1、稱呼稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據相互間的隸屬關係、親疏關係、尊卑關係、長幼關係等而定，一般都用「敬語＋稱謂」的形式組成。如：「尊敬的王總經理」、「親愛的劉主任」、「尊敬的董事長先生閣下」等。
對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上「提稱」如：「尊敬的王博士總經理海成先生台鑒」、「親愛秘書明玉小姐雅鑑」等等。（頂格寫，後面加冒號。
）2、啟詞啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的「您好」、「別來無恙」；思懷式的「久不通訊，甚為懷想」、「去國半載，諒諸事順遂」等；讚頌式的「新春大吉」、「開張大吉」等；承前式的「上週曾發一傳真件，今仍具函，為××事」，「貴公司×月×日賜函已悉」等等。不分物件，不論內容，一律以「您好」為書信之啟詞，實在極不恰當。
此外，公務書信的啟詞還可用「茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定於」；「頃聞、頃悉、頃獲」；「欣聞、欣悉、欣逢、值此」，以及「據了解、據報、據查實」等一系列公文用語，以提領全文。（在稱呼下面另起一行，前空兩格！）
3、正文正文是書信的主體，是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數件事，但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，並注意情感分寸，不應有暱褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。
（在啟詞下面另起一行空兩格。）
4、酬應過渡正文結束時，可寫幾句酬應性的話作為全文的過渡。如「我方相信，經過此次合作，雙方的友誼將有進一步發展」。又如「再次表示衷心的感謝」或「代向公司其他同志問候」等等。
也有用公務書信的常用結語過渡，如「特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉」，或「肅此專呈、肅此奉達」，也有「特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函覆、至希鑒諒」，以及「承蒙惠允、承蒙協辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激」等等。（過渡一下更符合禮儀規範）
5、祝頌詞書信的最後，寫祝頌詞是慣例。由於寫信人與受信人的關係各有不同，書信內容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆」等等，有時，往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答覆的要求。
如「特此函達，即希函覆。」同時寫表示祝願或致敬的話，如「此致敬禮」、「敬祝健康」等。祝語一般分為兩行書寫，「此致」、「敬祝」可緊隨正文，也可和正文空開。
「敬禮」、「健康」則轉行頂格書寫。
6、簽署書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個姓氏或習慣稱呼，如「老王、小王、小李、張主任、趙經理」等，而要完整地寫成「××部主任張金水」、「××公司經理王富成」或者「××公司辦公室秘書李倩」、「××部業務員劉震」等。今天，許多書信都以計算機製成，但即使已列印了姓名，仍應再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊物件，署名後應有具名語，如「謹上、謹呈、敬述」等，以表示對受件者的尊重。
(通常中文信函寫在結尾後另起一行(或空
一、二行)的偏右下方位置，但一般e-mail商務信函也可靠左)以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。
7、日期日期明確本是應用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必須準確，表現出寫信人的負責態度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。（寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）
商務來往信函
商務寫作 business writing 一 商務信函概述 一 正確的觀念 1.商務信函是一種 推銷 函 商務信函是一種常用的商業聯絡媒介，實際上商務信函是一種 推銷 函，寫信人總是在推銷著什麼，或是物品 或是服務等。要寫好商務信函不僅要具備相關的業務知識，掌握好法規和條款等，還應具備紮實的語言基...
其他信函標準借條格式
三一文庫 條據書信 其他信函 標準借條格式 一 標題一定要寫 借條 二字，切莫被別人故意誤寫成 欠條 特別注意 雖然都是錢在別人那，但在法律上結果卻是完全不同的 二 一定寫明 今藉到 現金 元，註明大寫 圓整。特別注意 核實大小寫相一致，如果大小寫數額不一致，司法實踐中會以大寫金額為準 三 一定寫正...
商務信函會議邀請函
主辦單位 歐斯天 中國 奧洛羅特機械 協辦單位 中國熱成形協會 歐斯天 中國 歐斯天是全球領先的化工公司，全球員工約65,000名，銷售額為526億歐元 661億美元 公司的產品範圍包括化學品 塑料 特性化學品 農用產品 精細化學品及 和天然氣。奧洛羅特機械 奧洛羅是具有50多年經驗全球領先的德國注...