通過對貴單位積存盤案材料進行**以及和各位領導的溝通，我們對貴單位檔案管理現狀已經有粗略的了解。我們按照貴單位對建立檔案室的要求，大概制定出如下方案，請審閱。
整個檔案室籌建過程將分為四個階段進行：
第一階段
俗話說的好，萬事開頭難。要將乙個繁雜的檔案狀態整化為有序的檔案體系，是乙個集腦力勞動和體力勞動的高強度工作。第一階段的工作對整個工作的開展非常重要。
工作的主要內容：
1.進一步檢視貴單位檔案情況，並進行溝通，詳細了解所有檔案材料的情況。（例如：
數量、種類、目前的檔案材料的狀況，不同檔案材料的重要程度）在充分了解檔案材料的目前的基本情況的基礎上，以方便貴單位工作開展為原則，根據你們要求，對檔案進行細化分類，形成檔案管理框架體系。形成良好的管理方法與制度，能為日後以後三個階段的檔案整理工作奠定基礎。
2.形成的專案成果有：
制定出相關規定、制度，包括：《檔案收集制度》、《檔案分類辦法》、《檔案編號辦法》、《檔案整理規則》、《檔案保管期限表》、《檔案移交制度》(主要針對離崗或換崗時做好檔案檔案管理的交接工作)、《檔案銷毀制度》（審批程式，銷毀的範圍）等。
第一階段費用預算表：
與各部門溝通、了解情況時間安排表（或根據實際工作做調整，為了不影響整個專案的程序，這個階段需要在一周內完成）
第二階段：（計畫人員安排：5人）計畫工作
工作的主要內容：
1. 對積存實體檔案進行有序整理，包括分類、編號、編制檔案目錄、全引目錄、蓋歸檔章、裝盒、排序、上架等。
2. 以軟盤、硬碟等載體儲存的電子檔案、聲像檔案等的整理都將包括在該階段中進行。目標：通過該階段的工作，可使貴單位實體檔案管理工作初成系統，逐步走上正規。
第三階段：（計畫人員安排：5人）
主要內容：檔案目錄、資料錄入，檔案數位化。此階段主要借助學院所購買的檔案管理軟體進行檔案的數位化處理，主要工作是檔案資料的錄入。加上對學院所保留的電子版文件進行統一的歸檔處理。
目標：通過該階段的工作，可以形成比較完善的檔案管理系統，能更好地通過電腦來支援、配合實體檔案管理。
需要公司購買的相關物品：正版的檔案管理軟體。
經費：4000元
第四階段：（計畫人員安排：3人）
工作內容：
1.編制檔案工作指南，順利交接檔案管理工作。通過前幾個階段的試用，在不斷補充和完善原有檔案管理系統的基礎上，編制出簡潔易懂、切實可行的檔案工作指南，便於日後新工作人員順利接手檔案管理工作。
2.對各個不同部門的工作人員進行基本的檔案管理知識的培訓工作。
當然，這四個階段也不能截然分開，各個部分中可能有相互重複的部分，同時在工作不斷深入的過程中，為了不斷優化系統，也可能會對原有考慮不周之處進行細微修改，加以完善.
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