財務中心保密制度

為提公升財務人員保密意識，規範財務中心保密工作，規避財務洩密風險，特制定本制度。

一、本制度適用範圍

銀行付款密碼、審核密碼、支票、匯票密碼、保險櫃密碼、會計憑證、賬薄、報表、財務情況說明書（財務會計報告），公司有關財務規章制度、證件、印章，會計資料、會計資料及其會計載體（包括計算機、稅控裝置及程式、電算化程式、備份文字資料的軟盤、光碟及行動硬碟等），財務裝置等各種資源管理均適用本制度，未涉及事項依有關規定或參照本實施細則執行。

二、具體規定：

1、網上銀行付款密碼、審核密碼必須分開由不同人員保管，嚴禁互相刺探密碼或透露給第三人。

2、支票、匯票密碼。由出納崗位人員使用和單獨管理，密碼單要存放於保險櫃中，嚴禁向第三方透露。

3、財務保險櫃、檔案保密櫃等財務專用裝置，其使用人必須牢記使用密碼，專人專用。

4、印章的使用，其專門負責人在職責範圍內按程式進行使用和登記，對於特殊事項，必須經公司領導簽字批准後方可使用，並進行相應登記。

5、會計憑證須於次月16日之前裝訂完畢，歸集後統一放入專門的憑證櫃進行保管。裝入憑證櫃時，檔案管理人要做好登記備案。查閱憑證需填製查閱記錄。

若需外借憑證，必須由財務經理及以上領導書面同意，並在財務中心進行相關登記，限定歸還日期，原則上不允許超過兩天。

6、賬簿應在每個會計年度終了後三個月內進行列印、裝訂、歸檔、貼花等工作。歸檔時檔案管理人要做好登記備案。查閱賬簿需填製查閱記錄。

若需外借賬簿，必須由財務經理及以上領導書面同意，並在財務中心進行相關登記，限定歸還日期，原則上不允許超過三天。

7、報表、財務情況說明書。每月7號前將上月的報表列印上報財務總監並按相應報表使用人許可權拆分報表後上報經加密的電子版報表，同時保留電子格式乙份存檔。

8、會計資料、會計資料及其會計載體（非紙製類資料）。財務人員工作用計算機必須設定登入密碼和螢幕保護密碼，密碼的設定應達到一定的複雜度，即位數不得少於6位。同時，使用人員應定期對密碼進行更改。

對於螢幕保護的設定，其等待時間不得長於5分鐘。財務人員操作計算機時資料資料夾必須存放在c盤以外各盤，按資料類別進行分類歸檔。賬套資料需每月15日備份一次，備份的資料存放在專門的行動硬碟中。

三、其他事項

（1）財務人員經上級領導批准對內部員工，對外部工作人員提供資料時，應當僅提供與索要人目的直接相關的內容，提供或公示資料時應當提供給直接相關人，不得使用**方式向非相關人提供資料。

（2）財務中心配備碎紙機，對於列印、影印作廢的資料或其它應銷毀的資料，應及時使用碎紙機銷毀。各辦公桌桌面在人員離開工作位置時應將相關資料整理入資料存放地。

（3）財務人員對於重要的文字資料必須及時備份，備份文字資料的軟盤、光碟及行動硬碟等各種會計載體由財務部資訊系統管理員負責保管（此崗位空缺時暫由財務經理或主管會計兼任），備份的財務資料只用於恢復系統時使用，不作任何其他用途。

（4）財務人員對本崗位所涉及到的業務資訊做好保密工作，部門內部可以就具體業務進行相互溝通學習，但是禁止對其他崗位業務內容進行詢問、猜測、質疑等行為。

四、對報表特殊使用人的保密要求

(1)集團財務中心上報給各產業公司相關負責人的財務報表及財務資料，各產業公司負責人對該報表資料負有保密責任，嚴禁洩露給他人或其他單位。各產業公司負責人收到報表時要進行加密處理，並對該報表、資料妥善保管，不得隨意丟棄。商業報表資料儲存期不超過一年。

到期應將電子版報表、資料刪除銷毀。紙製報表資料交回集團財務中心，由集團財務中心進行銷毀。

五、對客戶、分銷商、**商等資訊保密的要求

集團財務中心、採購中心、其他產業公司的經濟、技術部門、建材公司物流中心對於自身管理的客戶、分銷商、**商、其他銷售渠道、網路、工程資訊、技術、工藝等的資訊資料，要設專人保管，儲存在電腦中的要進行加密處理，未經主管領導批准不得擅自提供、洩露給他人（或其他單位、競爭對手）。如果私自提供、洩露給他人（或其他單位、競爭對手）並給公司造成損失的，公司要追究法律和經濟責任。

六、本制度適用於集團財務中心，集團所屬各產業公司及各部門在未制定本公司（部門）的保密制度之前，可參照該制度執行。

本制度最終解釋權歸集團財務中心

本制度自下發之日起執行

財務中心

2023年8月9日

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