人事檔案管理制度
1. 目的
使公司人事檔案管理工作制度化，規範化，維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。便於相關人事檔案材料的借閱和使用。
2. 適用範圍
適合公司企業部
3. 人事檔案分類
員工人事檔案分為以下四大類：
3.1 入職檔案
3.1.1 個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書影印件等個人入職基本資訊。
3.1.2 勞動合同、保密合同、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。
3.2 培訓檔案
新員工入職培訓試卷、培訓心得。
參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表。
培訓服務協議。
3.3 職位檔案
職位說明書、職務說明書、職務任命書。
職務變動申請、職位職務變更記錄。
3.4 薪酬考核檔案
試用期考核表、員工試用期總結表。
季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。
工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。
3.5 其他檔案
個人黨、團相關資料。各類獎勵、處罰記錄。離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協議等、其他補充協議。
4. 人事檔案的歸檔
歸檔的程式如下：
首先對各類人事檔案進行鑑別，看其是否符合歸檔的要求。
按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。
在目錄上補登材料名稱及有關內容。
將新材料放入檔案。
5. 人事檔案的核查核對
檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如檢視有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如檢視檔案室環境是否良好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後。
對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。
發現某些損害之後，如發現材料變黴，發現了蟲蛀等。
6. 人事檔案的轉遞
檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞程式如下：
取出應轉走的檔案。在檔案底賬上登出。填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》。
按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則，一般通過內部人員轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
7. 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
7.1 查閱
設立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關許可權人員可以到人事檔案管理部門進行檢視，無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。
7.2 借出使用
相關人員為完成某項人事工作任務，必須將人事檔案借出使用時採用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續，基礎時間不能超過一周，需要在「借閱登記表」上進行登記，逾期未歸還者，續辦延長借閱手續，並到期歸還。
7.3 出具證明材料
一般由於使用人因入黨、入團、提公升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查，經主管部門審批，加蓋公章後方能生效。
8. 人事檔案利用的手續
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
8.1 查閱手續
查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的物件，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱部門負責人簽字；最後，由人事檔案部門審核批准。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批准。
8.2 外借手續
首先，借檔人員寫出借檔申請，內容與查檔報告相似；其次，借檔人員（部門）蓋章，負責人簽字；再次，人事檔案部門對其進行審核、批准然後，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚並由借檔人員簽字；最後，歸還時，及時在外借登記上登出。
8.3 出具證明材料的手續
單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由；其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最後，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。
9. 人事檔案保密規定及儲存期限
9.1 公司設專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、塗改、變更或銷毀，並且嚴格保密，不得擴散。
9.2 公司的內部各類人事檔案原則上永久儲存，對於已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年後方可銷毀。
企管部2023年10月24日
9人事檔案管理制度
重慶大唐國際彭水水電開發 為了提 部人事檔案的管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共 組織部 國家檔案局發布的 幹部檔案工作條例 組通字 1991 13號 中共 組織部發布的 幹部檔案整理工作細則 以及中國大唐集團公司發布的 幹部人事檔案工作八項制度 大唐集團制 200...
03人事檔案管理制度
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09人事檔案管理制度
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