4.2 秘書的職能
一、匯入：
大家都知道比爾·蓋茨他是世界級的企業家，然而他的秘書露寶所做的工作也是事務性的瑣碎工作，比如，在客戶面前替年輕的蓋茨疏通關係，安排他的生活起居等。正是這些瑣碎的工作給創業初期的比爾·蓋茨提供了很大的幫助，也在微軟公司的發展過程中起了很大的作用。可見乙個好的秘書是乙個企業或乙個組織的寶貴資源。
秘書的重要性主要體現在他們的職能當中。那秘書的職能都有哪些，這些職能的要求是什麼，我們應該如何正確看待秘書這一職業？通過這節課的學習大家會對的以上問題有一定的了解。
這節課我們學習第四章第二節的內容：秘書的職能。ⅰ（板書課題：秘書的職能）
二、主體：
（一）首先，我們來看第乙個問題：秘書的主要職能。ⅱ（板書：主要職能）
秘書的職能因其在工作環境中所處的位置可大可小，比如他們可以做端茶送水的小事，也可以做獻計獻策這樣的大事。但是，總之，他們主要職能有：辦文、辦會、辦事這三項。
ⅲ（板書：辦文、辦會、辦事）這裡的辦字主要體現秘書的工作方式與方法。下面我們依次來看。
1、辦文——辦文中的文」主要指的是文稿、文書、文字材料等。辦文是秘書的特別授權職能。為什麼這樣說呢？
因為秘書沒有擅自擬文的特權。秘書撰寫公文的目的性很強，就是為了解決工作中存在的問題，所以從這個角度來講，公文首先充當的是工具。它不像作家詩人那樣用藝術化的語言表達個人對現實生活的感悟。
所以，公文是用來辦理事務的，而不是用來審美的。
2、辦會——是秘書的專項職能。（辦會顧名思義，就是組辦會議）。在具體的辦會過程中，在會前秘書要做籌備工作，布置會場，在會中安排流程，在會後要總結經驗，撰寫會議總結等。
辦會職能要求秘書要熟練地掌握辦公裝置的使用技能與現代化的會議管理軟體。比如：電視**會議軟體、網路會議軟體等。
3、 辦事——是秘書的日常事務職能（秘書所辦的事有隨機事務、也有授權事務）。辦事職能要求秘書要有眼界、有韜略，還能迅速有效地****事務。
結語：從秘書的這些職能當中，我們可以看出，在工作中秘書就是領導的左右手，並且秘書的職能全面地檢驗他們的才智與經驗。
（二）下面，我們主要學習秘書的辦文職能（板書：辦文職能）
辦文主要包括三項內容：ⅳ（板書：文稿撰擬、文書執行、文書管理）同學們請看：
文稿和文書只有一字之差，但是表達不同的內涵——文稿是指秘書初步擬定的公文的雛形，沒有經過領導的審閱，不能進入執行環節；而文書是成形的，經過領導審閱和秘書修改之後的定稿，能進入執行環節。下面我們逐項來看。
（1）文稿撰擬。(考驗的是秘書的專業素養)
（2）文書執行。包括收文與發文，比如：
（收文：簽收——登記等）
（發文：簽發——登記等)
（3）文書管理。主要是公文的保密工作與歸檔管理工作。
秘書撰寫公文是一種命題寫作，命題就是指定主題，比如指定讓秘書寫通告還是通報。秘書在這項命題寫作中可以有獨到的見解，但不能刻意地求新求異，要以解決公務為主。所以，公文寫作有乙個基本的結構模式：
（副板書）開頭一般寫行文的根據、目的、意義。主體用來闡明這種意義，提出相應的措施，結尾一般要寫明執行要求或者申報要求。公文寫作有乙個基本的機構模式，相應地秘書寫作也有三點要求。
（1）秘書寫作是代言寫作。代表組織或團體說話，體現集體的意志或領導的意志。所以，秘書永遠是輔助角色，要做到「明確角色定位，不失職、不越權」。
那麼，作為代言寫作，秘書的作用是不是完全是消極被動的呢？也不完全是，因為秘書的知識結構和能力結構與秘書的行文能力密切相關，比如，乙個秘書他具有文書學、秘書學等方面的豐厚知識素養，那麼，他所做的公文相應地質量就高，也容易得到領導的認可。
（2）秘書寫作也是職責寫作。公文有「一字入公文，九牛難移動」的嚴肅性與「下筆千言，倚馬可待」的時效性，這就要求秘書有敏捷的文思與迅速行文的能力。它不像作家的創作，作家寫一部**可以寫三年五年，甚至更久。
（3）秘書寫作還是一種法定寫作。公文不是任何單位或任何部門能夠任意使用的，要必須具有法定資格才能寫作和發布公文。而且文種不同，對法定資格的限制也不同。
比如，公告是有較高階別的國家權力機關，行政機關向國內外宣布重要事項時所使用的公文。一般單位，一般部門，在一般情況下無權使用公告。由此可見，秘書寫作首先要符合國家制定的公文規範。
（三）重點：在掌握了秘書寫作的三點要求之後，接下來我們要具體學習文稿撰擬：在文稿撰擬中主要講兩個問題，第一是文稿撰擬的規程，文稿撰擬的歸程可以分為三個階段：
準備階段——撰擬階段——審改階段）。ⅴ（板書：準備階段——撰擬階段——審改階段）
準備工作階段
（1）在準備階段，領導要交代發文意圖。公文是一種命意寫作（副板書：命意），命意是指明立意，具體指公文要傳達什麼意思，起到什麼作用。
所以，在準備階段要求秘書要全面、準確、深入地領會領導的意圖。只有領會了發文意圖，秘書才能有明確的擬文方向。秘書還要圍繞發文意圖學習本單位相關的方針政策。
尤其是對指導性、規範性公文的起草更應如此。
（2）領會了領導的發文意圖，接著就要確定發文的主旨和文種。給文稿擬定乙個鮮明的主旨，選定乙個恰當的文種。秘書所能撰寫的文種非常之多，不同的文種表達不同的內涵。
但是有些公文的作用十分接近，如報告和請示（副板書：報告、請示）報告與請示的共同點是它們是都是上行文（上行文通俗來講就是：下級向上級的行文），它們的不同點是報告是向上級反映情況、答覆上級的詢問，這裡需要注意一點，報告中不得含有請示事項。
而請示是專門向上級請求指示與批准的公文。（在這裡我們可以從檔案內容上作出區分報告與請示這兩種公文）。那麼除了檔案內容，還可以根據國家的公文規範選用文種；另外，還能依據檔案中的工作關係與職責地位選用恰當文種。
（3）在準備階段，秘書還要收集和選擇所需的材料。材料要求要準確全面，真實典型。在選材的過程中要刪繁就簡、去粗取精。
（1）在準備階段秘書做了充分的準備工作之後，在撰擬文稿階段安排結構，擬寫提綱。
（2）擬寫好提綱後，落筆起草，擬寫正文（擬定好文稿之後，工作還沒有完成）
最後一步，在審改階段
（1）要反覆認真地修改，精益求精，最終形成定稿。
結語：以上我們樹梳理了文稿撰擬的規程。
這是乙份撰寫通知的材料，其中有具體的寫作要求，課後發給大家，請同學們根據剛才所學的內容分組完成這個通知的撰擬規程：第一組：完成準備階段的工作。
然後交給第二組：完成撰擬階段的工作。再交給第三組：
完成審改階段的工作。這是第乙個課後作業。
（四）難點：
我們接著來看，在文稿撰擬中還需要強調兩個問題：
1.一是注意公文的規範性。公文的規範性進一步來說，就是要規範擬文。
在這裡需要補充一點：2023年國家制定的《國家行政機關公文格式》現已廢止，如今啟用的是2023年國家新制定的《黨政機關公文格式》。與舊版相比，新版主要變化有六點。
第一點變化是公文的適用範圍擴大了，這我們可以從檔案的名稱當中看出來。（還有五點變化有待同學們在課後自己學習完成：主要的任務是對比分析公文的格式變化，並識記2023年新的格式要求。
）這是你們的另一項課後作業。
2．剛才講了第一點要注意公文的規範性，第二點要注意公文的嚴密性。要求公文在表達上要有嚴密的邏輯性，在內容上也要符合邏輯，不能因為在表達上與內容上的模稜兩可造成執行上的混亂。所以秘書要必須掌握科學有效的思維方式與表達方式。
這是需要強調的兩點問題，希望同學們注意！
三、總結：我們回過頭來看，這節課我們學習了三點內容
1.秘書的職能體現了他們在集體中的位置。
2.秘書的職能體現了他們的綜合素質。
3.秘書寫作，或者說公文寫作要有一定的規範性。
專業的前景：
培養從事漢語言文學教學和研究、文化宣傳、新聞出版、文秘及行政管理等方面的複合型高素質專門人才。畢業生因適用面廣、適應性強而受到社會歡迎，歷年就業率均居本校文科專業前列。
文秘教育專業主要培養德、智、體、美全面發展，系統掌握文秘和辦公管理的基本理論和知識，具有突出的辦文、辦會、辦事實踐能力，具有較強的學習能力、工作能力和創新能力，適應區域經濟社會發展生產、管理服務一線文秘工作要求的高素質技術開發應用型人才。但是本專業中國幾乎是沒有學校設有研究生。作為一種全球性的職業，
文秘工作越來越趨於現代化、科學化和專業化。它在輔助各級領導進行綜合管理、樹立企業形象、溝通內外關係、處理資訊交流等方面發揮著越來越重要的作用。
2023年公文格式與2023年黨政機關公文格式：
1.主題詞兒不再標：刪除主題詞
2.密級緊急左上角：密級、緊急程度從右上角改為左上角
3.印章署名要齊全：增加發文機關署名格式要素
4.成文日期用數字：成文日期用阿拉伯數字標註
5.公文頁碼不可少：增加頁碼格式要素
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