公文的結構

公文的結構指公文的組織結構，具有規範性和相對確定性。國家有關機關對公文基本構成作出了規範性要求；其基本組成部分為一切公文所必備，其他組成部分可視具體情況決定取捨。

公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

公文的其他組成部分有：文頭、發文字號、簽發人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、注釋、印發說明等。

標題。一件公文用以與其他公文相區別的名稱，其主要作用是：概括揭示為受文者關注幾方面內容；為查詢利用與管理公文提供乙個檢索標識。

正文。公文的主體部分。用於系統表達使受文者對特定事物獲得明確認識所需要的資訊。

作者。制發公文並對其負全責的機關的全稱或規範簡稱。其作用是表明公文的責任者和法定權威性，間接表明公文的空間效力範圍(即對哪一家特定地區或單位有法定效用)。

日期。公文形成的具體時間，通常以領導者簽發的時間為準，聯合行文以最後簽發機關領導人的簽發日期為準，特殊情況下以會議通過的時問、印發時間、批准時間作為公文形成的時間，除在正文中明確規定生效執行日期的公文之外，公文的形成日期即公文時間效力範圍的起點，因此，日期也具有表明公文有效性的作用。

印章或簽署。印章實際上是指作為機關權力象徵的印信在公文上留下的印記；簽署則是指簽發公文的領導人親筆在正式發出的公文上所簽署的姓名。印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標誌。

主題詞。用以揭示公文基本內容並經過規範化處理的名詞術語。其作用是與標題等相配合進一步簡要而準確地揭示公文內容；為主題檢索法的運用提供檢索標識，為以計算機等現代資訊手段處理與管理公文和檔案奠定基礎。

文頭。用於強調公文責任歸屬和權威性的標記。一般由作者全稱或規範簡稱後加「檔案」二字構成。

其作用是強調公文責任歸屬者，喚起受文者對公文權威性的警覺，表明此件是鄭重的正式公文，向受文者提示內容的重要性；表明檔案性質或傳送範圍，通常以不同字型字型大小、顏色、全稱或簡稱等形式表示這些方面的區別。

發文字號。由作者對其所製發的公文依次編排的順序**。其作用在於為檢索和引用檔案提供專指性較強的代號；為統計和管理公文提供依據。

簽發人。代表機關核准並簽發發文稿的領導人的姓名。在上行文中必須有此專案。其作用是表明公文的具體責任者，督導各級領導者認真嚴肅地履行職責，強化公文質量。

保密等級。公文涉密程度標誌。其作用是表明公文涉及秘密的程度與保密要求，喚起受文者警覺，提示其注意，分別採取不同措施，確保秘密公文的安全。

緊急程度。表明公文送達和辦理時間要求的標誌。其作用是維護公文時效，避免延誤。

主送機關。對所收受公文負實際辦理、答覆責任的機關的全稱、規範簡稱或統稱。其作用是概括表明公文效力所及的空間範圍和機構、人員範圍。

附件及其標記。附件指附屬於公文正件的其他材料。如無專門說明，其效用與正件相同。在公文正件上要作出附件標記，即註明附件標題、件數、份數等。

抄送機關。對所收受公文一般毋須承擔直接辦理、答覆責任，而只需了解公文內容的機關的全稱、規範簡稱或統稱。其作用是與有關方面溝通情況，以便於取得了解、理解、支援和配合。

注釋。對正文中有關名詞術語及有關事項的註解、說明。

印發說明。對公文印製發出情況的介紹。