論流程與體系的關係

2021-03-04 09:56:13 字數 1429 閱讀 2319

所謂資訊化的業務流程管理平台即指企業所有的業務流程都必須在此統一的平台上進行建立和發布。這樣可以有效地避免不同管理專案所建立的管理體系之間的不協調和衝突。當然,要做到這一點還需要有一套統一的資訊化的業務流程管理語言,所有業務人員都用同樣的「語言」來描述業務流程,避免各說各話。

只有這樣才能描述出一套企業唯一的、沒有斷點的、端到端的業務流程。這裡的技術關鍵是用統一的「語言」進行描述後應能自動轉換成各管理體系所需要的文件。

比如,iso9001專案組和企業內控體系專案組用統一的「語言」描述了同乙個**商評審流程後,資訊化的流程管理平台應能自動根據同乙個流程匯出iso9001所需的程式檔案和內控體系所需的內控手冊。如果還需要各專案組成員手工轉換各自所需的管理檔案,不但又有可能出現「幾張皮」即統一平台上的流程與各自手工所描述的流程不一致的情況,同時也會大大影響工作效率。與之相適應,對於這樣乙個全企業的資訊化管理平台來說,自然需要有乙個站在企業全域性角度進行維護的部門,比如當**鏈改進專案組試圖改變發貨流程時,就應向此部門申請在統一的流程管理平台上進行流程的變革,而此部門則應召集此流程所牽涉到的所有相關部門進行統一的協商,以避免顧此失彼。

設計與執行統一管好企業中兩張「大皮」

然而,實現了上述三個統一以後,「幾張皮」就能保證合為「一張皮」了嗎?不一定!

上述措施只是從技術上實現了設計的管理體系的整合,而在企業中可能還存在著兩張「大皮」之間的脫節。這就是所設計的管理體系與實際被執行的管理體系之間的脫節,即所謂的藍圖和現實之間的脫節。簡言之,就是業務人員不按所規定的流程進行工作。

要避免這兩張「大皮」之間的脫節,一般來說有兩種解決方案:

1、立業務流程合規審核制度

這種方法需要人工執行,可以在統一的業務流程管理平台上設計出整體的流程和規審核制度,以一定頻率和週期,不斷地對流程中關鍵的節點進行合規檢查,並出具流程合規審核的風險報告。類似於iso9001中所規定的內審制度。

2、通過管理資訊化來固化業務流程

這種方法是目前的趨勢,即用資訊化的管理系統來固化流程,這種方式還可以提公升流程的效率甚至帶來流程的創新。

避免「兩張皮」重生

「這個業務是否要進系統?」這樣的問題常常在資訊化專案實施中聽到。對於企業端到端的業務流程來說,可能會用到erp、crm、oa等各種資訊化管理系統。

因此,在通過資訊化技術實施流程固化時,如果做得不好甚至可能重新造成「兩張皮」——即所設計的流程與資訊化系統中跑的流程不一致。

其原因是,實施資訊化時雖然理論上是按所設計的業務流程進行系統的開發或配置,但由於流程管理平台上所設計的流程不能直接導成可用的系統,因此在進行系統建設時,如需修改流程,專案組成員往往會直接在系統中改,而忽視了流程管理平台。

要避免重新出現的兩張皮,最具操作性的方法是在進行系統測試驗收時,必須堅持由統一的資訊化的業務流程管理平台產生流程測試計畫,並嚴格按照此測試計畫對系統進行驗收。這樣,可以有效的保證所設計的流程與系統中所跑流程的一致性。當然,還有一種更先進的做法是實現資訊化的流程管理平台與資訊化的管理系統間的整合。

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