補充說明：該文件內容是為投標檔案所用，包括專案管理、售後服務、培訓方案等。可略作修改，直接複製使用。
電子檔案管理系統推廣實施專案涉及國家電網公司各級單位、各業務部門，管理複雜程度高。為保障專案的順利建設，將應根據推廣實施工作內容，建立合理的組織機構，明確組織機構工作職責及工作流程，以保證電子檔案管理系統推廣實施工作的有效開展，確保各項工作準時、保質、保量完成。
根據推廣實施專案的工作內容及特點，借鑑、總結各西安華科公司以往類似資訊化專案的實施經驗，編制專案組相關組織機構（如下圖），並明確相關職責。甲方福建億榕資訊科技****牽頭組織電子檔案系統的前期宣貫、使用者培訓及實施質量、實施進度的管控，華科公司進行具體的專案實施工作。以保證電子檔案管理系統的成功實施、執行。
組織機構職責
為了確保電子檔案管理系統推廣實施專案能夠順利進行，由國網電科院下屬單位福建億榕公司及西安華科公司共同組成聯合專案組，設專案管控組、業務諮詢組、系統開發組、整合工作組、現場實施組及商務組。
現場實施組由華科公司實施團隊組成，實施團隊包括專案經理及現場實施人員組成。
專案組織機構圖
各個工作組職能情況如下：
為有效的控制專案進度，保證專案的工期，在進度控制中，加強溝通及時解決問題，及時進行計畫的調整。華科專案組和客戶電子檔案管理工作領導小組將採取專案例會、協調會議等方式，進行專案監督和協調。
根據本專案工期要求，至少應每週召開一次專案周例會，由牽頭部門、協調配合部門、各業務部門和現場實施專案團隊參加，將專案的進展情況和存在問題進行匯報，專案中的重大問題進行協商解決，保證專案的順利進行。
每週召開一次專案例會，由電力公司辦公室負責組織，根據會議議題安排科信部、信通公司、相關業務部門及現場專案組和業務系統廠商參加，將專案實施過程中存在的問題進行討論，並提出切實可行的階段方法。
總結前階段專案實施進展情況；
安排下階段專案實施計畫；
分析專案實施過程中存在的問題、風險並提出解決方案。
專案實施會議原則上每週一次，根據需要可隨時召集，專案實施會議形成的決議，由辦公室負責人和現場專案組簽字確認。
使用福建億榕工單系統進行如下工作：
任務的下達：現場實施專案經理制定專案計畫，按專案進度要求和改進要求，每週通過工單管理系統給每個專案組成員分配工作任務；
任務的接收和反饋：在工單管理系統中接收群專案經理或專案經理的任務分配，每週
三、周五或按任務時間要求反饋專案任務的執**況；
任務過程監督審查：現場實施專案經理每天監督和檢視專案組成員工作任務的反饋，並進行評價；
溝通匯報：現場實施專案經理每週組織召開專案組周例會，提交週報和會議紀要，反饋群專案經理，紀要要包括專案的總體完成情況，專案組各組員工作安排和完成情況，人員成長和專案存在的問題。。
專案週報包含內容：
專案整體工作進度；
本週完成工作情況；
下週工作計畫；
存在問題及建議。
現場實施專案組定期製作專案週報，並向相關專案各方傳送，及時的將專案進展情況，當前專案問題向專案各方說明，專案週報每週四發布。
專案的各階段開始前，或專案發生重大變更時，由專案管控組、現場實施組及相關機構識別新的風險，按照擬訂的評審規程中的相關要求進行適當等級、形式的評審。
電子檔案推廣實施風險管理的主要工作步驟是：
風險識別：確定哪些風險可能對專案造成影響並且編制每一風險的特性檔案。
風險量化：通過對風險及風險的相互作用的評估來評價專案結果的可能範圍。
應對措施制定：確定擴大機會的步驟及對威脅的應對措施。
風險控制：對專案過程中風險變化的回應。
風險識別的主要任務以便於制定相應的控制措施。輔助開展應急演練工作。
根據推廣單位2023年電子檔案實施範圍，調研erp、營銷、生產、基建管控、協同辦公、科技、經法、省調執行8個業務系統的電子檔案管控範圍；每種需管控電子檔案的業務分類、是否歸檔及檔案分類、元資料、檔案樣式，並形成調研報告，統一上報國網領導小組。。
鑑於本階段風險最大，必須加強現場需求調研人員的技術和溝通實力的培養，增強需求調研人員的理解需求、分析需求能力以規避本階段的風險。
業務整合改造及聯調階段的風險是業務部門、業務系統廠商對該項工作不理解、不支援、不配合、敷衍了事，或對整合改造內容、改造目標不清晰，對改造成功測試不徹底，導致業務系統整合改造不徹底、不全面，未達到期望目標、專案進度滯後，給系統上線執行埋下安全隱患。本階段風險規避要求現場實施專案組加強宣貫和協調力度，配合業務系統廠商做好整合改造和聯調工作。
在電子檔案推廣實施過程中的其他風險還有：
電子檔案推廣實施與應整合的業務系統專案組溝通不夠，導致業務系統改造、接入不到位，電子檔案系統執行存在問題。
實施相關單位牴觸，或者使用者熱情不高，造成實施困難。
針對平台實施過程的風險對應的規避方案如下：
現場實施組擬定與業務系統專案組溝通計畫，管控組監督現場實施組及業務系統組嚴格按照業務系統整合改造方案進行業務系統的整合改造和聯調工作。
建立應急措施，明確應急處理辦法。
華科公司對產品質量嚴格按照科學的軟體專案管理方法進行控制，並於2023年引入iso9000:2000版國際質量體系，明確提出企業的質量方針和質量目標，是國內較早通過質量認證的軟體企業之一。iso9001的匯入、加強了專案管理制度的執行力，提高了軟體開發效率和軟體產品質量，同時有效地控制了軟體開發成本，全面提公升了專案質量。
近幾年華科公司實施的專案合格率達到99％，客戶滿意度達到95％。
質量保障體系的主要工具是滿意度調查，衡量的標準即雙方認可的服務水平要求。
case滿意度調查制度：及時了se解客戶對我們ca處理情況的重要手段。也是我們不斷改進、完善服務的渠道。
服務滿意度調查制度：同響應體系case的調查制度一樣，技術服務中心將協同客戶一起定期對提供的服務進行全面的滿意度調查，以此來提高服務的質量。
滿意度調查結果與服務工程師的當期績效考核掛鉤，作為工程師個人業績評價的參考資料之一。
為有效的控制專案進度，保證專案的工期，在進度控制中，加強溝通及時解決問題，及時進行計畫的調整。華科專案組和客戶專案組將採取專案例會、協調會議等方式，進行專案監督和協調。
根據本專案工期要求，專案協調會議至少應每兩周召開一次最高委員會會議，由甲方專案小組負責人、乙方專案組負責人和其他相關方專案負責人參加，將專案中的重大問題進行協商解決，保證專案的順利進行。
專案進度管理整體採取管理制度加管理工具（任務工單系統）方式，通過專用進度管理平台實現過程顯性控制與量化管理，由專案經理以週為單位將整體工作進展對應階段目標進行系統分解，落實至具體實施組責任人，並設定週期性（周
三、周五）實名反饋，專案組具體責任人登入系統後填報細分至個人的工作完成情況，並上報至專案經理處進行彙總，通過系統統計手段核算專案執行偏離度，實時進行專案進度控制。
專案售後服務管理規定
1 目的 為規範中建國際建設 以下簡稱 公司 售後服務管理工作，加強專案竣工後售後服務管理水平，體現公司良好社會形象，特制定本規定。2 適用範圍 本管理規定適用於公司所有直營專案。3 工程回訪 工程回訪主要採用拜訪 應約 信函調查 聯絡 使用者座談等方式進行。3.1 交工回訪 專案經理應於工程竣工交...
專案培訓計畫及售後服務
專案培訓及售後服務承諾 本專案在實施過程中，將不間斷的對 的網路管理人員進行現場培訓，在整個系統聯調及驗收完工之後，我們將針對網路管理人員和相關人員進行更為完備和詳細的授課培訓。在專案驗收完成之後，為了更好的讓系統管理員使用和管理整個網路系統，我們制定了十三天的詳細的培訓計畫 詳細的培訓內容見下節 ...
售後服務和培訓方案
售後服務 1.按國家標準及招標人提出的技術質量要求提供供貨產品。該產品從設計 原材料和配套件採購 生產加工直至售後服務的全過程中，推行iso9001質量保證體系，保證 所售產品如需服務，保證 7 24小時 網路傳真 7 8小時 解答 7 8小時 電子郵件 7 8小時 半小時響應，1小時內到場，現場服...