工程專案檔案又稱基建檔案，是指在工程建設活動中直接形成的，經過鑑定、整理並歸檔，具有查考價值的真實記載專案建設過程的各種記錄。簡而言之，「工程專案檔案是工程專案建設過程中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄」，它是企業建設發展必不可少的環節，是一項對歷史負責，為現實服務，替未來著想的工作。
乙個具體專案的工程檔案是指從整個專案立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收到建成投產使用的全過程中形成並歸檔的科學技術檔案材料。
完整、準確、齊全，是保證工程專案檔案質量的關鍵，也是其能夠得到有效利用的前提，更是工程建設專案維護、改建、擴建的重要依據。因此，收集工作是工程專案檔案工作的基礎，收集齊全是做好工程專案檔案工作的必要條件。
做好工程專案檔案的收集工作，首先，應了解工程專案檔案的成套性，成套性就是檔案之間的聯絡性，有機聯絡是檔案內容內在的、本質的、自然的聯絡，而不是人為的聯絡。具體到某一建設專案的檔案，其成套性可以體現在以下內容：每乙個專案或單位工程、分部分項工程的檔案；某一問題、事故處理形成的一組檔案；請示與批覆；一組會議材料；就某一變更事項產生的報告、批覆、洽商材料；系統編號的變更令、變更通知單、工程聯絡單等。
成套性檔案必須收集齊全，這就等於完成了工程專案檔案收集程式的閉環。
其次，應充分了解工程專案的整體概況，建設過程是否嚴格執行「三納入」「四參加」「四同步」等檔案規章制度。同時，還要熟知工程專案應產生的檔案種類和歸檔範圍。如有行業要求的可按照行業上的規定執行，但是行業上的檔案整理規定針對的是普通基建專案。
例如水利、交通、電力等。
最後，新疆慶華年產55億立方公尺煤製天然氣專案屬國家***核准的國家級示範專案，理應執行《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》（da/t28－2002）規定，其配套建設專案形成的檔案材料，在收集整理和操作過程中亦可參照（da/t28－2002）的規定，內容都具有通用性。
進行工程專案檔案收集時，要把握重點，抓住難點，應關注以下幾個問題：
一是專案前期檔案往往在****開工手續時，多方交叉使用，容易丟失，所以，工程專案在辦理專案手續立項時，其原件就要由專人負責一盯到底；二是利用合同條款這種有效手段來控制，把工程專案檔案的質量要求、歸檔的範圍、數量等檔案管理規定列入合同文字中，促使參加單位在形成檔案材料過程中，加強原件的保管力度；三是工程監理、招投標工作因由上級主管單位組織進行，容易造成檔案材料未及時送達相關部門，所以檔案人員必須及時催要；四是工程施工過程中產生的設計變更、工程聯絡單、材料檢驗報告等技術檔案由於發生在現場，容易造成遺失，必須及時收集齊全，且簽字要符合要求；五是應加強原件的收集，檔案內容的原始性是檔案發揮作用的基本前提，決不允許大量影印件歸檔，建設單位工程部門和檔案人員一定要嚴格把關。
六是應注意以下材料的收集：
1.（一）在專案立項、設計階段注意檢查徵地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料應收集齊全。例如：
徵用地申請，紅線圖、座標圖、徵地拆遷、安置、補償批准檔案等。
2.（二）應注意招投標過程中產生的資料收集是否齊全，尤其是參加招投標人員在評議標過程中，針對具體專案不同標段形成的評分表等材料，同時應加強未中標標書的收集。
3.（三）在專案施工階段，注意檢查施工基礎資料收集是否齊全，尤其要注意設計變更與測試、沉降、位移、變形監測記錄、質量檢查等材料，同時應仔細檢查施工基礎資料的修改方式是否符合有關規定。
4.（四）監理檔案的收集是否齊全完整，包括監理月報、開停工令、裝置材料報審、計量支付等材料，尤其是在監理規程規定反映監理履行「三控制」職能的檔案材料是否收集齊全。
5.（五）工程竣工驗收後及試執行期間，注意試執行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映竣工後的真實狀況，與變更是否符合。預、決算形成的檔案材料等應直接整理歸入工程專案檔案。
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