為做好公司員工資格證件管理，特制定本辦法。
一、員工證書管理要求
1、及時地、完整地按規定收集、接收員工資格證件；
2、員工證件的保管無差錯、無丟失；
3、為公司開展業務提供需使用的員工證件；
4、建立員工證件掃瞄件**庫，提供給公司相關部門或人員共享；
5、證件管理臺帳完整、準確、帳物相符，證件交接嚴謹，憑證儲存完整，借出證件及時收回。
二、員工證書管理的基本規定
1、要求持證上崗的專業技術人員須將執業註冊（資格）證書原件交公司保管。無執業註冊（資格）證書的，保管其職稱證書；無職稱證書的，保管其畢業證書。
2、專業技術人員必須持證上崗，職（執）業註冊（資格）證書作為員工獲得相應崗位工作的必要條件，公司已經在員工工資中予以考慮，本職工作的執業資格證書無證書津貼。
3、新員工執業註冊（資格）證在試用期內未轉入公司，試用期順延至提交有效轉注手續日；員工執業資格證在約定期內未轉注入公司的按無執業註冊（資格）人員薪酬標準下調薪酬或解聘。
4、業務部門借出證件壓證的由借證部門負責收回。
5、合同期未滿離職的，所持執業資格證書不得轉至其他單位。
6、非在職員工的非公司資質條件要求的證件公司不予保管。
三、員工證書管理職責
（一）人力資源部負責人職責
1、負責員工證件管理工作的組織、指導和檢查。
2、負責員工證件管理中出現問題的解決。
（二）人事專員職責
1、接收、保管員工證件及執業印章（不含明確需發給員工本人使用的執業印章）；
2、掃瞄員工證件並傳送給員工資質培訓專員；
3、員工證件的借用、收回、發放、退還，監理員、省監理工程師、造價員、招標從業人員執業印章、胸卡的發放；
4、建立證件管理臺帳，保管證件交接憑證；
5、每月中旬進行一次員工證件帳物核對。
（三）員工資質培訓專員職責
1、員工取得新的資格證件、執業印章、胸牌的領取和移交；
2、為公司資質統一提供所需員工證件；
3、建立和維護員工證件掃瞄件**庫（取回新證掃瞄後再移交人事專員），提供相關部門及人員共享；
4、建立押出證件臺帳，督促押出證件收回；
5、督促執業資格證書未轉入公司的在職員工轉入註冊。
四、資格證書類別
本辦法所指的「資格證書」為員工崗位「任職資格」所要求的職（執）業註冊（資格）證書，類別如下：
（一）通過國家規定的各級人事部門組織的各系列、各專業職稱評審或國家統一組織的職稱考試，並獲得相應級別的職稱證書。根據公司實際情況，僅指工程系列、經濟系列、會計系列；
（二）公司資質滿足條件的或影響從事本職工作的各類執業註冊（資格）註冊證書。指全國註冊監理工程師（含交通部監理工程師）、註冊造價工程師、註冊（投資）諮詢工程師、註冊安全工程師、招標師、造價員（帶中級職稱）、招標從業人員資格（帶中級職稱）、專案管理從業人員資格、涉密資格證書、評標專家。
（三）其它與本崗位專業相關、公司需要的各類證書，如一級註冊建築師、一級註冊建造師、一級註冊結構工程師、註冊土木工程師、註冊電氣工程師、註冊公用裝置工程師、投資專案管理師、四川省監理工程師、監理員、造價員、招標從業人員資格、評審專家。
五、員工證件管理流程
（一）員工資格證件的收集與員工證件**庫
1、員工（含兼職）的各類執業註冊（資格）證書均需收集到公司保管（評標專家證書除外）。
2、人事專員在辦理員工（含兼職）入職時收取其執業註冊（資格）證書，無執業註冊（資格）證書的保管其職稱證書；無職稱證書的保管其畢業證書，收取證書要向提交證書人出具加蓋人力資源部印章的收據。收據採用帶有編號的三聯收據，另兩份分別存人事專員和人力資源部負責人處。
3、員工資質培訓專員取回新的員工資格證件在取回當日掃瞄後移交人事專員。
4、人事專員在收取證件當日即將證件編號存放並登記證件管理臺帳。
5、人事專員在辦理員工（含兼職）入職手續時，掃瞄新員工的身份證、學歷證、職稱證、執業註冊（資格）證，將掃瞄件傳送給員工資質培訓管理專員，員工資質培訓專員接收掃瞄件後即整理入員工證件**庫。
6、員工資質培訓專員每月清理一次在職員工執業資格證書未轉入公司情況，督促轉入，並將《在職員工執業資格證書未轉入情況統計表》傳部門負責人、分管領導。
（二）員工證件的使用管理
1、壓證管理
（1）業務部門需要借出員工證件壓證的，需登記寫證件名稱、借證事由、壓證何處、經辦人，經部門領導、分管副總簽字批准，資質培訓專員登記後方可借出，並在借出一周內將壓證憑證交人力資源部員工資質培訓專員。
（2）若借出壓證的證書需轉移壓到另一地點，按壓證辦理程式到人力資源部辦理壓證變更手續，並將變更壓證憑證在變更壓證後一周內交人力資源部資質培訓專員。
（3）壓證原則上只壓擬派在職人員，若壓兼職人員的執業資格證書，須公司總經理批准，同時得到證書持有人的書面同意。
（4）壓出證件應在竣工驗收後30天內由借出部門取回證書交回人力資源部，若因特殊原因不能按期取回證書，應寫出書面說明交人力資源部備案。
（5）員工資質培訓專員建立《證件壓證借出台帳》，跟蹤督促壓出證件收回。
2、市場部投標使用員工證件，由市場部在人事專員處借出，用完後當日歸還。
3、辦理公司資質使用員工證件，由員工資質培訓專員負責借出和向兼職人員收集，再統一提供給辦理公司資質的人員；員工資質培訓專員從公司借出的證件使用完當日歸還人事專員，向兼職人員借用證件在一周內必須歸還本人，每次資質辦理使用證件員工資質培訓專員均需製表記載交接過程。
4、辦理業務備案使用的員工證件，由業務部門經辦人員負責借出，員工資質培訓專員配合提供，使用部門使用完證件的當日將證件送還員工資質培訓專員。
5、為辦理員工資質用證件，由員工資質培訓專員負責借出、收集和歸還。
6、《員工證件借用登記薄》採用膠裝，編連續面碼號，由人事專員管理。
（三）員工證件的領取、發放與退回
1、員工資質培訓專員領回員工新取得的或換發的新的執業註冊（資格）證書、執業印章及胸牌，移交給人事專員保管，接收人在《新證移交登記簿》上簽收。
2、影響公司資質的執業註冊（資格）證書（特指證書類別2）的轉出、職稱證書的退回，需填寫《員工證書退證、轉注審批表》辦理退證、轉注手續；需要繼續放在公司註冊的，與公司簽訂兼職聘用協議，公司保證其有效性。
3、影響公司資質的，合同期未滿離職的，所持執業註冊（資格）證書不得轉出至其他單位，待合同履行結束後方可轉出。
4、省監理員、省監理工程師的執業印章、胸牌及時發給員工本人，其他執業印章的需經人力資源部經理及分管領導批准後方可發放，印章發放要蓋留印鑑。
5、離職人員、非在職人員的不屬公司資質滿足條件的各類證書，按正常離職手續辦理離職，與公司無任何經濟糾紛的，人事專員審核確認後可直接辦理退證。
六、附則
1、公司鼓勵員工積極取得上述資格證書，對於取得職業(執)資格證書的人員，在本單位註冊、表現優良的，在同等條件下可優先聘任更高等級職務。
2、本辦法由公司人力資源部制定並負責解釋。
3、本辦法自發布之日起執行，公司其他規定中與本辦法有不一致的以本辦法為準。
附件：1、《員工資格證書退證、轉注審批表》；
2、《員工證件借用審批登記表》；
3、《證書、印章、胸卡領用審批登記》；
4、《新證移交登記表》；
5、《證件借出壓證清查統計表》；
6、《在職員工執業資格證書未轉入情況清查統計表》。
2023年7月31日
員工資格證書退證、轉注審批表
編號：cdwa-rs-009日期：
員工資格證書退證、轉注審批表
編號：cdwa-rs-009日期：
新證移交登記表
在職員工執業資格證書未轉入清查統計表
編號：cdwa-rs-010日期：
員工證件借用審批登記表
編號：cdwa-rs-011日期自編號：no.
員工證件借用審批登記表
編號：cdwa-rs-011日期自編號：no.
員工證件借用審批登記表
編號：cdwa-rs-011日期自編號：no.
證書、印章、胸卡領用審批登記
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