提要：建立切合實際、可操作性強的檔案管理制度。
檔案建立與管理科學化、規範化，以《全國物業管理示範標準》為藍本，融匯各規章制度的精華，實行「雙檔」管理（電腦檔案、文字檔案）。
現代企業管理重視企業理念和企業文化的建設，但更需要科學化、規範化的管理制度和檔案管理系統作支援。完善的管理制度是保證現代企業正常有序運作的必要條件；科學化、規範化的檔案管理，能為企業的高效運作和快速發展提供強大的資訊資源支援。完善的規章制度和科學化、規範化的檔案管理是提供專業化物業管理服務的重要基礎，能有效地為物業及公用設施的使用、維修以及各項物業管理服務工作提供引導和服務。
龍城物業在管理制度和檔案管理建設方面積累了豐富的經驗，我們將以已有的規章制度和iso9001質量管理體系為基礎，根據《全國物業管理示範標準》和國家、省、市有關物業管理法規以及我公司多年物業管理的成功經驗，提煉形成貴州廣播電視大學物業管理規章制度體系和檔案管理規範。
一、檔案資料的建立
貴州廣播電視大學物業管理檔案的建立與管理主要是圍繞執行規章制度而進行的。嚴格執行規章制度，就需要通過檔案管理手段對相關記錄進行規範、整理、歸檔。做到每一項管理工作都有計畫、有制度規範、有工作詳實記錄，並配備檔案管理人員，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統的管理，為整個管理工作的分析、改進、預防和提高提供可靠的依據。
（一）建立物業管理檔案資料的重要性
1．物業管理檔案是所做工作的見證。推行整合型管理體系，對所開展的每一項工作進行記錄，作為分析前期工作成效、改進後期工作的依據。
2．有利於規範管理，理順管理關係。物業管理的物件是物業，包括房屋主體建築、配套公共設施、機電裝置、環境衛生、社群服務等，服務物件是物業使用人，服務範圍廣泛，管理物件多而複雜，監督困難。建立一套完善、規範的物業管理檔案，既便於有條不紊地開展工作，又方便客戶對管理工作進行監督，使我們的服務始終能滿足客戶的要求。
這樣，就不僅僅要求我們開展實實在在的工作，而且要求我們能想客戶之所想，客戶未想到的我們也已想到，客戶想到的我們已做好，真正做到「超前」服務。在實際工作開展過程中或之後必須做好記錄，並及時對客戶進行回訪，根據客戶反饋的意見不斷完善我們的服務工作。做到管理規範化，決策科學化，工作程式化，最終達到客戶滿意。
3．有利於收集有關法律、法規，及時引進管理的新方法、新理念，做好來往檔案、資訊、意見的記錄、歸檔和處理工作。使我們的工作做到有法可依、有法必依，並不斷改進和提高，始終保持管理的科學性、規範性和高效率。
綜前所述，檔案資料管理工作作為物業管理的軟體部分，與硬體的管理同等重要，缺一不可，兩方面的工作必需齊頭並進才能達到規範化管理的要求。
（二）物業管理檔案資料的建立
1．我公司在建立完善檔案資料過程中，為使其更加科學、嚴謹、高效，已成功匯入iso9001質量管理體系，結合貴州廣播電視大學的具體情況，根據公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質量體系中的質量記錄控制等程式，使物業管理檔案的建立有章可循，有據可查。
2．在具體執行過程中，我公司採用三個層次的檔案資料管理模式。因為整合型管理體系並不是包羅永珍的，許多規章制度的建立與實施在管理體系的控制之外（如財務管理等）。另外，須接受行業主管部門的指導和監督，並執行相關法律規範，結合這一特點，管理處檔案管理的三個層次如下：
（1）以建設部頒發的《全國物業管理示範標準》建立管理檔案框架，整個公司的檔案資料架構都採用統一格式，此為檔案管理的第一層次；
（2）結合貴州廣播電視大學的實際情況，對公司iso9001質量管理體系檔案及公司行政、公共事務、公眾管理制度進行適應性修改，並融入到架構中形成貴州廣播電視大學檔案資料的第二層次；
（3）在物業管理實際運作中，以執行整合型管理體系檔案及相關規章制度形成的各種現場、實際記錄為內容，補充到管理檔案架構中，形成檔案資料管理第三層次。
公司質量管理部根據這三個層次建立出一套檔案資料範本（包括目錄和具體內容樣本），然後由各部門依此範本完善本部門整個管理檔案體系。
3．按資料載體的型別採用恰當且安全的儲存方式。貴州廣播電視大學物業管理資料的涉及面既多且廣，因此，許多原始檔案資料必須以分類別、分層次並以保密方式儲存，對經常使用的日常管理檔案採用定期歸檔方式儲存，嚴格按檔案管理相關制度進行。
4．所有資料實行「雙檔」（電腦檔案、文字檔案）管理。
（三）檔案資料的建立流程
竣工驗收資料，接管驗收資料，維修、改造資料，日常巡視維護記錄、執行記錄，投訴與回訪記錄，各種活動記錄及客戶有關檔案資料。
依據建設部頒布的《全國物業管理示範標準》建立檔案管理資料
儲存資料，按分類順序編號、登記造冊，形成檔案目錄，為方便管理工作，除部分保密檔案、永久性檔案外，檔案實行開架管理。
按規定設定子目錄進行分類檔案整理，定期輸入資料並維護。
根據管理條例分類儲存：a．定期性管理檔案； b．保
密、永久性管理檔案。
檔案出室必須由具備資格的人員登記後方可借閱， 按借閱時限，及時**檔案復位，對各個環節進行記錄。
查覆信信
閱印息息根據公司行政管理制度中的相關檔案制度、管理體系
信信公處中的相關檔案規定進行利用。
息息布理
檢查定期、不定期的對檔案管理工作進行檢查、監督。
檔案資料建立流程圖
（四）檔案資料分類
貴州廣播電視大學管理檔案分類表
（若我公司獲得管理權，屆時將根據實際情況進行調整）
貴州廣播電視大學管理檔案分類表(續一)
貴州廣播電視大學管理檔案分類表(續二)
貴州廣播電視大學管理檔案分類表(續三)
貴州廣播電視大學管理檔案分類表(續四)
貴州廣播電視大學管理檔案分類表(續五)
第九章工程檔案管理
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