（一）分類。根據《長沙師範學院歸檔範圍和歸類細則》把不同類別的檔案區分開來。
（二）劃分保管期限。鑑別每乙份檔案的保管期限，相同保管期限、相同類別的檔案材料作為乙個組卷單位，不同類別、不同保管期限資料不能混裝在同乙個檔案盒中。
（三）組卷排序。排序採用年度—保管期限—分類的方法，同一保管期限的檔案資料，同一責任者的檔案資料按檔案形成的時間先後排序；報告、請示件要同批示、批覆一起元件，批覆、批示在前，請示、報告在後;正件在前、附件在後;正本在前，定稿在後;**件在前，被**件在後;重大活動資料可裝訂成冊，作為一件。在組卷過程中，去掉重複的檔案材料，同類檔案較少的可以立薄捲。
（四）去釘書針。
（五）裝不鏽鋼釘。
（六）編頁號。卷內檔案無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫乙個頁號; 空白頁不計數，頁號的位置在每面材料非裝訂一側的下角，每件檔案的頁號均從「1」開始編流水號。
（七）蓋章編號。在儲存的每一件檔案的右上角空白處蓋歸檔章並如實填寫，如圖：
說明：1、責任者：檔案形成單位，比如湖南省**、湖南省教育廳、長沙師範學院等，聯合發文填主辦者和「我」（我指我院）。
如有多個責任者，可寫前三個，後加「等」字，未署責任者的檔案，應考證清楚再填寫。
2、年度：檔案形成的年度，按自然年度算，如2009、2011等。不同年度的檔案不得混淆，乙份檔案有多個時間特徵的，分年度時，以檔案簽發日期（成文日期）為準，據以判定檔案所屬年度。
3、檔案分類：根據學院檔案分類填寫，如黨群綜合（dq11）、行政人事(xz12)等。
4、保管期限：永久、定期（30年或者10年）。
5、件號：歸檔檔案的排列順序號，同一分類、同一保管期限的檔案從「1」開始編流水號。
（八）編目。即編寫卷內歸檔檔案目錄，如圖
歸檔檔案目錄
說明：1、件號：與歸檔章上註明的件號一致。
2、責任者：檔案形成單位。
3、文號：檔案相對應的文號，如湘教通[2013]xx號，長師字[2013]xx號等，如果沒有就不需要填寫，文號欄內不得填寫刊物名稱、期次、檔案材料的件次。
4、日期：檔案的形成日期，沒有標明落款日期的檔案材料．應通過對照等手段考證檔案的準確日期或推斷近似日期。
5、題名：即檔案標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明檔案內容的檔案，可自擬標題，外加「[ ]」號。
6、頁數：既每份檔案的頁數。
7、備註：對檔案的說明，比如附件，列表，**等。
8、每頁錄入檔案目錄的件數以10件為宜。
（9）填寫盒內備考表，如下圖：
備考表盒內檔案情況說明：就是盒內檔案的資訊彙總，比如xx類檔案1-xx號等。
（10）填寫檔案盒脊背和封面。脊背有全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號，盒號，封面蓋「長師師範學院」檔案章。
（11）輸機。將相關的檔案資訊輸入計算機。
（12）排架。將整理好的檔案放入檔案盒，按分類和保管期限存入檔案櫃。
人事檔案整理工作流程
1 流程圖 2 流程說明 1 收集。按照中組部 幹部人事檔案收集歸檔規定 通過有關部門收集幹部任免 調動 考察考核 培訓 獎懲 工資變動等工作中新形成的反映幹部德 能 勤 績 廉等材料，充實檔案內容。2 鑑別。根據中組部的有關規定對收集的幹部人事檔案材料進行認真鑑別，不屬歸檔的材料按規定妥善處理。3...
科技檔案整理工作流程
第一步 制定科技檔案歸檔範圍和保管期限表 第二步 檔案鑑定 根據歸檔範圍，將不屬於歸檔範圍的檔案材料和重複檔案清出 第三步 資料組卷 1 根據檔案材料的內容 重要程度將相同或相近的檔案組成案卷 針對具體專案的管理性科技檔案放入所針對的專案檔案中,按階段或分年度組卷 科研課題 產品 建設專案 裝置儀器...
檔案管理工作流程
工作流程 一 合同歸檔 1 我司合同是屬定格合同 2 我司每年微波爐3月28日，空調10月份簽訂新年度合同 3 根據新年度合同進行分地區分客戶分類別進行整理歸檔 4 按地區客戶進行整理客戶檔案。包括所有通訊位址 5 按簽訂合同額度進行跟蹤每月的合同額的完成進度。二 合同 協議審批 1 合同及協議的簽...