複核記錄5
專案組在10月14日開始訪談，已經過一周時間，目前已完成預定訪談計畫的一半。複核了訪談記錄後，再結合各組反饋情況，我認為訪談過程中還存在以下問題，這些問題可能對訪談的質量、業務現狀梳理和缺陷的發現產生不利影響，需要在專案組內部統一認識。
1、訪談時間與進度掌控還需提高
訪談過程中如出現超出預期時間的情況時，應與客戶溝通說明情況，避免因訪談時間延長導致客戶因後面的工作安排被打亂而心生抱怨，影響訪談效果。
2、注意訪談過程中客戶情緒的掌握
在訪談時，有時會出現客戶有牴觸情緒，不願意多講。這時需要訪談人及時將訪談的目的與被訪談人進行溝通解釋。對被訪談人比較敏感或不願多講的問題，訪談人需要對問題進行解釋，說明訪談人的主要意圖及所獲資訊如何被使用，打消被訪談人的顧慮和戒心。
3、注意訪談記錄的完整與準確
在訪談中發現存在訪談記錄不準確，不完整的問題。每個訪談小組成員都有明確的分工，應按各自的職責高質量地完成訪談工作。負責記錄的小組成員應忠實完整地記錄下被訪談人的講話內容，在訪談結束後及時整理。
現在一般由兩人記錄訪談內容，兩名記錄人應相互檢查補充訪談記錄，最後形成完整準確的書面記錄。書面記錄中的文字應能如實反映客戶的真實原意，對原話語句不通順、邏輯關係混亂或口語化的句子以及英文縮寫應在不改變被訪談人原意基礎上進行修改、補充，使訪談記錄完整、語句通順、邏輯關係清晰。
在現場記錄時應避免根據記錄人主觀判斷有選擇地記錄，應盡量將原話忠實記錄下來，訪談結束後再做整理。
4、5w1h要素的完整性和有效性
在業務層面的訪談中應將每個流程中控制活動的5w1h要素了解清楚。這項工作並不僅是為了滿足控制矩陣中本地化控制填寫，不能機械地為了了解而了解。在了解5w1h要素的同時就是對現狀流程的控制活動設計是否有效進行評估的過程。
「who」：了解的過程同時在梳理該控制活動的職責分工是否明確，許可權設定是否有不相容崗位發生衝突的問題；
「when」：了解的過程同時在梳理控制活動的控制頻率和控制型別，從而對控制活動是否能實現控制目標進行判斷。如固定資產的盤點，年末執行的盤點對保證期末固定資產計價正確、完整這個控制目標而言比年度的其他時間執行盤點控制效果要好。
如果企業年度資產清查時間沒有安排在年度末而是年度中的其他時間，則需要有補償性控制活動。
「what」：需要明確的是控制活動的具體控制物件，這裡需要考慮的是控制活動與控制目標是否匹配，是判斷控制設計有效性的重要指標。
「where」：需要明確的是控制活動發生的載體（控制活動所依賴的系統環境、輸出文件），從而可對控制活動的設計有效性和執行有效性進行驗證。
「why」：需要明確的是該控制活動為什麼這麼做，是否有外部法律監管要求、內部管理規章制度的規定。
「how」：梳理控制活動是如何設計的，這是分析控制活動設計有效性的核心。
對5w1h一一分析後，我們會發現，流程層面的設計缺陷的發現是與5w1h密切相關的，我們只要對這些要素都了解清楚了，缺陷自然就能發現。
例示：公司財務部門負責資產管理的會計人員（財務部資產會計，who）以人工方式每月（when）對固定資產的增減變動（what）進行分析並對分析結果作書面記錄<4591-3-6>（where），以測算折舊費用總額的變化趨勢，一旦發現異常或錯誤，及時追查原因（追查至固定資產登記卡片），並由相關責任人予以調整（how）」
白戈2011-10-22
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