1 目的
為實現公司內部的有效管理,促進各部門及組織上下的溝通合作,提高各部門執行工作效率,提出改進性及開展性工作方案,不斷完善工作和管理流程,特制定本制度。
2 職責
2.1 綜合管理部負責各項行政例會的監管,必要時可協助完成;
2.2 部門級(含)以下例會由部門自行組織完成,公司級例會由綜合管理部組織承辦完成;
2.3 除部門級(含)以下會議資料由部門自行存檔外,其餘會議資料由綜合管理部統一整理、編輯、分發、存檔。
3 會議分類
3.1 管理層例會
3.1.1 會議時間:每週一上午9:00召開
3.1.2 主持與記錄:由董事長主持召開,行政副總負責記錄。
3.1.3 參會人員:
公司管理層人員。如因特殊情況不能參加的,應提前向行政副總請假說明,且行政副總應提前告知董事長與會人員情況。如董事長因事不能參加,則由行政副總負責主持召開。
3.1.4 會議內容:
a.會議應緊扣上週工作進展和階段性重點工作進行;b.與會人對上週工作計畫落實情況進行總結,並就完成詳情說明原因,對完成有困難的工作集體協商,並尋找具體解決辦法;c.
與會人工作有進展難度時,應向相關配合部門提出協助請求,集思廣益、尋求解決辦法,使各項活動按照預期目標有序進行;d.董事長根據公司戰略發展需求安排、布置本週工作,明確各項工作的具體承辦人、完成時間。
3.2 中層幹部例會
3.2.1 會議時間:每月第1日上午10:00(如遇節假日或與公司管理層例會同期,則進行調整往後順延)。
3.2.2 主持與記錄:總經理負責主持,綜合管理部負責記錄。
3.2.3 參會人員:各部門負責人。如因特殊情況不能參加的,應提前向綜合管理部請假說明。
3.2.4 會議內容:
a.各部門負責人對上月工作計畫落實情況進行總結,並就完成計畫任務的詳細說明原因,對完成有困難的工作集體協商,並尋找具體解決辦法;b. 對涉及跨部門配合、支援,對工作進度有一定影響的問題集體**,集思廣益、尋求解決辦法;c.
對具有爭議的問題提請公司領導層決策;d.總經理根據公司發展要求提報當月計畫,安排、布置月重點工作,明確各項工作的具體承辦人、完成時間。
3.3 部門例會
3.3.1 會議時間:視部門情況每週組織召開。
3.3.2 主持與記錄:部門領導負責主持,部門文員/助理負責記錄。
3.3.3 參會人員:部門全體人員。如因特殊情況不能參加的,應提前向部門領導請假說明。
3.3.4 會議內容:
a.落實部門成員每週工作計畫與上週總結,督促工作按時完成,並布置下步工作任務;b.部門工作有進展難度時,向相關配合部門提出協助請求,並集體討論解決,使各項活動按照預期目標有序進行;c.
對涉及部門配合、支援,對工作進度有一定影響的問題集體**,集思廣益、尋求解決辦法;d.追蹤並改進日常管理工作。
4 會議原則
各部門級例會應服從於公司級會議,如遇多個會議同期召開,應堅持小會服務於大會的原則進行調整,並向綜合管理部報備。
5 會議紀律與要求
5.1 與會人必須嚴守時間,做到不遲到、早退或缺席。特殊情況,須向相關領導請假,無正當理由不得遲到、缺席;
5.2 與會人應在《會議簽到表》上簽字,並做好本人的會議記錄;
5.3 會議發言應言簡意賅,緊扣議題,通俗易懂,不能過於冗長;
5.4 遵循會議主持人對議程控制的要求;
5.5 遵守會議紀律,與會期間應將手機調到振動或將手機來電轉駁至另一未開會處**,原則上不准許接聽**,如須接聽,請離開會場;
5.6 會議期間,不准開小差,不能打瞌睡等;
5.7 會議中涉及到的保密資料或事項應嚴格保密,除按規定履行職責外,嚴謹向除與會人以外的其他人傳播;
5.8 凡洩露公司會議機密者,視情節輕重扣罰100-500元/次,對造成重大損失者扣罰500元/次以上或直接予以辭退。
6 會議資料
6.1 《會議簽到表》(見附件1);
6.2 《會議記錄表》(見附件2,含會議紀要);
6.3 工作計畫與總結;
6.4 其他需要留存的資料檔案。
7 附則
7.1 本制度從發文之日起實施。若有與公司以前管理辦法、規定不相符的按本制度執行。
7.2 本制度解釋權歸綜合管理部,如有不明事項,請向綜合管理部諮詢。
8 附件
8.1 會議簽到表
8.2 會議記錄表
附件1:
xx****
會議簽到表
附件2:
xx****
會議記錄表
行政例會管理制度
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例會管理制度
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