1.1.3 工作計畫總結及報表、單據、資訊檔案管理制度
工作計畫總結管理
1、各部門主管應於每月的月末、週末制定本部門上月、上週工作小結，下月、下週工作計畫草案，計畫及總結應以kpi指標及分析為主。
2、各部門的工作計畫草案經總經理辦公會協調平衡後，下達正式的目標管理月計畫書及每週任務書，由總經理及責任人簽名確認。
3、部門主管應制訂出目標程序控制**或看板，對目標達成率及工作進度進行考核，經常檢查本部門工作計畫/任務的完成進度，存在的問題和困難，並及時向總經理匯報。
4、每個計畫期末，各部門主管應總結本期計畫/任務的完成情況以及工作中需改善的地方、遇到的困難及解決辦法等，並在總經理辦公會上匯報，確定本期計畫/任務的完成率。
5、計畫期內未完成的工作需說明未完成的原因，並重新確定完成的具體日期，需其他部門配合的，由總經理辦公會協調。
6、各期的工作計畫/任務及其完成情況評定結果將存放各部門主管的個人檔案中，作為業績考核的內容，並與當月工資掛鉤。
7、一般員工的工作計畫/任務由各部門主管安排，工作計畫/任務的完成情況在部門例會上確認，經部門主管及總經理評定後放入員工個人檔案，作為對員工個人考核的依據。部門主管應對員工業績實行看板式管理，並公布結果。
8、所有試用的員工還應於每週週末對上週的工作進行總結並填製《××公司試用人員周總結報告書》。
報表及單據管理
1、公司各部門使用的報表、單據應制定統一的格式並編號，編號規則：××公司xx部***號，如有修改，應填寫《檔案修改申請單》，經總經理批准後方可修改。
2、各類報表、單據的傳遞應及時有序並作好記錄。
3、有權知曉報表內容的人員應按公司保密規定保守公司的商業秘密，未經授權不得向外發散。
4、各責任部門應按規定的報送物件，報送時限及時準確的報送各類報表。逾期報送或不報送，給公司造成不良影響的，將予以行政處罰。
資訊檔案資料管理
1、正式檔案使用公司標準文件格式，即有標識、公司名稱、位址、郵編、**、傳真的信箋紙格式，並註明公司（部門）名稱、簽發人、發放部門、日期等。一般技術材料、培訓材料、**等可簡化，保留公司商標即可。
2、第一行檔案編號：字型宋體、右對齊、字型大小五號字。
3、檔案編號：
（1）向上級管理部門的報告檔案或對外發函：××公司（辦）字第[2005]***號。
（2） 經理簽發的管理文件：××公司（通）字第[2005]***號。
（3） 銷售部管理檔案：××公司（銷）字第[2005]***號。
（4） 服務部管理檔案：××公司（服）字第[2005]***號。
（5） 財務部管理檔案：××公司（財）字第[2005]***號。
檔案編號由總經理秘書統一進行編號。一般事務性聯絡可使用《工作聯絡單》，不必統一編號。
4、檔案標題：字型黑體、居中、加粗，字型大小小二號。
5、正文：字型宋體、字型大小小四號、行距1.5倍。
6、簽發：公司通用管理檔案及對外公文或函件由總經理簽發；各部門管理檔案交總經理審核後由部門經理（主管）簽發。
7、發放：正式檔案發放到各部門或班組需有檔案發放記錄。
8、儲存：公司所有檔案（報送總公司檔案、接收總公司檔案及其它外部發出及接收的檔案）副本由總經理秘書統一儲存。
9、傳真：對外發傳真，統一使用公司標準文件格式，傳真前附上附頁，說明傳真目的、主題等。
10、借閱：因工作需要借閱文件，由借閱人申請，**檔管理部門負責人批准後辦理借閱手續，借閱和歸還要進行登記。
顧客檔案的管理
1． 顧客檔案是公司主要的資源，由各業務部門負責收集與管理。
2． 各業務部門應及時將該部門的顧客檔案進行分類、整理、編制檔案目錄。
3、任何員工不得向外部洩露顧客檔案所記載的涉及顧客個人隱私的有關資料。
會議材料管理
1. 會議舉行後，會議記錄人員應及時整理會議紀要。
2. 整理好的會議紀要經領導批准後分發給有關部門和個人。
3、會議材料須統一格式、編號、歸檔管理。
技術資料的管理
1. 技術部門應及時將本部門的技術資料進行整理、歸檔，建立技術資料檔案。
2. 借用技術資料需辦理審批及登記手續。
人事檔案及員工業績檔案管理
1. 建立員工人事檔案，每位員工的人事檔案包括：求職表、員工調動呈批表、身份證明影印件、社會保險卡影印件、入職登記表、勞動合同、培訓協議、**等。
2. 人事檔案由管理部行政辦統一管理。
3. 建立員工業績考核檔案。員工業績檔案包括：試用人員任務書、周計畫總結、幹部每月每週任務書、述職報告、獎罰記錄等。
4. 員工業績考核檔案由總經理秘書統一管理。
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