流程優化,優化什麼

流程優化，優化什麼？

大中小【作者】 zhuym

我們經常會談到流程優化，當這個詞都快被用爛了的時候，我們必須冷靜下來思考一下，流程優化，到底應該優化什麼？

任何優化都是一場變革，變革就會有風險，會消耗資源，我們如何合理運用資源以獲取最大的價值，流程優化的方向與範圍選擇是非常重要的。在考慮方向時需要注意：

1．要有全域性的眼光，需要把你關注的方面，拿到公司整體來看一下，同時要結合公司的行業與業務特點，排優先順序。它是公司的核心業務嗎？比如當你在乙個非技術型的公司，你去強調資訊保安時，可能就會被忽視；

2．看涉及面。當涉及面足夠大時，流程優化的的作用會更加明顯，這裡提到的涉及面可以是業務量、也可以是組織、人員、流程等等；

3．看涉及的點是否關鍵，以人員為例，當你去優化高階管理人員的流程時，其意義遠大於低層級人員，這可以反映到最終的財務結果。因為高層管理人員的時間成本是非常高的，高得超出一般人的想象程度，當通過流程優化為高管層每人每天結約出五分鐘，那價值也是很大的。

4．看重複的頻律，重複頻律越高，其優化的價效比也越高。當你面對一年才發生一次的業務時，無論該流程有多重要，其流程優化的投入產出也不成比例。

當掌握了流程優化的方向後，需要優化流程的資訊從何而來？這裡給大家一些提示：

1．從歷史的報告中來，這包括審計發現、故障與事件報告等等，總之業務頻繁出現異常時，往往有流程控制上的缺陷；

2．從授權清單看，如果某個環節的授權過多，期間過長，以及授權不規範，往往是流程本身出現了問題；

3．如果有集中投訴的授理機制，那麼投訴裡大的環節，往往是需要優化的物件。

4．向中高階管理層訪談。他們集中反映底效或無效的審批，往往是流程優化的重點；

5．向頻繁接觸流程的各部門人員了解，比較各部門的業務助理，他們對公司的流程比較有發言權。

從個人的經驗來看，很多流程臃腫、低效是因為：

1．沒有業務分類與分級，業務流程流轉上一刀切，導致流程效率過低。比如我們在測試hr流程中，就發現有些控制失效，是客服人員離職時，很多未經資產管理部門確認，違反了公司規定。但得到的解釋是按照公司的規定操作上有難度，因為客服人員流動大，而且他們接觸的資產不多，風險不大。

如果在設計流程時，把人員分成幾類，底風險的人減少審批環節，建立乙個審批矩陣就可以有效規避這類問題的發生。

2．由於缺乏事後的報告與質詢環節，管理層層層審批，無論業務重要程度，均採取事前控制。公司很多流程的簽字都要超過10個，簽到最後都跑到總裁那裡了。很多簽字都是複核，本身缺乏實際的意義。

如此實際上是控制失效，因為真的出了問題，無法問責，總不能把所有責任都歸到總裁那裡。這裡如果能多加此，補償控制，如定期報告、檢討會、審計或高層抽查的問責制等，可以減少大量的事前審批。itil中針對不同型別的事件的分級審批機制就是很好的借鑑。