正華偉臣建材公司檔案
渝泰字〔2011〕第0003號保密等級：中級
採購管理制度
一總則為規範採購業務及各項費用報銷流程，有效控制各項經營成本，提高財務資料準確性及透明度，特制定本制度。
二實施細則
a〉原輔材料採購
一、常規性採購
1、 原材料庫管、生產部負責人在材料使用過程中，應依據最近生產進度及庫存原材料數量，及時向沈總報出採購需求，並跟進採購進度。
2、 收貨入庫時，庫管需當場確認採購明細、採購數量及貨款**等資訊（沒有**商送貨單的，需向沈總**詢問，或要求**商傳真送貨票據）。綜合部人員依據庫管收貨資訊列印採購入庫單，由相應責任庫管及主管人員簽字，方可遞交財務入帳生效。
二、應急採購
由於某些特殊情況需暫時性、小額原料採購，應由生產部填寫《採購申請單》，具體載明：物料名稱、需求數量、估計買價等資訊。在得到生產部負責人簽字同意後，將此單遞交綜合辦公室複核。
之後綜合部需立即向主管領導報批。經辦人在得到綜合部的書面批覆後，方可與供貨商聯絡採購事宜。庫管必須見到相關的《採購申請單》、**商送貨單，方可辦理驗收、入庫工作。
b〉配件、辦公用品及勞保用品採購
由需求部門填寫請購單，經部門負責人同意後，傳遞綜合部複核，應具體載明：物料名稱、需求數量、估計買價等資訊。生產部負責人簽字同意後，再將此單遞交綜合部複核。
之後綜合部需立即向主管領導報批。經辦人在得到綜合部的書面批覆後，方可與供貨商聯絡採購事宜。此類採購收貨時，庫管必須見到相關的《採購申請單》、**商送貨單，方可辦理驗收、入庫工作。
c〉食堂用品採購
1、 食堂器具採購與《配件、辦公用品及勞保用品採購》流程一致，需由食堂廚工填寫《採購申請單》，由相關人員簽字後，統一購買。採購人員最後憑《購貨發票》及得到批准購買的《採購申請單》到公司財務報帳。此類採購收貨時，庫管必須見到相關的《採購申請單》、**商送貨單，方可辦理收貨、入庫。
2、 大宗食物採購過程：廚工依據實際情況列好計畫，並報至綜合部，集中規範到一周或半月統一採購，經辦人員憑採購發票到公司財務報帳。每天耗用的饅頭、小菜等食物由廚工負責採購，出納負責監督。
d〉其他物質採購
若遇工程或場地改造等情況，應先以書面的形式打報告，報告應說明申請內容及經費預算，最終得到綜合部批准同意後，方可進行物資採購與合同簽定、進場施工、完工驗工等事宜。最後各項費用結算時，應以相關原始票據與得到批覆的相關書面報告，做為報帳、結算依據。
三費用控制與注意事項
1、 所有費用單筆金額在500元以內的，由廠裡相關部門商定同意後，既可執行。單筆金額500元以上的採購活動，必須報至沈總同意後，方可執行。
2、 所有採購人員在採購過程中，均應注重貨比三家的採購原則，做到多調查、多詢價和多討價。
3、 所有採購人員均應做到：凡事需將公司利益放在第一位，潔身自好，不捨公肥私，不吃裡爬外，不與**方發生說不清、道不明的關係。若經查證有人違規，必將嚴懲。
情節嚴重者，一律扭送國家司法機關處理。
4、 各部門負責人要把公司利益放到第一位，嚴格把關，認真控制不必要的採購費用。
5、 收貨庫管在收貨入庫，應認真完成採購貨品的檢驗與入庫工作，無條件配合財務完成各項手續的辦理。
6、 所有採購活動必須按照上述流程，嚴格執行實施。若不按流程辦事，私自採買，其一切活動及後果均與公司無關。
7、 未盡事項，見以後補充規定。
成都正華偉臣建材****
2023年10月8日
主題詞：採購流程、費用控制、庫管入庫、財務資料
撰寫：綜合部
呈報：沈總
抄送：劉總、生產部、財務部
下發：公司部門
後付：採購流程圖
一、原、輔材料採購
分報至沈總採購
發 貨
二、應及採購及普通採購買力
華臣情況介紹
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