天津寶港企業管理****
編號：bg總經辦（a）【2008】010101號
一、 目的
1、 檔案管理是企業管理的乙個重要組成部分，歷年檔案可以體現乙個企業創立、發展、壯大的歷史過程，是公司日常運作及參與各種法律行動的重要依據。
2、 為了確保公司有效地製作、宣傳、執行、修改、保管檔案，避免資料遺失，使各種管理措施和指令落到實處，並具有連貫性，結合公司的實際情況特制定本制度：
二、 適用範圍
本管理制度適用公司各部門各種文字檔案，電腦檔案，電子檔案及特殊載體檔案，但不包括人事檔案檔案。（注：特殊載體檔案包括但不限於**、底片、錄音帶、錄影帶、磁碟、磁帶、cd、vcd、工程藍圖）
三、 管理組織與權責
1、 公司製作，頒發的所有檔案由辦公室安排文職人員管理（注：將來公司發展壯大後，應專門設立文管中心或檔案中心），其主要工作職責與許可權如下：
（1）、負責公司內所有檔案的收集、整理、登記、保管、維護、借閱及作廢檔案的銷毀審核工作。
（2）、負責監查其它各部門檔案有效性，歸檔、保管、維護工作，各部門必須全力予以配合。
（3）、嚴格執行及遵守《檔案管理制度》，對於違反本制度的，檔案管理人員有權提出批評，制止或糾正，情節嚴重者可呈報辦公室予以處罰。
（4）、嚴格執行檔案管理的借閱程式，有權拒絕未經申請批准的檔案借閱者，有權拒絕非許可權範圍內的檔案借閱者，有權拒絕未經批准擅自影印檔案人員收回已影印的檔案，有權追究借閱後缺損檔案人員的責任。
（5）、嚴格遵守及執行公司檔案的保密制度。
2、 各部門要指定文職人員保管該部門製作頒發的檔案，其主要工作職責與許可權如下：
（1）、熟練掌握《檔案管理制度》，了解本部門的工作業務。
（2）、負責本部門檔案的登記、列印、影印、保管、分發的具體實施及過期無效檔案的**、作廢、銷毀實施工作。
（3）、根據檔案分類原則，對本部門內所有檔案進行文字立案及電腦立案登記。
（4）、負責本部門內所有檔案原稿及電子備份檔案的收集和整理。
（5）、負責本部門內業務客戶、關係客戶的資料收集，整理立案。
四、 檔案的分類，分類原則，部門編號，列印格式
1、根據公司的實際情況，內部檔案按如下性質分為a、b、c三類檔案：
（1）、a類檔案：是指各類管理手冊和規章制度，是公司的基本法，是為加強內部管理，提高管理效率而對內部各種行為進行規範而形成的具有普遍約束力的檔案，這類檔案必須永久儲存，並按規定的格式列印，a類檔案的編寫一般須具備但不限於五個要素：目的，適用範圍，管理組織與權責，管理規定，附表（見附表一）。
（2）、b類檔案，是指一般性的檔案，如人事任免、行政命令、通告、通知、獎罰通報或未經完善整理的緊急性檔案或規定，此類檔案需按確定的格式列印（見附表二），經過半年或一年時間的試用，整理，合併，彙編成a類檔案，要作廢。
（3）、c類檔案指部門之間的溝通性檔案，如備忘錄、工作總結、評比結果的公布等只在短期內起臨時性約束作用的檔案，格式不限。
（4）、傳真件傳送時須具備如下要點：收件單位（收件人）、傳送單位（傳送人）、發文日期、發文編號、頁數、主題、主要內容，見附表三。
（5）、會議記錄須具備如下要點，會議時間、會議地點、會議記錄、參會人員、主持人、會議內容格式參照附表四。
（6）、本制度中未提及的檔案製作格式，可根據實際情況自行酌情製作。
1、 編號格式：sx+部門+檔案類別+年號+順序號，sx指盛行置業****，部門以該部門的簡稱，例如《檔案管理制度》的編號為sx總經辦（a）【2008】010101號
2、 對外檔案包括但不限於各類公函，報刊，雜誌，信件，傳真資料。
五、 內部檔案的收集整理。
1、 檔案經本部門經理確認後正本由本部門整理歸檔建立案卷目錄進行登記，如需傳送其它部門的由檔案製作部門影印傳送。
2、 檔案的發布應在生效日期前，便於執行者熟悉檔案內容。
3、 檔案管理員應做好檔案發布歸檔登記（見附表五），登記表必須與檔案正本一齊裝釘歸檔，並於每月月底收集整理歸檔。
4、 一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作活動中形成的檔案由主辦單位收集歸檔。
5、 公司主辦的公共活動，以專案方式整理檔案，並由活動主辦部門於活動結束後一周內完成資料整理歸檔。
6、 檔案管理員負責收集本部門在對外社會活動交往中的客戶資料（包括客戶名稱，公司名稱，職銜，聯絡位址，**，傳真，業務內容）整理後歸檔。
六、 對外檔案的收集整理。
1、 所有外來信件，報刊，雜誌，公函等經郵遞員送至前台後，由前台接待人員分類，屬於公司的檔案在收件後20分鐘送交辦公室，屬於員工的在公共區小白板上公布員工姓名至前台簽名領取，如沒有註明收件人姓名的，交由辦公室處理。
2、 根據部門業務型別分別建立外來檔案檔案，並於外來檔案案卷目錄中逐一登記，報部門經理或總經理審核，批覆後，正本存本部門，並作好檔案發布日期登記，登記表與檔案正本一併裝訂。
七、 檔案的簽批許可權
1、 所有a類檔案必須經總經理簽署方可生效，否則視為無效檔案。
2、 所有人事任免，重要政令，由總經理簽署才能生效。
3、 各部門職責範圍之內的工作指令，獎罰通報由部門經理簽署後呈報辦公室負責人和總經理最終簽署後才能生效。
4、 部門主管及主管以下人員一般不得跨部門簽署指令性檔案命令，工作指示等檔案。
八、 借閱規定
1、 本部門人員如需查閱檔案檔案，不可擅自開啟檔案櫃查詢，而必須填寫《檔案借閱單》(附表六)至辦公室辦理手續後，方可借閱查詢。
2、 如借閱其他部門的檔案，則須通過部門之間的檔案管理員辦理借閱手續，跨部門員工與檔案管理員不發生直接的關係。
3、 借閱的檔案檔案必須在規定的期限內歸還，否則必須辦理續借手續。
九、 檔案的銷毀
1、 對已到期或無儲存價值的檔案要及時予以銷毀，具體要求如下：
（1）、填寫準備銷毀的檔案清單、檔名稱、銷毀原因、期限，交公司總經理批准方可銷毀（總經理因公外出時，辦公室主任可代為執行，但必須先通報告知總經理，並徵得其同意後方可執行）。
（2）、對銷毀檔案必須有兩個以上人員在場，待檔案被徹底銷毀方可離去。
2、 未結算、有爭議、有可疑的檔案、尤其是合同、各種財務憑證、收發貨憑證等不得銷毀，確實需要銷毀的必須徵詢專業意見並經辦公室批准後方可進行。
3、 已經作廢的檔案，資料上一律蓋上「作廢」章或者在資料左上角註明作廢，作廢的檔案除留乙份存底外（視實際情況而定），全部銷毀。
一十、 違規處罰標準
附表一：
a類檔案格式
天津寶港企業管理****（楷體gb_2312四號字）
檔名稱（楷體gb_2312三號字）
檔案編號（黑體五號字）
內容附表二：
b類檔案格式
天津·寶港企業管理會議通知專用函箋
此件未經相關負責人簽署均為無效！
天津·寶港企業管理事務簽呈專用函箋
此件未經相關負責人簽署均為無效！
天津·寶港企業管理****內部簽呈
此件未經相關負責人簽署均為無效！
員工出差申請表
差旅目的
期間：由至天數
隨行人員：
行程：由至火車/汽車/飛機預計金額
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...