一、目的
根據財政部、國家檔案局關於印發《會計檔案管理辦法》的通知的規定，為了加強公司財務會計檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，保證會計檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和洩密，完善財務檔案管理工作，特制定本制度。
二、適用範圍：
本制度用於財務部檔案的管理。預算、計畫、制度等檔案材料，執行文書檔案管理規定，不適用本制度。
三、管理職責
財務部負責檔案的整理、編號、歸檔、調閱、借閱等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對於應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
四、會計檔案範圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。
1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，彙總憑證，其他會計憑證；
2、會計賬簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿；
3、財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，會計報表、附表、附註及文字說明，其他財務報告；
4、其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，其他應當儲存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，以及有關的電子資料和相應軟體資料。
五、會計檔案的管理
1、會計檔案的整理立卷：會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般採用「三統一」的辦法，即：分類標準統
一、檔案形成統
一、管理要求統一，並分門別類按各卷順序編號。
1)、分類標準統一。一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他；
2）、檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一；
3)、管理要求統一。建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊。
2、會計憑證的裝訂
會計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前應準備的工作：
1)、分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；
2）、按憑證彙總日期歸集確定裝訂成冊的本數；
3)、摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以翻閱保持數字完整；
4）、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺，如：領料單、入庫單是否隨附齊全；
5）、記賬憑證上有關人員的印章是否齊全；
6)、會計憑證裝訂時的要求：
a、裝訂時盡可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便於事後查閱；
b、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證；
c、裝訂憑證厚度一般為3厘公尺，裝訂牢固，美觀大方。
7)、會計憑證裝訂後的注意事項:
a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；
b、在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱。
3、會計賬簿的裝訂
各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，賬簿應按時整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：
1)、首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；
2)、然後按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：
a、保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊；
b、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。
3)、在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章；
4)、賬簿裝訂後的其他要求:
a、會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現象；
b、封面應齊全、平整、並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬；
c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
4、會計檔案的移交歸檔
1)、每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了後，可暫由本會計部門保管一年。期滿之後，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統一保管；
2）、移交檔案部門保管的會計檔案原則上應該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
5、會計檔案的保管
1)、會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類(詳見附表一)，保管期限從會計年度終了後的第一天算起；
2）、會計檔案室的要求:應選擇在乾燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材；室內應經常保持清潔衛生，以防蟲蛀、防鼠咬；保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閱的地方，並防止潮濕；
3)、會計檔案應放在專用的鐵皮檔案櫃裡，按順序碼放整齊，以便查詢；
4)、設定歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和洩密；
5)、使用電子計算機進行會計核算的，應當儲存列印出來的紙質會計檔案，使用磁碟、光碟等磁性介質儲存會計檔案，應報財政局備案。會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
6、會計檔案的借閱
1)、會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批後由檔案管理人員陪同翻閱或者影印；
2)、外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員和公司領導批准後，方可辦理借閱手續；由檔案部門建立健全會計檔案查閱、複製、登記制度；
3)、借閱手續：借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚；
4)、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得塗改抽換、攜帶外出或複製原件（如有特殊情況，須經領導批准後方能攜帶外出或複製原件）。
7、會計檔案的銷毀
保管期滿的會計檔案，可以按照以下程式進行銷毀：
1）、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑑定，編制會計檔案銷毀清冊(註明名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容)，經公司總經理審批簽署意見，報請上級主管單位批准後方可予以銷毀；
2）、銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務部共同派員監銷。在銷毀前清點所要銷毀的會計檔案；銷毀後，經辦人應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章；註明「已銷毀」字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，乙份報公司領導，乙份歸入檔案備查；
3)、會計檔案保管期滿，但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清冊中列明；
4)、在建設期間的會計檔案，不得銷毀。
六、本制度解釋權歸本公司財務部。
附表一:會計檔案保管期限表
財務會計管理制度
一 資金實行計畫審批管理 1 公司各部門計畫內業務用資金，須填製資金使用申請表,由總經理審批 2 所有費用的支出，每月均有總經理審批執行 3 專用性票據要正規票據 4 固定資產的購置必須經總經理審批同意後方可購置 5 員工工資的審批由總經理審批 二 控制現金使用範圍，嚴格票據和現金管理 財務人員及時...
財務會計管理制度
為了規範我公司的財務行為，加強財務管理，提高資金使用效益，保障我公司的信貸工作正常開展，本著 增收節支，勤儉辦事業 的原則，結合本公司的實際情況，特制定本制度。一 會計人員崗位責任制度 本公司設定三個工作崗位，財會主管 會計崗位和出納崗位。其崗位職責如下 一財會主管崗位 1 按國家有關財政財經方針政...
財務會計管理制度
3.財務會計管理是公司經營管理的乙個重要方面，公司財務部門負責人對財務會計管理負有組織 實施檢查的責任。財務人員要認真執行會計法，堅決按財務會計制度辦事，並嚴守公司的秘密。4.加強原始憑證管理，做到制度化 規範化。原始憑證是公司發生的每項經營活動不可缺少的書面證明，是會計記錄的主要依據。5.公司應根...