3、卷內檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前、請示在後；正件在前、附件在後；印件在前、定稿在後；
4、卷內檔案材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份檔案材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號；
5、按各類檔案資料的保密級別、儲存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內檔案目錄，對檔案材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫；沒有責任者、年、月、日的檔案材料要考證清楚，填入有關項內；卷內檔案目錄放在卷目；
6、聲像材料應用文字標出攝像或錄音的物件、時間、地點、中心內容和責任者。
四、檔案保管期限
根據重要程度，將企業文化檔案保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
1、凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；
2、凡是反映公司一般活動，在較長時期內對本公司工作有考查利用價值的檔案材料，列為長期保管；
3、凡是在較短時間內對公司有參考價值的檔案材料，列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為：絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，集團公司人力資源部經理核定密級；
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案複製時，需經集團公司人力資源部經理及副總以上領導批准；
3、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和集團公司人力資源部經理鑑定解密，對解密檔案作一般檔案處理，及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、其他部門因工作需要，借閱本部門的相關檔案需經本部門的領導批准，然後到企業文化檔案管理員處填寫檔案調閱登記薄，方可借閱；
2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經所屬部門同意或集團公司人力資源部批准；
3、借閱檔案必須嚴格履行手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，並在登記薄上登出；
4、借閱檔案的人員，不得洩密、塗改、拆散、轉借影印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經集團公司人力資源部經理批准；
5、有密級的檔案調閱複製時均需集團公司人力資源部經理及副總以上領導批准；
6、借閱的檔案用完後，應及時歸還，借用時間一般不得超過10天；
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失；
8、凡借閱的檔案、檔案一律不得私自影印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。
七、檔案的管理與利用
1、各部門應建立健全企業文化檔案工作的管理制度，把企業文化檔案的收集和歸檔工作列入相關人員的職責範圍；
2、檔案管理應配備足夠的檔案櫃架、裝具，備有：防火、防漬、防有害生物等安全設施，並定期檢查檔案的保管狀況；
3、企業文化檔案相關負責人員離職的，應將任職期間所蒐集的檔案整理登記後，妥善移交，避免散失。
八、附則
1、本制度自2023年1月1日生效；
2、本制度由綜合部負責解釋；
3、各部門應根據本制度，結合本部門的實際情況，制定具體實施細則。
附件：企業文化檔案歸檔範圍細目
凡是反映公司文化歷史淵源，經營發展方向等在與公司企業文化相關的工作活動中產生和形成的，具有查考利用價值的檔案材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄影等）均屬歸檔範圍。
一、公司發展歷程材料
1、公司在成立、創業階段的檔案材料；
2、公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理指示後的各項工作流程、公司決定等）；
3、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、會議演示文稿、會議記錄等；
4、公司主要領導、各部門負責人等對公司有突出貢獻的人員的履歷資料、主要事蹟等。
二、經營活動材料
1、各種交流、總結會議形成的材料；
2、各種業務比賽、競爭形成的材料；
3、各品牌、各部門業務在集團的排名等。
三、綜合活動材料
1、各種內刊、牆報形成的材料；
2、各種生日會、歡慶會、春節晚會等形成的材料；
3、各種活動獲獎形成的材料；集團公司、各部門獲得的社會榮譽資料；
4、各種企業文化活動計畫、方案、總結形成的材料；
5、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供的贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。
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