最全面的合同檔案管理制度

一、本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的涉及合同的資料總和，其構成包括專案建議書、可行性研究報告、章程、資信調查材料、意向書、合同正本，以及有關合同修改補充、轉讓、變更、解除、協調、終止等方面的材料，都必須及時歸檔，個人不能擅自留存。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案管理由公司合同管理部門集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、合同管理部門負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文件，並負責監督指導各分（子）公司、各部門的合同管理工作。

3、應分別建立健全合同文件的形成、積累、整理、歸檔工作體系，由合同兼職人員負責合同文件管理。

三、合同檔案管理的移交

1、正式簽署合同後須將合同正本原件移交公司合同管理部門。

2、合同專案終止後各分（子）公司須將該項目的所有技術資料彙總成冊，具有長久儲存價值的技術資料向公司合同管理部門移交。

3、移交的合同文件必須註明合同編號並保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

4、合同文件移交時，必須編制檔案移交清冊並當面清點。以雙方簽字認可後方為完成交接手續。

四、合同文件管理辦法

1、合同管理人員要盡心盡責發揮作用，按要求建立完善合同管理臺帳。簽訂完的合同要及時歸檔，做好登記。凡歸檔的合同檔案材料必須是原件。

2、儲存的合同文件每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。

3、要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，合同文件分類編號，編制合同統計清單。

4、應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文件的查詢、利用工作。

5、做好合同管理的保密工作，未經許可不能擅自借閱、外帶歸檔合同。因工作需要須借出查閱合同文字，須經公司、分（子）公司領導簽字同意後，方可辦理相關借閱手續，以影印件借出，督促借閱人員按期歸還合同。合同原件無特殊情況不能外借。

6、合同文件的儲存條件要有防火、防潮等措施，以確保合同文件的安全。

7、借閱人不能塗改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

8、合同文件的密級為機密，任何人不能擅自將合同對外公開、影印，違者視情節予以處罰。

附件：1.合同借閱登記表

合同借閱登記表