為規範公司各種檔案的起草、簽發和管理流程，做到政令暢通，令行禁止，正確指導公司的各項工作，特制定本規定。
一、行文管理主要內容：外部函、電、來文，本公司內部下發的各種檔案、資料、收發的各種傳真及郵遞快件等。
1、內部發文管理
公司內部發文分為一般事務性檔案、公司各項規章制度和公務文書。一般事務性檔案包括：通知、說明、各種統計**等；公司各項規章制度是公司在管理中的各項規定、辦法、措施等；公務文書包括：
請示、報告、指示、布告、公告、通告、批覆、通知、通報、決議、函、會議紀要等；
公司下發的公文由行政部統籌管理，各部門一律不得自行向上、向下傳送公文。公文本號由行政部統一編制。涉及公司各項規章制度以及對外宣傳、聯絡的文字材料，由行政部以公司名義發文。
2、外部檔案的管理
外部檔案為公司以外來文，包括信函、公文、傳真等。
二、收、發文處理程式與要求
1、發文處理程式
①、申請
一般事務性檔案的發文，應事先向相關領導提出口頭申請，經相關領導同意後擬稿。
公文及各種規章制度的發文，應事先向主管副總經理提出口頭申請，經主管副總經理同意後擬稿。
②、擬稿
公司對外檔案由行政部負責擬稿；
各部門間的往來檔案由本部門負責人擬稿；
職能部門各種一般事務性檔案，由發文部門擬稿。
公司各項規章制度由相關管理部門負責擬稿。
③、擬稿要求
各類文書擬稿要求觀點明確、陳述清楚、條理清晰，標點符號使用正確。規章制度類要符合國家相關的政策、法律，符合公司的實際情況。各項規定要明確具體、切實可行。
要做到觀點明確，文字精練，條理清楚、層次分明，篇幅力求簡短。人、地、物名、引文及時間要具體準確等。文稿擬就後，擬搞人應填《擬稿審核表》辦理審核手續。
④、審核簽發
文稿首先送行政部初審。經行政部審查修改後的文稿，送公司主管領導核稿。以公司名義對外檔案由主管副總經理核稿；公司各部門間的往來檔案由部門負責人核稿；公司各種一般事務性檔案，由下發部門負責人核稿；公司各種規章制度由各部門負責人、副總經理、總經理會審。
其次進行會簽、傳送。文稿審核會簽後，按批准許可權的規定分別呈送相關領導審定批准簽發。公司行政公文、規章制度，在副總經理、總經理署意見後，由總經理簽發；公司一般事務性檔案由分管領導簽發，重要檔案由總經理簽發。
經相關領導審閱簽發的檔案，承辦部門將發文原稿（含擬稿審核表）送行政部存檔，並由行政部負責列印、校對、登記後發布。行政公文、規章制度簽發後，承辦部門將發文原稿（含擬稿審核表）送行政部存檔，並由行政部負責列印、蓋章、裝訂、登記後發布。發文日期以領導簽發日期為準。
發文編號由行政部收發文管理員按年份依流水號碼一文一號編列。
2、收文處理程式
收文一般為公司的外部來寄送的信函、電郵、快遞、單據、通知、傳真、報刊資料等。公司外部來文，有指名收件人的由行政部收發員負責登記、簽收、直接交給收件人。如係公文，統一由收發員處理。
為避免檔案積壓誤事，應在收文當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
公司內部檔案的收文，以部門為單位，指定專人負責收文工作。公司內部檔案收文處理程式：登記、填寫《部門收文閱辦單》，部門負責人批示、傳閱、歸檔。
凡是收到公司內部的單據（包括：發票、帳簿、憑證、報表、**等）收文員應做好詳細記錄根據檔案規定的傳閱範圍或領導指示，由接收人簽字接收後為辦結。傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。
對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
經辦人如未能如期按要求辦妥交辦事宜，應於處理期限屆滿前，請示相關領導同意後，以口頭方式通知公司或部門收文員更改處理期限以保證檔案的及時傳閱。
公司外來檔案和內部檔案的收文編號，由行政部收發員和部門收文員按年份依流水號一文一號編制。
三、關於收、發傳真及快件的管理
1、發傳真時必須標明傳真內容、收發單位、發件單位、收件人、發件人、傳真**、傳真頁數、傳真日期、接收人的**等事項，傳送傳真後須確認傳真是否收到。
2、收傳真時不得隨意丟棄、扣壓拖延傳真內容，有接收人及時送達收件人並核實傳真頁數、收件單位、發件單位、發件人、收件人等事項。
3、公司傳送、接收快件及**信一律在行政部登記，由行政部通知收件人簽收。
本辦法自下發之日起實施。
發文管理流程
公司外部來文處理流程
公司內部發文處理流程
擬稿審核表
發文登記表
公司收文閱辦表
________部門收文閱辦單
承辦通知單
檔案受理催辦單
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