1.目的: 為加強檔案管理工作, 使檔案在生產過程中有效實施，確保生產過程可控和檔案的充分、適宜、有效性，特制定本制度。
2.適用範圍：適用於與供電車間有關的所有檔案的控制。
3.職責：
3.1車間檔案管理員負責管理車間所有檔案，對檔案的版本、發放、變更、作廢等管理活動負責。
3.2各班段工程師（技術員）根據生產過程負責編制本班段**檔案，對檔案的正確性、全面性負責。
3.3各班段段長負責評審、監督、考核本班段**檔案的執行。
3.4車間分管主任負責檢查分管班段檔案的充分性、適宜性、有效性。
4．檔案的編制、審核、批准：
4.1檔案編制
4．1．1各班段工程師（技術員）負責本班段所有相關檔案的編制工作，做到每個生產過程有檔案支援。段長組織本段工作負責人、有經驗的工人評審制定的檔案。
4．1．2安檢員負責安全管理檔案的編制工作。
4．1．3工會主席負責辦公類檔案的編制工作。
4．2檔案的審核：
車間主任負責生產、技術、安全方面檔案的審核簽字。
4．3檔案的批准：
4．3．1編制審核完的檔案上報公司主管副經理或副總工程師批准後執行。
4．3．2車間制定的四級檔案由各段工程師（技術員）編制，分管主任審核，上報車間主任批准後執行。
5．檔案的標識：
5．1車間級檔案編號：sdrl-jcgd-[檔案批准發布年號]-檔案序號
5．2班組級檔案編號：
sdrl-jcgd-хх（本班段拼音開頭字母**）-[檔案批准發布年號]- 檔案序號
6．檔案的發放、使用及保管
6．1車間及各班段（所）的檔案管理嚴格按公司《管理手冊》、《檔案控制程式》及車間制定的《檔案管理制度》執行。
6．1．1車間及班段（所）受控檔案清單填寫規範、無空項，並經責任人簽字。
6．1．2車間及班段（所）紙版檔案資料櫃統一管理，電子版檔案儲存在車間及班段（所）oa網指定位置，落實責任人。
6．1．3車間及班段（所）修改檔案：檔案作區域性文字更改及需大幅修訂時，應按新檔案重新報批，報批後一周內工程技術人員組織段（所）學習，段（所）長考核並有考核記錄。
6．1．4車間及班段（所）新增加檔案報批後一周內工程技術人員組織段（所）學習，段（所）長考核並有考核記錄。
6．1．5車間及班段（所）應是最新版本的受控檔案清單。
6．2車間的黨政檔案及外來檔案的接收與傳閱由工會主席填寫《收文登記簿》，車間內部檔案由檔案管理員負責發放、**。文字形式的檔案發放要填寫《發文登記表》，記錄發放人員名單；電子版形式的檔案在上傳公司oa辦公網時，先填寫《發文登記表》，記錄發放人員名單，再通過**確認、記錄收文人姓名。電子版檔案由檔案管理員加密上傳到oa網，不能隨意改動。
收到檔案的班組填寫《收文登記簿》，有宣貫記錄。
6．3各類外來檔案（包括法律、法規及其他要求），都須加蓋紅色「受控」印章，填寫《發文登記簿》和《收文登記簿》並儲存。
6．4上述檔案如需列印，可由檔案管理員填寫《檔案列印、影印、速印審批單》，經部門(單位)負責人批准列印後發放，做好發放記錄，由領取人簽字。
6．5公司內部使用的體系檔案都屬受控檔案，在發放受控檔案時應加蓋「受控」印章，
紙版檔案發放應註明分發號。
6．6受控檔案不得隨意自行影印。如需要時，使用者經車間主任批准後，向車間技術組檔案管理員領用。
6．7檔案因破損嚴重而影響使用時，使用者應到車間辦理檔案更換手續，換發的檔案可使用原檔案的分發號。
6．8各段工程師（技術員）每半年識別法律、法規和其他要求，並對其適用性進行評審，填評審記錄。新增、更換的法規和其他要求上報車間技術主任、檔案管理員，檔案管理員變更車間法律法規清單。
7．檔案的更改：
7.1檔案需要更改時，由各段工程師（技術員）說明更改原因後報車間檔案管理員，由檔案管理員填寫《檔案更改通知單》方可執行。
7.2檔案作區域性文字更改時，應將被修改文字或資料用雙線劃去；並在臨近適當的位置標明修改內容，修改者、批准人及批准年、月、日。
7.3當檔案需大幅修訂時，應予以換頁或換版。原頁或原版檔案作廢，換發新頁或新版本。
7.4檔案更改的審批及發放管理，按原檔案的管理程式辦理，當採用換頁或換版方式時，應在發放新頁或新版的同時，收回舊頁或舊版檔案。
8檔案的作廢
8.1檔案作廢時,檔案管理員應按原《發文登記薄》名錄逐一收回,電子版檔案由檔案管理員統一刪除,更新後的電子版檔案由車間檔案管理員上傳至oa網,做發文登記,,班組做好收文記錄，以防止誤用。
8.2作廢紙版檔案銷毀時應經系統領導批准並填寫《檔案**、銷毀記錄》後方可銷毀。
作廢保留檔案由檔案管理員在《作廢檔案留用記錄》中註明，系統領導批准後，由檔案管理員加蓋 「作廢保留」印章後歸檔。
8．3作業現場不准儲存「作廢」的檔案。
9檔案的借閱：
各類檔案的借閱應由借閱人填寫《檔案借閱記錄》由檔案管理員簽字付出，歸還時需經雙方簽字確認。檔案的借閱時間最多為7天，如因需要延長應再敘借。
10檔案定期評審：
10.1檔案管理員負責每年11月1日—12月30日期間，督促車間對車間級**檔案評審一次，(各班段負責評審本班段使用的各類**檔案)，必要時進行修訂。檔案評審的記錄由檔案管理員負責儲存。
10.2各班段技術員負責每年11月1日—12月30日期間，評審本班段使用的各類**檔案，必要時進行修訂。檔案評審的記錄由本班段負責儲存。
11考核辦法
11．1 主任、分管主任每季對車間及各班段（所）進行一次檔案管理檢查。（注：標準化檢查中進行）。
11．2 《收文記錄簿》中少記、漏記、錯記一處各扣1分。
11．3 在次月複檢中仍未按管理制度整改的一處扣5分。
11．4 各班段段長在實際工作中和年末對職工掌握的**檔案情況進行考核，有考核記錄。
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