標準編號：xh-jt-ja-（行政）-2006-003
石嘴山市星凱建築安裝****
企業標準編寫格式指導書
單位名稱：石嘴山市星凱建築安裝****
編寫部門：辦公室責任人：
審批文號批准人：
發布日期：2023年9月
實施日期：2023年9月
檔案管理制度
一、總則
（一）目的
為維護公司檔案管理秩序，促進企業的生產經營，完善檔案管理，特制定本制度。
（二）職責：
1、對各類檔案在形成材料已難改變的情況下，主要採取預防措施，延長使用壽命。
2、檔案保管要做到防潮、防水、防火、防塵、防霉、防蟲，防止有害氣體的侵蝕，防止機械磨損。
3、檔案使用時，不要放在靠近陽光、易雨淋、受潮等處，禁止在陽光下閱讀檔案。
4、檔案受潮後，禁止在陽光下曝曬，要在陰涼處晾乾。
5、檔案資料室溫濕度應保持恆定，防止忽高忽低，給檔案帶來不利影響。
6、檔案資料室門窗要牢固，室內保持清潔通風，加強庫房設施，確保檔案安全無損。
二、檔案管理
（一）檔案借閱、複製
為了進一步加強管理，充分利用檔案的資訊資源，提高服務質量，保護公司利益和無形資產。
1、凡本公司工作人員因工作需要借閱檔案資料時，須在借閱登記薄上填寫借閱的有關內容，方可借閱。
2、外單位人員借閱檔案時，需持有單位介紹信，並註明借閱檔案範圍，經公司總經理同意後方可借閱。
3、借閱人對借出的檔案資料應妥善保管，嚴防失密。借閱時嚴禁吸菸、髒汙、損壞、拆毀、轉借。不准塗改、不准亂拆卷盒、不准亂翻無關資料。
4、文書檔案資料按有關規定辦理借閱手續，必須將檔案的年代、目錄號、案卷號、檔案號、借閱期限填寫清楚，文書檔案一律不對外借閱。
5、技術資料、前期工作資料、合同等一律不對外單位借。本公司內人員按規定辦理查閱手續。
6、查閱財務、技術、人事等涉及公司生產經營情況檔案，須經公司總經理批准，如需要查閱、摘抄以上檔案材料，只限在檔案資料室中進行，不能帶出檔案室。
7、公司黨支部、總經理辦公會等公司重要會議記錄，需分別經公司黨支部書記，總經理批准，只限在檔案室查閱指定範圍的記錄內容，不准外借。
8、借閱數量及借閱限制
（1）每人限借檔案5冊，資料5份，確因工作需要，可藉單項工程資料一套。
（2）所借檔案，資料的期限最長為1個月，到期後必須歸還，如確需繼續使用，必須辦理續借登記手續。
9、檔案、資料、圖紙的複製
（1）如特殊需要複製一般檔案時，必須填寫複製檔案材料處理單，由複製檔案的部、室領導在處理單上簽字，經管理人員報主管負責人同意後方可借出複製。
（2）如工作需要複製資料，圖紙時，需持總經理簽批的申請單，經檔案管理員審查無誤後，方可複製。
10、所借檔案、資料、圖紙無論到期與否，若公司生產經營需要時，檔案資料室有權調回，借者應予配合，不得以任何藉口拒絕。
11、職工工作調動離開本單位，在辦理有關手續時，應先將所借檔案、資料、圖紙全部歸還，沒有檔案管理人員簽字，不予以辦理調離等手續。
12、職工在辦理離、退休手續時，應先辦理檔案、資料、圖紙清還手續，並經檔案管理員簽字確認，否則不預辦理離、退休手續。
13、調離人員、離退休人員必須與檔案管理員辦理清還手續，不得擅自將檔案資料轉入其他職工名下。
14、處罰辦法
（1）管理人員應做好外借檔案定期催還工作。超過歸還時間乙個月，仍不辦理續借手續的，從第二個月起，每超過一天，每份檔案資料罰款0.50元，圖紙1.
00元，半年累計一次。由檔案資料室通過財務科從本人工資中扣除。
（2）所借檔案資料、圖紙不得汙損、撕毀。如遇上述情況，視損壞程度給予批評，並根據檔案資料、圖紙的重要性處以相應經濟罰款。
（3）借閱人應妥善保管檔案資料、圖紙及基本資料，不准丟失，如丟失視情節輕重給予批評教育或政紀處分，或根據檔案資料、圖紙的重要性處以相應經濟罰款。
（4）檔案資料、圖紙涉及產權與公司利益，屬公司十分重要的無形資產，應嚴格控制外流，嚴禁部、室、個人向外單位提供檔案資料。如有發現，應追究責任，視情節給予批評教育或政紀處分，或處以相應經濟罰款。
（5）外單位人員利用我單位檔案資料、圖紙應實行有償服務。查閱、摘抄、複製按有關規定辦理，並由檔案資料室按規定接待處理。
（二）檔案統計利用制度
1、嚴格遵守《統計法》及其它有關統計工作規定，檔案資料統計做到準確、及時、科學。
2、建立健全各種登記帳冊，對檔案收進、移出、整理、保管、鑑定、銷毀和提供利用等各項工作情況要及時登記。
3、做好檔案和檔案工作的統計、調查和統計資料的收集、整理工作。
4、定期對檔案統計資料進行分析研究，提供有價值的檔案統計資料，為公司生產經營和檔案工作服務。
5、按照有關規定及時上報各種檔案統計資料。
（三）檔案管理保密制度。
1、檔案是公司的寶貴財富，是公司生產經營情況的彙總，為了保守公司生產經營的秘密，維護其安全和利益，保障公司生產經營工作順利進行，根據《保密法》有關規定，結合公司檔案工作的實際，制定本制度。
2、檔案工作要嚴格遵守《保密法》，必須遵循既要堅持保密又要便於提供利用的原則。
3、檔案管理員的要求：
（1）檔案管理人員要認真學習、宣傳、貫徹執行《檔案法》和《保密法》，以此指導自己的工作和言行，要養成保密習慣，不該說的不說，不該問的不問，不該看的不看。
（2）檔案管理人員要樹立保密觀念，增強保密意識，嚴守公司的秘密，不得隨意宣傳和洩密，帶頭按照檔案保密制度辦事，對違反保密制度的人和事要堅決抵制，並及時向領導反映。
4、屬於保密範圍的檔案，應按規定範圍提供利用，不得擅自擴大查閱範圍。
5、加強保密檔案的管理工作
（1）保管保密檔案的檔案資料室門窗要堅固，並有防盜設施 。
（2）檔案裝具要牢固嚴實。
（3）檔案櫃鑰匙要專櫃保管。
（4）要建立保密檔案安全檢查制度，一般每年年底進行。
6、認真做好保密檔案的借閱工作。
（1）借閱保密檔案，要嚴格遵守《檔案借閱複製制度》中有關批准規定。
（2）借閱保密檔案，原則只能在檔案資料室閱覽，如因特殊情況需要外借者，應有嚴格的保密措施，必須經總經理批准，借閱時間不能超過7天。
（3）查閱保密檔案，原則上不准摘抄、複製、翻印，如因工作特殊需要，須經總經理批准，並要限期收回。
（4）查閱利用保密檔案的單位和個人，都有責任保守秘密，不得擴散、洩密，違反者根據情節輕重作出處理。
（5）要建立借閱保密檔案登記制度，嚴格借閱手續，到期收回登出，如若繼續使用，應按規定辦理續借手續。
7、檔案管理部門負責人要定期對公司保密檔案的管理工作進行檢查，發現問題要及時解決。
（四）檔案鑑定銷毀制度
1、編寫檔案銷毀登記表和銷毀審批表
（1）檔案管理人員應對已超過保管期限的檔案，提出存、毀初步意見，編寫檔案銷毀登記表。
（2）經過鑑定，對確已失去儲存價值的檔案，得出按期銷毀的結論後，在檔案銷毀登記表上填寫鑑定意見，並填寫檔案銷毀審批表。
2、銷毀檔案的審核、批准
（1）要銷毀的檔案，必須經公司總經理審核、批准後方可實施。
（2）經審查不准銷毀的檔案仍需繼續儲存，應當在檔案銷毀登記表上詳細註明。
（3）銷毀不需要立卷歸檔的文書材料，由負責文件紀要工作的人員填寫檔案銷毀清單，經辦公室主任審查、批准後銷毀。
3、對檔案材料的銷毀和監銷
（1）銷毀檔案由公司辦公室負責執行。
（2）銷毀檔案時，應指定專人監銷，監銷人和銷毀人均應在檔案銷毀審批表上簽名蓋章，以示負責。
（3）經過批准銷毀的案卷，必須在案卷目錄，索引目錄和檔案臺帳上註明已銷毀字樣。
（4）為了慎重起見，準備銷毀的檔案材料在公司領導批准後，還應繼續保留一段時間後再銷毀，以免造成損失，延期儲存的時間從批准之日算起不得少於1年。
（5）被批准銷毀的保密檔案，必須化為紙漿或焚毀，確保安全毀掉，不准出賣或做它用。
（五）文書立卷歸檔制度
1、凡上級和本單位的檔案已辦理完畢的(包括會議記錄、各種報表)要隨時分別放入不同類目卷夾內儲存。
2、凡有儲存價值的檔案材料，必須收集齊全完整，方能立卷歸檔。
3、凡屬歸檔的檔案材料，個人不得據為已有或拒絕歸檔。
4、在平時立卷的基礎上，到年終將全年檔案收集齊全，本著保持檔案之間的密切聯絡，分門別類，分清年度、作者、價值，按照不同特徵進行整理、立卷，卷內檔案按標題、作者、時間排列，編寫檔案張號、卷內目錄，並裝訂整齊美觀、填寫案卷封面。立卷單位、名稱一律用刻的專條印章，立成的案卷按照保管期限、部門、標題排列，編寫列印案卷目錄、全部目錄等，書寫字跡要工整、清晰、格式規範，本年度的檔案要在第二年度3月份立歸檔結束。
03檔案管理制度
1 總則 1.1為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。1.2 公司檔案，是指公司從事經營 管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。1.3 公...
127檔案管理制度 改自標準
第一章總則 第一條為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。第二章管理機構及其職責 第二條公司檔案工作管理機構為公司總經理辦公室。第三條總經理辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的收...
2019檔案管理制度
檔案管理制度目錄 1.總則 2.職責 許可權 3.歸檔範圍 4.歸檔要求 5.歸檔時間 6.檔案保密制度 7.附則 1 總則 1.1 為提高檔案管理的整體水平，使檔案管理工作更好地為生產 經營 基本建設等各項工作服務，根據國家有關法律 法規及集團公司的規定，結合某 以下簡稱公司 的實際情況，制定本制...