工作記錄管理辦法
1 目的
對企業標準手冊要求的記錄予以控制。
2 適用範圍
本標準適用西安誠信物業管理有限責任公司的企業標準化工作，同時適用於質量管理體系和環境管理體系的檔案控制。
3 管理職責
3.1 各部門指派專人負責記錄的標識、歸檔、儲存、保護，並按照儲存期限要求予以儲存。
3.2 品質管理部負責記錄的規劃、設計，以及記錄的管理、檢查和監督。
4 記錄規範
4.1 記錄標識的原則
4.1.1 每份記錄在設計時，應有記錄名稱、記錄標識號，以便能了解記錄的用途以及記錄的出處。
4.1.2 記錄在設計時，應設定記錄的編號欄，以便可以按記錄的編號予以收集儲存，需要時容易追朔。
4.2 記錄要求
4.2.1 記錄標題用三號黑體，其餘用小四或五號宋體；
4.2.2 行距合理。
4.3 記錄標識號
4.3.1 記錄標識號位於記錄的右上角，小四號加黑宋體；
4.3.2 記錄標識號的編號規則。
fm記錄順序號
記錄版本號：1-試行文字； 2-正式文字；
3-第一次修改文字；4-第二次修改文字；…
記錄識別號：記錄所屬標準的編號
記錄**（ form minutes）
4.4 記錄的儲存與檢索
4.4.1 各部門應當設立自己的記錄儲存位置，並用資料夾活資料袋按記錄類別、編號、日期等分類方式予以儲存，以便容易查詢。
4.4.2 資料夾的外面應標識記錄名稱、記錄標識號、保管部門等。
4.4.3 記錄只可當場借閱，不可以帶走，以避免記錄的遺失。
4.4.4 編制索引、歸檔：由各保管部門依實際需求編制索引或歸檔，以尋求方便為原則。
4.5 記錄的保管和防護
4.5.1 由品質管理部製作《記錄一覽表》，質量管理部經理核准，發放依《標準化工作檔案控制管理辦法》執行，各部門依規定的儲存年限實施。
4.5.2 一般用紙張型記錄應該儲存在不漏水的區域，以避免記錄毀損。
4.5.3 如果是傳真熱感應紙，且其儲存要求半年以上時，應用普通紙影印儲存。
4.5.4 如果是電子傳媒，應存放於乾燥、避免光照和高溫、沒有電磁干擾的區域。
4.5.5 過期或作廢記錄由負責保管部門自行處理，加蓋作廢章。為了節約紙張，背面可做它用。若有保密內容，則須予以銷毀。
4.6 注意事項
4.6.1 一般記錄不可以用鉛筆書寫，以免日後字跡模糊、無法識辨。
4.6.2 工作記錄**採用單獨版本製作，即不在檔案內製作。
4.6.3 工作記錄**隨規程應在品質管理部備案。
5 支援檔案
cxwy1.1.2-2006 《工作檔案控制管理辦法》
6 記錄
fm1.1.3.1-01《記錄一覽表》
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