式是否符合要求，文種的選擇是否適當，編號是否正確，發布範圍是否合理。

第八條檔案發文前均應送相關主管領導審批，明確發文範圍。文稿一經領導審批，一般不得再行修改。如確需修改的，需報經原審批領導複審。領導審批稿件應歸檔儲存，以備查閱。

第九條根據公司領導工作職責分工，檔案審批許可權為：

1 一般日常公司行政事務的檔案，由總經理簽發；部門檔案由行政部複核後發放；

2 凡政策性強、涉及的問題比較敏感，涉及到公司內部重大政策的財務、預算、計畫、人事任免、機構設定及編制、經濟合同、協議以及以公司名義發布、上報的等方面的檔案，由總經理審批。

3 凡公司的重大決策、重大專案、重要人事（部門主管及以上）調整等，對公司產生重大影響的檔案，送總經理審閱後，還需呈公司董事會，並由董事長簽發。

第一十條行政在影印檔案時，應按領導審批的範圍份數進行印製，做到迅速準確、字樣清晰、裝訂整齊、符合格式。校對人對影印的稿件負責。秘密檔案的印刷、校對按保密制度制定專人進行。

第一十一條發文要登記，填寫發文登記表。公司行文統一編號為：

公司正式檔案＊＊＊＊文［2011］第××號

公司會議紀要＊＊＊＊會議紀要（××）號

密級檔案應在檔案首頁右上角標註密級標識。

第十二條收文應記錄，並做好分類管理、傳閱、儲存工作。員工調離時應辦理檔案移交手續。

第十三條公司外來檔案應由行政負責登記、擬辦、送領導批辦。領導批辦的檔案事項由指定部門落實，行政督辦並匯報。

第十四條領導批辦檔案時應具體明確：傳閱層次、辦理要求、完成時間、辦理部門，防止批辦的工作因含糊而未及時落實。

第十五條承辦部門負責人應及時組織落實領導批辦的工作任務，凡屬本部門職權範圍內的事項，應直接予以解決；涉及其它部門業務的事項，主辦部門要主動會同有關部門辦理，須報請公司領導審批的重要事項，應由主辦部門提出處理意見，如涉及其它部門時應協商並取得一致意見，然後送請公司領導審批。辦理完畢，通知行政核驗，檔案移交行政儲存歸檔。

第十六條利用傳真系統傳送檔案時，必須確認檔案的實收情況。凡需存檔或送請領導批示的傳真應影印後再進行處理，以利長期儲存。

第三章印章管理

第十七條行政負責公司所有印章的管理工作，應建立印章管理台賬，對用印情況進行督導。公司各類印章均指定專人進行保管，暫定下打印章和相應保管人：

1. 公司行政章、合同專用章由行政經理保管。

2. 公司財務專用章和法人代表章由財務部負責人保管。

3. 發票專用章由財務部出納保管。

第十八條印章保管人必須認真履行用印登記制度，註明用印人姓名、用印事由（內容）、用印日期、領導簽字、借印歸還日期等主要事項。

第十九條凡以公司名義製發的檔案，須有總經理簽發的文稿，方予用印。檔案用印後，文稿連同加蓋印章的兩份正式檔案存檔保管。如發現檔案不符合要求，監印人有責任向有關人員提出意見，經修正，送總經理簽字後，方予用印並填寫用印登記。

第二十條合同（協議）的用印應經公司總經理簽批，方可加蓋我司合同專用章，並將公司領導的批示連同已蓋章的合同（協議）的原件和影印件一起存檔；並要求合同內容完整，經辦人簽字。

第二十一條公司原則上不出具空白用印件，確需空白加印件時必須經公司總經理以上領導審批。

第二十二條借用公司印章外出辦事必須經公司總經理簽批，並按所規定的時限內交還。

第二十三條對於私自使用印章或借出印章後使用超出簽批範圍的，要根據情節輕重予以處理。

第二十四條印章保管人所屬部門經理對印章保管人運用印章負有監督責任，並相應承擔領導責任。

第二十五條各部門如需使用印章，應向行政部申請刻製。如因部門變動停止使用時，應將原印章交行政封存或銷毀。

第四章會議與接待

第二十六條行政負責公司及副總經理以上領導主持召開的各種會議的組織和服務工作。

第二十七條準確了解領導的意圖，掌握會議主題、會議時間、會議地點、要求出席人員、與會人員、與會人員應準備的材料等，及時通知到位，必要時留下通知記錄。

第二十八條會議期間，根據不同層次的會議要求，提供相應的會議服務：會場準備與布置、會議記錄、茶水**、通訊服務、滿足領導臨時需求、與會者生活安排等。

第二十九條會後清理會場，打掃衛生，編制會議紀要等。

第三十條公司來客通常由行政負責接待。接待人員應熱情大方，遵守員工文明禮儀規範，維護公司形象和利益；並根據來訪意圖正確及時引導來客與相關部門或領導會見。

第三十一條公司重要客人應安排好會客地點，**茶水，並根據領導意圖安排好生活。

第五章辦公用品管理

第三十二條辦公用品由行政部負責管理。

第三十三條辦公用品使用由需用部門制定採購計畫，行政部審核後報總經理審批。行政部負責採購。

第三十四條單價2000元以上、使用年限在二年以上的物品或單價2000元以上屬公司固定資產類，行政驗收入庫，經財務部做固定資產登記後，方可報銷衝賬。

第三十五條單價2000元以下的物品為耐用低值易耗品。購入各類耐用低值易耗品，行政做好耐用低值易耗品登記後，方可報銷衝賬。

第三十六條耗材（包括各類紙張、筆芯等等）按計畫購買，行政部驗收入庫後方可報銷衝賬。

第三十七條行政部應逐步建立辦公用品耗用量標準，做到有計畫、有台賬、有控制、有考核。

第六章檔案管理

第一節總則

第三十八條為對公司的檔案檔案實行規範化管理，提高存檔檔案材料的質量，方便查詢和參閱，特制定本規定。

第三十九條本規定所指之檔案檔案，為公司在經營活動中形成的以檔案資料、電報、傳真、書信、圖表、簿冊、相片、錄音帶、電腦碟片等載體記載的各種有價值的記錄資料。

第二節檔案資料的歸檔

第四十條凡與公司經營、業務拓展活動相關的，具有查考、利用價值的檔案材料均應列入歸檔檔案的範圍。

第四十一條對需歸檔的檔案資料，在歸檔之前，應根據該檔案的時間、內容、形式和簽發部門，進行準確分類。

第四十二條為了方便查詢，對已經分類好的檔案要登記、立卷。機密檔案另類歸檔。

第四十三條對同一卷內的檔案排列要遵循如下原則：

1 保持聯絡，便於查詢；

2 按重要程度或形成時間排列；

3 批覆、批示在前，請示、報告在後；

4 正件在前，附件在後；

5 正本在前，定稿在後；

6 **件在前，被**件在後；

7 檢查工作形成的調查報告等結論性材料在前，依據性材料在後。

第四十四條歸檔的檔案原則上要求為原件，並要求字跡清楚、無汙損或殘缺，特殊情況只能存複製件或殘損件的，要在目錄的備註檔內註明原由。為使入卷的檔案整齊、美觀、方便查閱，檔案的簽發件和印發件可分開存放。

第四十五條歸檔資料應包括下列內容：

公文資料：公司紅標頭檔案、總公司檔案、重要會議紀要、經營決策、人事任免、規章制度、重要外來檔案、法律法規、合同等等；

人事檔案：履歷表、身份證、學歷證明、資格證明、業績證明、簡歷、聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重大獎罰記載、**、培訓記載等等；

財務檔案：原始憑證、票據管理、各總分類賬、現金賬、報表等等；

裝置檔案：裝置台賬、裝置技術與使用說明書、合格證明、安裝除錯記錄、執行記錄、大修記錄、事故記錄等等；

其它：公司各類證書、榮譽、資質、供方資料等等。

第三節檔案資料的管理

第四十六條公司的所有文書類檔案資料、裝置檔案、其它資質類檔案由行政集中收存管理，財務報表、憑證、賬簿等財務檔案由財務部專人保管，員工人事檔案交由人事部統一保管。

第四十七條公司員工因工作需要，需從行政部借閱已歸檔的檔案資料的，須經總經理或總經理助理批准，機密檔案應得到總經理批准，並辦理登記手續。並必須在指定期限內歸還，借走的檔案不得塗改、影印、摘錄、撕毀或轉借他人。

第四十八條已歸檔的檔案要定期清理，對內容已發生變化並與新檔案內容有出入或相牴觸、有效期已過失去儲存意義和查考價值、分發較廣且有出處可查的一般性檔案以及機密檔案的草稿，在經檔案行政部門負責人同意並報公司領導批准後集中予以銷毀。

第七章保密制度

第四十九條密級檔案分「機密」和「絕密」兩種。密級檔案由公司領導指定專人負責起草，起草的密級稿件應註明「機密」或「絕密」，起草完畢後及時送交專職打字員列印；密級件作廢的稿紙不得隨便擺放在桌上、紙簍裡，應妥善保管，集中銷毀。

第五十條列印密級件時，應在材料封面列印上「機密」或「絕密」標註，無關人員不得站在周圍**；對於電子密級件要加密；密級件的校對，應由起草人負責，不得隨便讓他人幫忙校對。

第五十一條檔案交接由行政部專人或公司領導指定人員負責，交接後應及時採取保密措施，不得隨便放置。嚴格按控制範圍傳遞檔案，不得讓非批准呈閱人員接觸。

第五十二條檔案、資料的保管一方面要保證資料完整，不丟失、不損壞，同時對密級件又要進行保密。各部門的檔案管理由相應責任人負責，下班或離開辦公室時應鎖好檔案櫃，把密級件妥善放好後才能離開；檔案管理人員不得將自己的鑰匙隨便交給他人使用。

第五十三條密級資料報括：重大經營決策、暫不公開的決定、重要客戶資訊、財務報表、財務賬、關鍵技術檔案等。

第五十四條密級檔案的銷毀應經總經理批准，銷毀時不得隨便扔進紙簍，須使用碎紙機或焚毀，由二人監銷，並做好登記。

第五十五條相關人員應樹立高度保密意識，遵守公司的保密制度，嚴守公司機密，不得與無關人員談及或在公眾場合談及公司的機密內容；不得傳播機密。

第五十六條發現失密、洩密現象，要妥善處理，及時上報。

行政管理制度

行政管理制度

行政管理制度

行政管理制度

相關推薦