1. 目的
為進一步加強圖紙文件管理工作，提高合同管理水平，逐步實現集團圖紙管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。
2. 定義
本制度所指的圖紙檔案是集團在業務經營中形成的設計方案及效果圖、請照圖、施工圖、竣工圖、變更等各類專業圖紙的保管歸檔。
3. 管理原則
3.1 圖紙檔案由集團財務部集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3.2 集團財務部負責統籌、協調、組織、整理、保管集團所有合同文件。
3.3 集團財務部確定專職人員負責圖紙檔案管理。
4. 管理細則
4.1 設計圖紙的確認：施工藍圖、變更藍圖、報規及報審藍圖均由設計單位先行蓋章，收到圖紙由設計部經理簽字確認後方可有效。
(務必檢查圖紙頁面的是否完整、是否有破損、是否有漏蓋章的問題情況，如上述情況出現，拒絕簽收對方提報的圖紙。
●建立圖紙存檔台賬，圖紙簽字蓋章，登記圖紙目錄並按專案名稱分類、時間、專業、等情況說明進行歸檔。
歸檔標準：圖紙整理規範編制入冊後提交財務部（1份）儲存歸檔。（每週核對一次目錄並更新電子版目錄）便於圖紙查閱、追溯、核對。
●建立施工圖紙、變更圖紙、報規報審圖紙的交接台賬，針對下發部門的負責人當場審核後按所需量下發圖紙，並進行圖紙詳細的發放情況說明，經簽收人親筆簽字確認完成交接。
下發要求：工程部4份原圖、設計部存檔1份原圖、成本1份原圖，報規報審圖紙按報審單位要求進行提報集團前期部門。
歸檔標準：原圖整理規範編制入冊後，交財務檔案室歸檔1份，登記簽收目錄。
變更圖紙下發要求：工程部4份原圖、設計部存檔1份原圖、成本1份原圖，財務1份原圖。
變更圖紙的歸檔標準：與變更圖紙對應的電子版圖刻盤一併歸檔，設計部備份。
●建立圖紙審查、答疑台賬，經設計部總工或經理審核簽字蓋章後，下發工程部4份原件，設計部歸檔1份原件，財務檔案室歸檔原件1份。
歸檔方面：進行編號打碼，編制目錄，每週核對等規範資料管理工作。
●加曬圖紙
·結合設計簽訂合同及提交成果要求的節點內容，如超出合同內提交數量範圍的，需要加曬圖紙首先提交事務申請單（備註加曬原因），按照集團審批流程最終由董事長簽字確認方可有效後，要求對方單位按完成交圖的時間節點提交加曬圖，圖紙由總工簽字確認後方可下發。
·建立加曬圖紙收發台賬，圖紙收到後第一時間按照所需部門下發，對相應的登記進行詳細描述及記錄，簽收人親筆簽字並要求書寫工整，不得塗改。
歸檔標準：加曬圖紙電子版目錄隨時發生隨時登記，每月提交報表與檔案室核對一次。
·圖紙加曬費原始單據提交財務檔案室歸檔，便於財務結算，審核工作。
● 設計過程中成果資料的確認
·凡涉及專案方案及過程中匯報提交的效果圖和成果資料均由董事長簽字確認方可確定為有效。
·凡涉及專案施工、專案專業、專案裝置安裝等過程中提交成果的圖紙和資料均由總工或設計部經理簽字確認方可確定為有效。
·建立臺帳（按專案工程分類）---編制電子版目錄—每月編制報表提報財務檔案室
·每月核對資料對接、歸檔情況，檢查是否紕漏及時補充
·建立表單—按照專案工程名稱、專業、合同編號、合同簽署時間、設計內容、專案面積、合作單位、付費節點、成果完成等詳細情況說明登記。按照合同付款節點登記表單，並準確核查付款數額等登記。
歸檔標準：過程中成果資料基本依據設計節點完成提報，按每月提交報表。
●圖紙、成果電子版資料
·燒錄完成的電子版成果與圖紙一同歸檔財務檔案室，光碟上註明專案名稱、專案成果提交時間、設計部經理親筆確認完成後提交財務保管。
·接收圖紙必須保證齊全、完整，保證圖紙正本原件與電子版內容完全一致。
4.2圖紙文件的管理辦法
1）圖紙文件以年代結合專案性質進行分類編號。
2）儲存的圖紙每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。
3）圖紙管理員應根據實際需要編制圖紙檔案檢索工具，以有效地開展合同文件的查詢、利用工作。
4）各部司因工作需要借閱圖紙，必須簽寫借閱審批單提交財務檔案室，圖紙管理員處填寫《圖紙借閱臺帳》辦理借閱正規手續：
● 除工程部借閱手續可由資料管理員辦理外，其他部門均由部門負責人（經理）辦理借閱手續。
● 除出借原件外，無論何種方式的借閱，操作必須由圖紙管理員親自進行，原件不得交付他人手中；
5）圖紙的儲存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文件的安全。對其易損特殊紙張的圖紙需及時影印備份，歸檔保管。
6）借閱人簽字書寫工整，不得塗改。如偽造、撕毀圖紙檔案材料，及時匯報上級。
4.3設計部會議紀要的記錄及管理
1）凡由設計部發起組織的會議或方案評審、專家評審、圖紙交底等專案工程會議，設計部負責人做好當日會議紀要，按照公司規定的會議紀要格式進行詳細記錄，形成紀要後提交董事長乙份，財務乙份，設計部存檔乙份。
圖紙檔案管理制度
目的為建立 健全桂花煤礦圖紙檔案管理工作，完整儲存及科學管理我礦的圖紙檔案，充分發揮圖紙檔案在我礦發展中的作用，特制訂本管理制度。適用範圍 適用於桂花煤礦範圍內的圖紙檔案資料管理。引用檔案 本礦 檔案管理制度 工作程式及要求 1 圖紙資料收集範圍及類別 1.1新建 擴建 改建方面 工程計畫任務書 批...
圖紙技術檔案管理制度
一 總則1 二 設計圖紙技術檔案修改制度1 三 工藝技術檔案修改制度3 四 圖紙及技術檔案修改後有關技術問題處理規定 4 五 圖樣技術檔案的分發管理制度 5 六 圖樣技術檔案複製管理制度5 七 生產用白圖 即影印圖或鉛筆草圖 的管理規定 6 八 圖樣技術檔案的保密制度6 九 圖樣技術檔案借閱管理制度...
設計部檔案管理制度
存檔移交手續 1 存檔手續 在文件存檔等交表上註明存檔日期 檔名稱 文號 存檔分數，經存檔人簽字確認。檔案存檔登記表由資料保管員保管，不得遺失。2 移交手續 資料管理員若發生人事變動，交接雙方對移交的檔案進行檢查，編制移交清單，根據移交清單嚴格驗收，在移交清單上簽字並由部門主管簽字確認 移交清單一式...