學校檔案管理制度

椹澗二中檔案管理制度

一、檔案建立

(一)建立健全學校各類檔案，目的主要在於為學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結、部署及排程學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視，並由校長親自具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔建檔工作。

(二)學校建立檔案資料室，由檔案員管理，按《中學檔案資料收集範圍細目》建立檔案。教導處、總務處等行政職能部門和團委應設檔案櫃，分別明確專職(或兼職)人員具體管理。

(三)全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案、一般職務檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆、按班分類建立。

二、檔案立卷

(一)檔案人員應按檔案資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類、裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋、檔案卷的規格要符合上級有關部門統一要求。

(二)卷宗必須註明儲存的期限，凡註明「暫存」的資料一般以一年為限；註明「短期」的一般以五年為限；註明「長期」的由學校根據實際需要決定儲存期限。

(三)凡檔案資料收集範圍細目中未編入，但確有使用、儲存價值的其它資料，學校可根據需要自行決定是否留存。

三、檔案補充

(一)教職工任免、考核、晉公升專業技術職務、入黨入團、獎懲等材料要及時收入個人檔案。

(二)外來檔案、函件應統一分類編號登記，交校有關領導閱後即立卷歸檔。

(三)校內印發的檔案是檔案補充的重點，平時校長室、政教處、教務處、教科室、總務處、團委、學生會應將此類檔案分類儲存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。

四、檔案轉遞

(一)教職工因工作調動，需要轉遞檔案，必須按上級有關部門通知的轉遞專案逐項登記，嚴密包封，並加蓋密封章，不得公開郵寄或交本人自帶。

五、檔案查閱

(一)校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批准後方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。

(二)校內人員借閱業務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意後方可查閱，並要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。

六、檔案安全保密

(一)檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、乾燥自然通風，嚴禁吸菸和放置易燃、易爆、易引鼠人室的物品。

(二)檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外洩檔案中的機密，檔案人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，應按保密紙處理或銷毀。

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