普通秘書學教案(第三課)
內容：秘書機構（第四章）
秘書職能（上）（第五章）
教學要求：
一、了解狹義和廣義的秘書機構、中樞機關、秘書制度等基本概念；掌握秘書機構的基本特
點、作用，秘書機構設定應遵循的原則，秘書機構的組織模式及其優缺點，秘書機構的布局方
式，秘書工作制度，我國秘書工作制度內容，秘書管理制度及其內容，秘書機構改革內容等。
二、了解秘書職能、輔助決策、管理職能、溝通資訊等基本概念；掌握輔助決策的過程、各
個階段的具體步驟，輔助決策的意義，輔助決策各個階段的秘書活動，輔助決策應遵循的原則
，協助管理的特點、原則，管理活動中的具體秘書活動，督查工作的性質、任務、範圍、方法
，溝通資訊的作用、特徵、原則，資訊處理過程等。
教學簡案：
第四章秘書機構
第一節秘書機構概述
一、秘書機構的概念
秘書機構有狹義和廣義之分。
狹義的秘書機構，是指擔負文牘性工作，並直接為領導工作服務的辦事部門。
廣義的秘書機構，是指凡具有參謀助手、溝通協調、督促檢查等功能，並為領導工作和機關
工作服務的辦事部門。
二、秘書機構的性質
秘書機構是輔助機構，辦事機構，是協調機構。
特點：1、輔助功能的綜合性
2、所處位置的中樞性
3、組織關係的封閉性
三、秘書機構的作用
1、組合作用
2、樞紐作用
3、過濾作用
第二節秘書機構的設定
一、秘書機構設定的原則
1、統一原則
（1）機構名稱要統一。
（2）機構設定要統一。
（3）職能目標要統一。
2、精簡原則
（1）設定要精幹
（2）分工要簡明
（3）設定要科學
3、效能原則
（1）分工要合理。
（2）要減少層次。
（3）幅度要適中。
（4）結構要科學。
4、適應原則
（1）主要領導者的工作需要。
（2）分管領導的工作需要。
（3）機關工作的需要。
二、秘書機構的組織模式
1、因人分設制
模式圖2、因事分設制
模式圖3、混合分設制
三、秘書機構的布局方式
1、集中式
2、分布式
第三節秘書機構的建設
一、秘書隊伍的建設
1、保持相對穩定
2、提高綜合素質
3、優化隊伍結構
二、秘書制度的建設
1、秘書工作制度的建設
2、秘書管理制度的建設
三、秘書機構的改革
1、規範機構名稱
2、調整秘書職能
3、變更秘書機構
第五章秘書職能（上）
第一節輔助決策
一、輔助決策概述
1、輔助決策的涵義
輔助決策，是指秘書人員或秘書機構為領導者制定並實施決策所採取的各項輔助行為。
2、輔助決策的過程
（1）決策準備階段。
（2）決策制定階段。
（3）決策審定階段。
（4）決策執行階段。
3、輔助決策的意義
（1）現代領導工作的必要補充。
（2）秘書職能的重要轉變。
（3）造就新型秘書人才的有效途徑。
二、輔助決策的原則
1、定位原則
2、超前原則
3、系統原則
4、資訊原則
5、諫諍原則
三、決策中的秘書活動
1、準備階段的秘書活動
（1）提供決策課題
（2）蒐集決策依據
（3）擬定備選方案
2、制定階段的秘書活動
（1）徵詢群眾意見
（2）組織專家論證
（3）承辦決策會議
3、審批階段的秘書活動
（1） 撰寫決策報告
（2） 編制實施計畫
（3） 落實行動措施
4、執行階段的秘書活動
（1） 協助決策試驗
（2） 提供反饋資訊
（3） 總結決策經驗
第二節協助管理
一、協助管理概述
1、 管理與管理職能
2、 協助管理的特點
（1） 管理的綜合性
（2） 管理的間接性
（3） 管理的非常規性
3、協助管理的原則
（1） 服從原則
（2） 溝通原則
（3） 合作原則
二、管理中的秘書活動
1、計畫中的秘書活動
（1） 積累資訊資料
（2） 推動部門計畫
（3） 擬制綜合計畫
2、指揮中的秘書活動
（1） 傳達上級的指令
（2） 調查下級的反映
（3） 協調指揮活動
3、控制中的秘書活動
（1） 擬定控制標準
（2） 獲取偏差資訊
（3） 協助糾正偏差
三、督促檢查
1、督查的性質
2、督查的範圍
3、督查的方法
（1） 規模督查法
（2） 典型督查法
（3）專項督查法
第三節溝通資訊
一、溝通資訊概述
1、溝通資訊的涵義
2、溝通資訊的作用
（1） 先導作用
（2） 樞紐作用
（3） 協調作用
3、溝通資訊的特徵
（1） 雙向性
（2） 中介性
（3） 保真性
（4） 時效性
（5） 連續性
二、溝通資訊的原則
1、求實
2、迅速
3、簡明
4、公開
5、多樣
三、資訊處理的過程
1、資訊的獲取
2、資訊的加工
3、資訊的存貯
4、資訊的檢索
5、資訊的提供
第三章秘書機構的職能與工作要求
一 秘書機構的概念 二 秘書機構的性質與特點 三 秘書機構的作用 四 影響秘書機構設定的因素 五 秘書部門設定的原則 六 我國秘書部門的設定情況 第四章秘書工作 第一節秘書工作概述 一 秘書工作的原則 二 秘書工作的內容 型別 三 秘書工作的本質特徵 四 秘書工作的基本規律 第二節秘書工作的發展 一...
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