1.0目的
1.1 規範檔案管制的權責及要求；
1.2 制訂檔案分類、編號、製作、審批、發行、修訂、儲存和作廢的作業規範以作為檔案管制的依據；
1.3 確保外來檔案的識別、分發與管理的適當性
1.4 確保和質量管理活動有關的記錄易於閱讀、識別、查閱、歸檔、儲存、維護與處理，以證明所需品質已達成且證明質量管理體系的有效運作。
2.0範圍：
本程式適用於本公司質量管理體系各類檔案與資料(含外來檔案)、所有質量活動的記錄和進入本公司的客戶和**商的記錄。
3.0權責：
4.0定義：
4.1一階檔案(質量手冊)：敘述本公司質量方針與質量目標，概括地描述iso9001：2008國際標準各項要求在本公司的採用，為本公司的質量管理體系活動指引方向。
4.2二階檔案(程式檔案)：確定本公司各內建部門的工作職責和作業流程，相互溝通應由哪個部門、哪些人、做哪些事以及做完後流向哪一道工序。
4.3三階檔案(支援檔案)：相關的作業細則、作業規範、檢驗標準、質量管理規定等指導性檔案。
4.4四階檔案(表單記錄)：記錄質量管理體系活動的**，用來印證產品(服務)是依照本公司所制訂的要求發展和製造的，證明質量系統有效的運作。
手冊第一階檔案(qm)
程式檔案第二階檔案(qp)
指導書、規範、標準第三階檔案(wi)
表單、記錄第四階檔案(fm)
5.0檔案管制作業
5.1檔案管制作業流程圖
5.2檔案編制作業
5.2.1視本公司建立、實施、維護和持續改進質量管理體系的需要，由相關部門依第3.0的權責進行檔案擬案、審核、批准，必要時，起草檔案應召集相關的部門進行檢討。
5.2.2檔案擬訂內容原則上包含但不僅限於目的、適用範圍、定義和術語、職責和許可權、流程圖、程式內容、相關記錄、修訂標誌等內容。
5.2.3檔案編號規定(sy-代表成都思遠機械****)
5.2.3.1第一階檔案
sy-qm-□□
代表流水號(01-99)
qm代表質量管理體系
5.2.3.2第二階檔案
sy-qp-□□
代表流水號(01-99)
qp代表程式檔案
5.2.3.3第三階檔案(不含工藝物料表、作業指導書、檢驗規範)
sy-wi-□□-□□
代表流水號(01-99)
部門代號
wi代表作業指導檔案
5.2.3.4工藝物料表、作業指導書、檢驗規範
sy代表工序流水號※2
代表產品編號※1
代表客戶**(依客戶**表)
※1： 產品編號依客戶的產品編號為準，即客戶在訂單、圖紙上顯示的產品編號。因產品編號的字元數量不一致，故檔案編號的字元數量隨產品編號不同而不同。
※2： 工藝物料卡的工序流水號為00，作業指導書按工藝編號的先後順序依次從01開始編號，檢驗規範隨最後一道工序遞增編號。
※3：部門代號
5.2.3.5第四階檔案
sy-qp□□-□□-□/□
代表版本/版次號
代表表單流水號(01-99)
代表產生表單記錄需求的程式檔案
例：二階檔案【檔案與記錄管制作業程式】的檔案編號為sy-qp01，其產生的第一張表單是【管制檔案一覽表】，則這張表單第一版次的編號應為：sy-qp01-01-a/0。
5.2.3.6外來檔案(不含圖紙)
sy-□□□-□□□
代表流水號
代表檔案**(1-3位字元)
檔案**：a，國際(國家)標準b，法律法規；
c，**商資訊d，其它**檔案。
5.2.3.7 產品圖紙編號以客戶提供的圖紙編號為準，客戶沒有給圖紙編號的以圖紙上的產品編號為圖紙編號，圖紙的版本/版次以客戶提供的版本/版次為準。
5.2.4 質量手冊由管理代表指定人員編寫，經相關部門討論後交管理代表審核，由總經理核准後發行，二階檔案由相關部門指定人員製作，經部門部長審核後，經相關部門討論無異議後由管理代表核准後發行。
5.2.5本廠所有與質量活動有關的檔案須以版本版次管制，版本版次代號從a/0開始，依序為a/1，a/2…a/9，b/0，b/1…依此類推，檔案生效日期以檔案發行日期為準。
只有修改檔案內容後版本/版次才公升級，文字勘誤、排版改變不需公升級版本/版次，但要得到適當的批准。
5.3檔案分發作業：
5.3.1與質量活動有關的檔案製作完成，且經權責人員核准後，一律(表單記錄除外)交文控統一受控發行，經核准發行的檔案，由文控以【管制檔案一覽表】登入管理。
5.3.2 發行檔案時在檔案的每一頁加蓋紅色受控章後發行到相關部門，收文部門應在文控填寫的【檔案分發**記錄表】上簽名證實收到該版本的檔案。
5.3.3 客戶提供的產品圖紙屬於顧客財產，由文控以【圖紙一覽表】登入管理，並於圖紙右上角(也可以是圖紙的空白處)加蓋紅色受控章後發行，收文部門應在文控填寫的【圖紙分發**記錄表】上簽名證實收到該版本的圖紙。
5.3.4 因查閱、追溯、參考等原因需要使用檔案和圖紙的，文控應在檔案(圖紙)上加蓋紅色參考印章後發行給相關部門，此類發放文控不作分發**記錄，使用部門根據實際情況自行決定儲存還是銷毀。
注：在本公司凡蓋有「參考」印章的檔案和圖紙，都不可以作為作業的指導依據，而僅可作為追溯的證據和參考資訊的**，若的確需要舊版圖紙作為加工依據時，現場管理人員應向操作員特別說明依舊圖加工的批量和詳細的加工要求。
5.4檔案的修訂、**和廢止
5.4.1 當確定檔案不符合iso9001：
2008標準要求或不適合於本公司的實際執行時，應對檔案的內容進行相應的修改、增加、刪減，檔案的修訂由檔案原編寫部門執行，檔案修訂後應將修訂內容記錄在檔案後面的【檔案修訂履歷表】中。修改後的檔案需依第3.0章節的規定進行審批，修訂後的檔案的版本版次號依5.
2.5的規定變更。
5.4.2 文控將最新版本檔案依5.3分發到原受文部門，同時應**相對應數量的舊版檔案，並在【檔案分發**記錄表】上註明**情形。
5.4.3 文控在發行新版圖紙時，應同時**舊版圖紙，並將分發**作業情況記錄在【圖紙分發**記錄表】上。
5.4.4 **的舊版檔案和舊版圖紙，可由文控加蓋紅色作廢印章後作為再生紙使用，不可作為再生紙使用的由文控銷毀。
舊版圖紙、舊版檔案的原件由文控填寫【檔案銷毀申請單】經管理者代表核示銷毀還是儲存，文控根據管理者代表的核示執行相關作業。
5.4.5 如果乙份檔案的大部分或全部內容都不適用於本公司的執行或不符合iso9001：2008標準要求，則這份檔案廢止，廢止的檔案的檔案編號也同時廢止，不可再次使用。
5.5檔案的檔案管理作業 ：
5.5.1檔案版本管制
5.5.1.
1 各部門應持有最新版本版次的檔案，當修訂的檔案得到核准後，文控應及時發行最新版本版次的檔案給相關部門。文控以【管制檔案一覽表】作為本公司檔案最新版本版次的總覽表。
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