資訊整理(一)學習目標能夠運用資訊整理的各種方法，對原始資訊進行選擇判斷，通過分析和加工等一系列資訊處理的過程，使原始資訊變為易於觀察、傳輸的形式，使之成為有價值的資訊。(二)運用資訊整理的方法整理資訊1.資訊資料的鑑別方法對資訊資料的真偽、準確性和價值進行鑑別最常用的方法是資訊工作者的經驗判斷。
這對於經驗豐富的人來說，是一種便捷、有效方法。但要進行嚴格的科學鑑別，經常還使用以下幾種方法。一是邏輯分類法。
即對原始資訊資料中所敘述的事實和分析問題的方式進行邏輯分析，看哪些事實和分析是確實可信的，哪能些是違背事實和邏輯規律的，哪些存在疑問需要進一步查證；二是數理統計法。即對原始資訊資料中的資料和定性分析，運用數理模式進行計算鑑定，看其資料計算是否準確，分類是否合理，是否是結論一致等；三是調查核實法。即對原始資訊資料的某些事實，通過現場調查或向報送資訊的單位、被反映情況的單位以及相關單位核實調查，或與權威性材料進行對照，看其是否真實可靠；四是比較鑑定法。
即將要鑑定的資訊資料所反映的內容與相關事物的有關情況相比較，或與有關的縱向情況比較，從而鑑定該資訊內容是否符合客觀事物的發展規律。2.資訊資料的選擇方法經過鑑別的資訊材料，還要嚴格進行選擇。
在對原始資訊的選擇過程中， 要注意的一是要突出主題思想，凡是與反映資訊主題無關的資料，要毫不猶豫地剔除。二是要注重典型性，要從大量原始資訊中發掘出那些能夠提示事物本質的典型資訊。三是要富有新意，要盡可能抓住那些能反映客觀事物新變化的資訊；四是要具有特點，必須從各種事物的實際出發，有所側重地開發資訊具有特點的東西。
3.資訊資料的核實方法在編寫資訊資料過程中要認真地核對查實。特別在撰寫成稿之後，資訊工作者還要進行一次認真的核實。
有些情況、資料、結論，還要與提供資訊的單位或相關方面進行核實，使資訊準確無誤。4.資訊資料的分析方法資訊綜合點面結合法。
把反映同類問題的資訊加以集中和歸納，與全域性性的情況結合起來或放在全域性大背景下統籌考慮，然後從中找出帶有普遍性、規律性的問題，使原始資訊增加廣度和深度，從而提高資訊的價值。這是資訊綜合處理中較為常用的方法。資訊綜合定性、定量分析法。
定性分析，是對資訊反映的事物的性質分析，通過分析確定事物質的規律性和本質性。定量分析是對資訊所反映事物量的分析，分析事物構成要素的數量，把握其變化及其對事物構成的影響，提示事物的數量界限和要素間的關係。實際工作中，有些資訊材料只是擺出一堆數字，缺乏對事物的本質分析；有的資訊分析與定量分析結合起來，才能提高資訊的準確性、深刻性和實用性。
反映現狀與**未來資訊綜合分析法。未來資訊也就是**資訊，是根據客觀事物的發展規律推測判斷其未來發展趨勢，為領導決策和巨集觀調控的重要依據，資訊工作者要學會資訊**，善於從現狀資訊中找到事物發展變化的趨勢和規律，深入開掘，比較準確地**未來，從資訊綜合分析中將現狀資訊與**資訊密切地結合起來，盡可能多、準確地提供**資訊，更好地為領導科學決策服務。5.
資訊資料的編寫方法資訊資料的編寫。資訊的編寫是指對資訊資料進行再加工(取捨、充實、完善、提高及技術處理)，挖掘資訊的深層價值，在編寫過程中，不僅要做到在內容上取捨準確，詳略得當，而且要精心遣詞造句，反覆推敲，用精練的語言，盡量少的文字，容納最大的資訊量。通常應重視的，一是要主題鮮明。
這是資訊資料的重要之處。要緊緊圍繞主題加以提煉、濃縮使資訊表達的意思高度凝聚。一般情況下，一篇資訊資料，切不可貪大求全，面面俱到，以致枝蔓過繁，淹沒主題。
二是標題新穎。新穎的標題可以吸引讀者，引人注目。資訊的標題要比文章的標題短，通常不設副標題，既要盡可能做到直截了當，言簡意賅，又要生動、鮮明，起到畫龍點睛的作用。
三是結構要嚴謹。儘量減少層次和段落，資訊的開頭不宜加導語，要開門見山，落筆入題。上下聯絡、轉換要簡潔、精煉，過渡自然；結尾要簡短而質樸，意盡而言止，做到層次分明，結構嚴謹，詳略得當，自然和諧。
四是要語言凝練，要簡明扼要，通俗易懂，切不可生造詞語，要力求規範化。要有必要的概括，但不能過於抽象、言之無物，更不能任意拔高或故弄玄虛，使資訊失真。資訊主題的提煉。
資訊的主題是全篇資訊的核心和中心。提煉主題就是要在充分占有材料的基礎上，從中提煉出要說明的主要問題或基本思想，主題應該正確、集中、鮮明、深刻。正確就是要反映客觀事物的本質及其運動變化規律，不能錯誤地、歪曲地反映，也不能以偏概全；集中，就是要集中說明乙個問題重點突出，高度凝聚，避免貪大求全，龐雜分散；鮮明，就是要主題清楚，表述透徹，不是含糊其詞，晦澀朦朧；深刻，就是主題要有一定的高度和深度，能體現出事物發展趨向，不能僅僅停留在一些零碎的、表面的現象上，輕描淡寫，就事論事。
這就需要對原始資訊資料進行認真分析，進行必要的綜合和歸納，找出事物之間的相互聯絡，總結出規律性的東西。綜合歸納的過程，就是提煉主題，產生的效果就不一樣，即使一兩句話的簡訊息，也需要提煉主題，選擇最佳的角度去反映，特別是涉及巨集觀決策的較重要的資訊，對原始資訊更要進行全面分析，只有對歷史的、現狀的和未來的，以及縱向橫向等多方面進行比較分析，才能明確主題思想，準確地提出具有參考價值的資訊。資訊內容的結構。
結構指表現形式，是為內容服務的，形式與內容應是統一的整體。資訊結構的基本要求一是簡短，選取最能說明問題的材料，省去一切可有可無和多餘的東西，把篇幅壓到最短的限度；二是嚴謹，觀點與材料一致，聯絡緊密，脈絡清晰，文筆流暢，簡而不漏；三是主次分明，詳略得當；四是靈活，按內容需要，自由組織，允許跳躍，允許少頭少尾。可把最重要、最新鮮、最需要資訊接受者首先要知曉的資訊內容放在最前面，開門見山地以極短的文字敘述主要事實，表達重要觀念，然後按照事實材料的重要程度、輕重緩急有序地排列。
如寫一條重要問題資訊，首先要說明產生了什麼問題及引起或將要引起的後果，使資訊接受者一看便知道是什麼問題及問題的嚴重性，然後可具體說明問題產生的過程和原因，提出解決問題的辦法。這樣，全則資訊主次分明，層次清楚，適合讀者的心理要求。(三)相應知識1.
資訊資料加工的形式資訊加工的三種形式。資訊的加工是秘書人員對原始資訊再認識、進行提煉，使之更能反映事物本質和特徵的過程。其加工的形式歸納起來，主要有以下幾種：
一是綜合加工。即圍繞某一問題的需要，將與之相關的同類、近似或相反的原始資訊匯集在一起，並作為乙個整體加以研究的深加工過程，這種綜合加工，不是簡單地羅列或拼湊，而是各種相關資訊的有機結合，其綜合的程度，在日常工作中主要表現為兩種情況，即簡單的綜合加工和複雜的綜合加工，前者是對相關資訊的一般整理和歸納，如寫生產報表，情況綜述等。二是提煉加工。
指從各種資訊中攝取所需要的資訊深加工過程，如主題、觀點、材料的提煉等。有共性提煉，即從反映同一問題、但不同領域或不同性質的資訊中，提取出相同的特點、相同的經驗、具有某些共同規律的資訊加工過程。如某項新政策的出台，某種法規的制定，某項方案的選擇等，大多採用共性提煉的形式。
有特性提煉，即從反映同一問題並具有相同或相似的資訊中，提取不同特點、不同經驗、不同規律的資訊加工過程，如某項政策的貫徹，某項經驗的推廣，某項改革方案的實施，就要從諸多資訊中進行特性提煉。有典型提煉，即從反映同一問題，但時間、空間、性質等存在某些差異中的資訊中，提取有代表性，傾向性資訊的加工過程。如有些工作經驗總結、重大動態性資訊的編寫等，一般常採取典型提煉的方法。
三是推導加工。指根據已知訊息，運用邏輯推理而得出新結論的資訊加工過程。常用的有判斷推導和**推導，前者是在同一時間條件下，根據已知判斷未知的資訊加工過程，以回答"現在究竟怎樣"的問題；後者是在同一時空條件下，根據過去、現在推導未來的資訊加工過程，以回答"將來怎樣"或"可能怎樣"的問題。
2.資訊綜合處理的常用方式綜合處理資訊的常用方式，一是根據資訊所具有的相容性，把來自不同角度和各個方面的資訊兼收幷蓄，從而發掘事物整體的內在規律性；二是把無序的資訊圍繞一條主線有機地組合起來，系統地揭示事物的本質特徵；三是對內容相互對立的資訊，既要有保留發揮，又要有摒除否定，在表現內容對立的資訊中探求實質；四是對資訊價值進行思考，作出合乎邏輯的推導和昇華，達到舉一反三，見微知著的效果；五是在紛雜的資訊中，選取能夠反映事物總體特徵的具有代表性的個別資訊從此條資訊來比較全面地認識乙個系統的大體情況。以上諸方式可根據不同情況，靈活選用。
3.資訊的開發資訊的開發是指對人類社會的資訊進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以全面、準確、深刻地掌握事物的本質特徵和內在規律，獲得事物發生、發展、變化的高層次資訊。資訊開發的要求是擴充套件資訊的涵蓋面，增加資訊容量，提高資訊質量，創造最佳服務效果。
在實踐中，不少地區或單位往往是訊息性資訊多，綜合性資訊少；滯後性資訊多，**性資訊少；隨機性資訊多，系統性資訊少；原始資訊多，深加工資訊少。這種現象若不能及時改變，資訊工作就會走彎路，就會退化和萎縮。通過各種資訊渠道收集的原始資訊，豐富而龐雜，如果不進行深入開發整理，一攬子提供給領導者，領導者的精力、時間和關注點就會被紛繁的原始資訊所淹沒，不利於科學決策和提高領導工作效率，這就要求秘書人員對大量的、零散的、隨機的、個別的資訊進行加工、提煉和概括，開發出全面的、系統的高層次資訊。
從利用的角度看，綜合性、**性、系統性資訊對領導機關的科學決策，對推動生產經營的發展具有更大、更直接的參考諮詢價值。資訊部門必須重視資訊的綜合開發，努力使提供的資訊更深刻、更廣泛、更科學、更具代表性。一般來說資訊開發主要通過以下途徑：
一是拓寬資訊渠道，大力發展基礎資訊，盡可能廣泛地及時地把組織內外的相關資訊收集起來。二是加強綜合分析，提高資訊的廣度和深度，反映出事物的本質和規律，**事物的發展方向。三是注重概括提煉，提高資訊的精度和純度，從大量原始資訊中提取蘊含事物的普遍性和規律性的高層次資訊。
四是開展調查研究，提高資訊的可信性和可用性，從而提高資訊利用的效率。五是建立一支高水平的資訊隊伍，加強專業力量。(四)注意事項和要求1.
要有廣度。所謂要有廣度，是指綜合出的資訊材料面要寬，情況和問題要全面。這就需要豐富、翔實的資訊材料，在這基礎上分析綜合才能具有一定的覆蓋面。
2.要有深度。是指綜合出的資訊材料要有情況、有分析、有對策。
秘書資訊工作秘書資訊工作的基本要求
秘書資訊工作的基本要求就是 準確 及時 全面 適用 八個字。1 準確即資訊的內容要準確無誤，真實可靠。準確是資訊的生命，是資訊的全部意義所在。秘書收集到的原始資訊要可靠 真實，處理資訊要堅持主觀傾向性與客觀真實性相統一。如實反映情況，才能保證各級領導機關及決策者依據真實的 準確的資訊作出恰當的判斷和...
村安全資訊員工作職責
為進一步加強我村安全生產工作的，落實安全生產監督管理責任。結合我村實際，特制定以下安全資訊員工作職責 一 學習宣傳貫徹相關路線 方針 政策和 生產的法律 法規，執行村安全生產管理辦公室的決定 二 督促全組村民遵守村安全公約，收集本組村民的意見 要求和建議，並及時向村委會和安全管理辦公室匯報和反映 三...
高校秘書工作資訊職能的特點
高校秘書工作的 資訊職能 主要有以下幾方面 負責上級部門來文 校內簽報的收取 登記 流轉和檔案留存，保證公文資訊傳遞通暢和資料儲存完整 學校對外發文和校內日常管理性公文的草擬 審校和印發 校 系會議的議程準備 會議記錄 紀要整理和議決通知書的下發 教學資訊的資料收集 編寫和印發工作以及對在校學生資訊...