第一條目的
為使公司檔案管理工作規範化、科學化、制度化,從而提高工作效率和工作質量,結合公司實際工作情況,特制定本制度。
第二條適用範圍
凡下列檔案統一由行政部負責歸檔:
1**機關來文,包括**對公司報告、申請的批覆。
2公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計畫統計,季度、年度報告等。
3參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本公司在會上匯報發言材料等。
4**機關領導來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本公司向上級進行匯報的提綱和材料。
5反映本公司生產、經營活動、先進人物事蹟及公司領導工作等的音像攝製品。
6公司日誌和大事記錄。
第三條部門職責
1行政部負責建立健全公司檔案管理制度,負責本制度的制定、修改、管理、實施。
2其它各部門負責擬制與本部門工作職責相關的檔案,並按本制度規定執行。
第四條程式內容
1檔案的分類
包括公司管理制度、合同、公司證件、外來檔案、科技下發檔案等。
2公司檔案的管理
2.1公司檔案管理由行政部負責,包括頒布下發檔案、建立健全公司檔案管理制度、加強檔案管理的統一與協調並保證公司檔案處理工作高效運轉。
2.2對於公司以文字列印的形式下發的蓋有公章的檔案,簽收人不得影印,如因擅自影印造成的何人問題由簽收人負責。
3檔案編制與審批
3.1各部門適用的檔案由各部門根據相關程式的要求編制。
3.2檔案要有名稱、編號、實施日期、批准人等。
3.3檔案的內容包括:目的、適用範圍、職責、程式內容、相關記錄等。
3.4檔案應字跡清楚,標示明確。
3.5審批。每個檔案的實施都要經部門領導或主管領導審核,經總經理批准後,行政部負責發放並儲存相關記錄。
4檔案編號
公司檔案按照如下規則編號:
zh/rc—部門-序號
部門漢語拼音名稱縮寫。檔案順序號,按01、02等依次編號區分。
各部門漢語拼音名稱縮寫為:
行政部xz,人事rs,技術部js,財務部cw,生產部sc,品控部pk,物流部wl
5檔案下發與簽收
5.1所有外來檔案簽收後第一時間遞交總經理審閱,行政部根據「檔案會簽表」批覆意見15分鐘內將檔案傳遞至相關部門,並在「檔案會簽表」簽名,原件存檔行政部。
5.2各個部門制定的制度,經總經理審批後,行政部根據「檔案會簽表」批覆意見15分鐘內將檔案傳遞至相關部門,並在「檔案會簽表」簽名,原件存檔行政部。
6檔案的儲存
6.1檔案的儲存形式:檔案以書面形式並配有電子版形式儲存。
6.2檔案的原件由行政部負責儲存,副本由各部門負責儲存。
6.3檔案要分類儲存,便於閱覽;查閱和借閱檔案,需**件管理部門同意並作好記錄,借閱檔案的時間一般不得超過5天。
6.4當檔案被毀壞、汙染、脫色時,應重新領取新檔案同時交還原檔案;檔案丟失時,向檔案發放部門重新申請領取新檔案。
6.5有關工藝、技術等重要檔案或保密檔案,需經總經理批准後才可查閱,不可外借。
7檔案的影印
任何部門未經許可不准私自影印、拷貝檔案,需要影印檔案時,應向行政部提出申請,經總經理核准後方可影印。
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員,切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作,保證檔案檔案資料的齊全完整,提高案卷質量,使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求,並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作,確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整,便於查詢利用,做好收集 立卷 保管等工作,維護檔案檔案的完整和安全,特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員,切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作,保證檔案檔案資料的齊全完整,提高案卷質量,使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量,提高辦文速度和發文質量,充分發揮檔案在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷,員工登記資訊,用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議,列印資料,供銷合同,任命書,通知,各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...