第一章總則
第一條為加強公司檔案管理，規範公司檔案收集、存檔、借閱、查詢環節，有效儲存及合理利用公司檔案資源，維護公司權益，特制定本辦法。
第二條本辦法所稱檔案是指公司從創立開始在經營活動中所形成或接收的對公司有儲存價值的各種文字、圖表、聲像、軟體等不同形式的原始歷史記錄。
第三條公司員工有收集、整理、移送檔案的義務，並對本人在工作中所知悉的公司檔案資訊負有保密義務。
第二章檔案管理機構及管理職責
第四條綜合部是公司檔案主管部門，其主要管理職責是負責公司檔案庫檔案資料的收集、整理、登記、建檔、儲存，提供檔案利用等服務，並指導各部門檔案的規範管理工作。
第五條公司檔案管理實行二級管理職能制。
1、綜合部履行一級檔案管理職能，負責全公司檔案管理工作，協助公司各部門規範部門檔案管理工作，並依照本辦法的規定儲存或備份儲存公司各部門檔案庫資料資料或原始資料。
2、其它各職能部門履行二級檔案管理職能，負責本部門檔案的規範管理工作，並儲存本部門檔案資料庫資料及其它檔案資料。
第六條公司各部門均有本部門檔案儲存資格，但下列檔案原始資料公司檔案室至少應當儲存原件資料乙份：
1、 公司內部檔案、外來公文；
2、 工商註冊、登記類檔案資料；
3、 證照類檔案資料；
4、 股東會、董事會、總裁辦公會會議紀要、決定、決議、通知；
5、 公司各類合同及其附件；
6、 公司對外宣傳資料；
7、 房地產專案開發準備階段檔案、監理檔案、施工檔案、竣工驗收檔案等工程技術資料及綜合資料；
8、 除財務憑證、財務報表、會計賬薄由計畫財務部單列外的其它財務資料；
9、 營銷、企劃報告、方案、計畫；
10、法律訴訟資料；
11、資產管理資料；
12、其它應當歸公司綜合部集中儲存的檔案資料。
第七條公司檔案原則上應採用書面方式存檔。不能實行書面方式儲存檔案資料的，經檔案主管部門備案後可以採用其它方式儲存檔案。歸檔的檔案必須經過分類整理，並組成符合要求的案卷。
第八條公司綜合部檔案管理職責：
1、 負責公司檔案室的規範管理，遵照公司保密制度要求及本檔案管理規範的要求，保證歸檔檔案的安全、完整和系統；
2、 負責制定檔案管理相關制度、規範、要求及運作程式，經公司審核批准後予以實施；
3、 協助公司各部門規範本部門檔案管理，並按國家相關規範確定密級及儲存期限；
4、 對負有檔案管理職能的部門定期進行檔案管理規範審計，按季向公司總裁呈報《檔案規範管理審計報告》；
5、 工程專案完工後按規定向城建檔案館辦理專案類檔案移交。
第九條部門檔案管理工作職責：
1、 負責本部門檔案庫的規範管理工作。
2、 確定本部門檔案管理員並制定其管理檔案職責。
3、 保證本部門檔案資料的完整與安全；
4、 接受公司檔案管理部門的定期審計。
第一十條公司檔案管理員工作職責：
1、負責公司檔案庫資料的收集、整理、分類、組卷、登記並進檔案
櫃；2、負責編制公司檔案庫資料檔案號，並進行日常維護與更新；
3、依照本辦法的規定負責將各部門應當移送公司檔案庫資料收集整理後錄入公司檔案庫，並進行日常維護與更新；
4、依照本辦法的規定辦理公司檔案庫資料的查詢、影印、傳真、外借手續並及時登記；
5、 根據檔案的實際建檔及使用情況，做好檔案日常統計工作，定期報告直接上級；
6、 定期對各部門檔案管理進行檢查和審計，並將審計結果報告上級；
7、 認真填寫《檔案登記表》、《合同登記表》、《檔案移交登記表》、《檔案借閱登記表》、《檔案審計表》。
第一十一條部門檔案管理員工作職責：
1、 負責本部門檔案材料的收集、編號、整理，組卷、登記，確定密級、傳送；
2、 負責編制本部門檔案庫檔案編號，並對本部門檔案庫進行日常維護與更新；
3、 按月或根據需要將在本部門保管的檔案庫資料目錄及電子檔案傳送至公司檔案室備份；
4、 按本辦法的規定負責辦理本部門檔案查閱，外借手續並及時登記；
5、 認真填寫《檔案登記表》、《合同登記表》、《檔案借閱登記表》、《檔案移交登記表》。
第一十二條經各部門指定的檔案員為本部門檔案管理第一責任人，負有收集、整理、登記、保管、移送、接受審計的管理義務。
第一十三條檔案管理員實行檔案管理資格制，經公司綜合部培訓合格後，方可上崗執業。
第三章檔案收集檔案保管
第一十四條部門員工在履行本職工作中形成或接受的具有儲存價值的資料，屬秘密級資料的，應當在當月底前將完成後的檔案資料分類彙總後移送部門檔案管理員保管。屬機密級以上檔案資料的，應當在檔案形成或接受後七
天內移交部門檔案管理員管理。
員工本人不得超期保管應當移交的檔案資料原件，不得將暫時保管的檔案資料固定地長期存放於桌面或其它無任何安全防範措施的場所。
第一十五條部門檔案管理員應將整理後的檔案資料，根據本辦法的檔案儲存許可權， 在每月月底集中儲存歸檔，並將本部門《檔案登記表》《合同登記表》按月向公司檔案室備案。
對無資格儲存的檔案，部門檔案管理員應當在次月5號前移送公司檔案室存檔。
第一十六條公司員工對暫由其保管的機密級以上檔案資料，不得經常性地、固定地置於無安全防範措施的辦公桌面或其它地方。
第一十七條專案技術檔案在收集時應嚴格註明參與此專案的人員名單及所參與的部分工作，並嚴格按照《建設工程檔案歸檔整理規範》的要求進行歸檔。
第一十八條檔案收集範圍：
1、 **職能部門傳來檔案。
2、 公司檔案或部門檔案。
3、 董事會、股東會、總裁辦公會會議紀要、記錄、決定、決議、通知等。
4、 各類合同、協議正本及與合同、協議履行關聯的來往函電。
5、 員工工作計畫、工作總結、工作請示報告、市場調查報告、市場分析報告。
6、 各類財務憑證、財務單據、財務報表。
7、 各類統計報表、分析報表、調查報表、策劃報告、企劃方案。
8、 技術圖紙、技術資料、技術軟體、技術報告、各類試驗記錄、階段性研發成果、研發日誌。
9、 工商登記資料、工商註冊資料。
10、 各類權利證書、證明類證書、登記證書。
11、 公司形象宣傳資料、**、視聽資料。
12、 資產使用說明書、維修單位、保修期限、聯絡**。
13、 公司內部期刊。
14、 員工人事資料、員工名冊、工作總結、考評資料、考勤卡、員工績效考核日誌、銷售日誌。
15、 其它對公司有儲存價值的資料。
第一十九條檔案收集原則上以原件的形式收集存檔。不能以原件形式收集存檔的，可以以影印件形式收集存檔，但應當標明原件的去處。
第二十條本辦法所稱原件包括但不限於：
1、原始書面材料；
2、已加蓋印章的影印資料；
3、傳真資料；
4、視聽資料；
5、電子資料資料。
第二十一條檔案收集責任人應當按以下原則收集責任範圍內檔案資料：
1、 合同類檔案材料：按公司合同管理規範的規定辦理。
2、 檔案類檔案材料：在頒布實行後五個工作日內以原件形式收集建檔；
3、 證照類材料：在接收時以原件形式收集建檔；
4、 以公司名義發出的各類公文（合同類信函除外）、調查表、文章、請示類材料，在發出時以影印件形式收集建檔；
5、股東會決議、董事會決議、調查報告、統計報告、其它重要工作報告和報表、談判紀要、總裁辦公會紀要、公司督檢工作紀要、活動安排組織材料、公司大事記等類材料，在形成後三個工作日內以原件形式收集建檔；
6、 技術類材料：一律在材料形成後二個工作日內以原件形式收集建檔；
7、 其它類：視工作使用檔案材料的頻率高低，分別以原件或影印件形式收集建檔。
第二十二條公司重要儀器裝置開箱、技術軟體啟封時，應通知綜合部檔案管理員參與對隨機檔案資料的驗收，並現場辦理有關借閱或歸檔手續。
第二十三條書面形式的檔案資料，檔案保管員應當將檔案存放在較有安全保障
的檔案櫃內，並有相應的安全保障措施。
電子資料形式的檔案資料，軟體應處於寫保護狀態，檔案保管員應定期備份並在備份件上註明檔案形成的時間及內容。
第二十四條每年度未，應對當年檔案彙總，並按檔案本身的要求及時加以裝訂成冊。立卷的檔案資料，應按自然形成、保持檔案原樣的方式歸卷。案卷裝訂後，卷宗內應置《檔案目錄表》，記載卷宗內檔名稱、頁碼及保管期限，方便查詢。
第四章檔案登記、檔案移送
第二十五條公司檔案實行二級登記管理職能制。
第二十六條綜合部檔案室履行一級登記管理職能，負責全公司檔案登記管理。
第二十七條各部門履行檔案二級登記管理職能，負責本部門檔案登記管理，並按月向公司檔案室登記備案。
第二十八條檔案登記內容為：
1、 案號、檔名稱；
2、 歸檔日期；
3、 檔案類別；
4、 密級；
5、 是否原件；
6、 原件儲存部門、儲存期限；
7、 份數（含備份數）。
第二十九條檔案存檔儲存後，需繼續使用原檔案資料的，應當使用影印件。確需使用原件的，應依照本辦法的規定辦理出借手續。需使用電子資料檔案的，可以比照影印檔案的審批程式申請備份。
第三十條公司各部門對於本部門無檔案保管資格的檔案資料或不便保管的檔案資料，應當向公司檔案室移送。移送檔案時，檔案管理員之間應當有明確的移交清單和移交手續。
第三十一條員工因故與公司解除勞動合同或工作崗位變動，該員工應當與工作接交人辦理好尚未移交檔案的交接事宜，部門檔案管理員應當參與監交。
第五章檔案密級及檔案利用
第三十二條公司檔案秘密分為絕密、機密及秘密級。
第三十三條絕密級檔案指採取嚴格的保密措施，一旦洩露，便會給公司造成特別嚴重損失的資料。絕密級檔案永久儲存。絕密級檔案包括但不限於：
1、 不為公眾所知悉的能給公司帶來經濟效率的專有技術；
2、 不為公眾所知悉的能給公司帶來經濟效率的營銷渠道、營銷網路；
3、 不為公眾所知悉的能給公司帶來經濟效率的客戶資訊；
4、 不為公眾所知悉的能給公司帶來經濟效率的的**資訊；
5、 不為公眾所知悉的**內幕資訊；
6、 不為公眾所知悉的能給公司帶來經濟效率的管理訣竅或經營訣竅；
7、 其它不為公眾知悉的能為公司產生重大經濟效率的商業秘密。
第三十四條機密級檔案指採取嚴格的保密措施，一旦洩露，便會給公司造成嚴重損失的資料。機密級檔案保管期限不得少於五年。
第三十五條秘密級檔案指採取嚴格的保密措施，一旦洩露，便會給公司造成損失的資料。秘密級檔案保管期限不得少於三年。
第三十六條查詢、借閱、影印、傳真檔案，應當按規定填寫《檔案借閱登記表》、《影印申請登記表》、《傳真登記表》。
第三十七條查詢、複製、列印檔案庫資料，除本辦法另有規定外，應當在公司檔案室統一進行。
第三十八條借閱人借閱檔案後不得轉借他人；不得調換、汙損所借檔案；不得在檔案上人為留下任何標記；未經批准不得自行影印檔案私自留用。借閱人歸還檔案資料時，檔案管理員應當檢查檔案的使用狀況，未經檢查便歸檔的，由檔案管理員承擔一切後果。
第三十九條部門員工可以在本部門檔案管理員處查詢本人形成或接受的檔案資料，部門經理可以在本部門檔案管理員處查詢下屬員工形成或接受的檔案資料。查詢其它部門檔案資料的，由部門經理之間相互協調後依本辦法的相關規定辦理查詢手續。
第四十條查詢、影印、外借檔案，應當與該員工的工作性質及工作範圍相適應。
非本人工作範圍內的查詢或與本人工作性質不相稱的查詢、影印、外借，檔案管理員有權予以拒絕。
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...