採購預防欠料及欠料跟進管理
1． 總則
1． 1制定目的
為確保採購交期管理更為順暢，特制定本制度。
1． 2適用範圍
本公司採購之物料的交期管理，除另有規定外，需依本制度執行。
1． 3權責單位
（1） 採購部負責本規章制定、修改、廢止之起草工作。
（2） **鏈副總經理負責本規章制定、修改、廢止之核准。
2． 預防欠料及欠料跟進管理規定
2.1預防欠料及欠料跟進管理的重要性
預防欠料及欠料跟進管理是採購的重點工作之一，同時也是為了確保採購交期，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產所必需的物料，以保障生產並達成合理生產成本之目標。
2.1.1欠料的影響
欠料造成的不良影響有以下方面：
（1） 導致製造部門斷料，從而影響效率。
（2） 由於物料交期延遲，間接導致成品交期延遲。
（3） 由於效率受影響，需要增加工作時間，導致製造費用的增加。
（4） 由於物料交期延誤，採取替代品導致成本增加或品質降低。
（5） 交期延誤，導致客戶減少或取消訂單，從而導致採購物料之囤積和其他損失。
（6） 交期延誤，導致採購、運輸、檢驗之成本增加。
（7） 斷料頻繁，易導致互相配合的各部門人員士氣受挫。
2．2欠料的原因
2．2．1**商責任
因**商責任導致交期延誤的狀況：
（1） 接單量超過**商的產能。
（2） **商技術、工藝能力不足。
（3） **商對時間估計錯誤。
（4） **商生產管理不當。
（5） **商之生產材料出現貨源危機。
（6） **商品質管理不當。
（7） **商經營者的顧客服務理念不佳。
（8） **商欠缺交期管理能力。
（9） 不可抗力原因。
（10）其他因**商責任所致之情形。
2．2．2採購部責任
因採購部責任導致交期延誤的狀況：
（1） **商選定錯誤。
（2） 業務手續不完整或耽誤。
（3） **決定不合理或勉強。
（4） 進度掌握與督促不力。
（5） 經驗不足。
（6） 下單量超過**商之產能。
（7） 更換**商所致。
（8） 付款條件過於嚴苛或未能及時付款。
（9） 缺乏交期管理意識。
（10）其他因採購原因所致的情形。
2．2．3其他部門責任
因採購以外部門導致交期延誤的狀況：
（1） 請購前置時間不足。
（2） 技術資料不齊備。
（3） 緊急訂貨。
（4） 生產計畫變更。
（5） 設計變更或標準調整。
（6） 訂貨數量太少。
（7） **商品質輔導不足。
（8） 點收、檢驗等工作延誤。
（9） 請購錯誤。
（10）其他因本公司人員原因所致的情形。
2．2．4溝通不良所致之原因
因本公司與**商雙方溝通不良導致交期延誤的狀況：
（1） 未能掌握一方或雙方的產能變化。
（2） 指示、聯絡不確實。
（3） 技術資料交接不充分。
（4） 品質標準溝通不一致。
（5） 單方面確定交期，缺少溝通。
（6） 首次合作出現偏差。
（7） 缺乏合理的溝通視窗。
（8） 未達成交期、單價、付款等問題的共識。
（9） 交期理解偏差。
（10）其他因雙方溝通不良所致的情形。
2．3預防欠料及欠料跟進的要點
2．3．1事前規劃
（1） 制訂合理的購運時間
採購部將請購、採購、**商生產、運輸及進料驗收等作業所需的時間予以事先規劃確定，作為各部門的參照依據。---確定交貨日期及數量
預先明確交期及數量，大訂單可採用分批交貨方式進行。---同上方式
（2） 了解**商生產裝置利用率
可以合理分配訂單，保證數量、交期、品質的一致性。-請**商提供生產進度計畫及交貨計畫
盡早了解**商之瓶頸與**能力，便於採取對策。-準備替代**
採購人員應盡量多聯絡其他物料提供**，以確保應急。--- 2．3．2事中執行
（1） 提供必要的材料、模具、技術支援給**商
適時了解**商之瓶頸，協助處理。
（2） 了解**商生產效率及進度狀況
必要時，向**商施加壓力，以獲取更多之關照，適時考慮向替代**商下單之必要性。
（3） 交期及數量變更的及時聯絡與通知
以確保維護**商的利益，配合本公司之需求。
（4） 盡量避免規格變更
如果出現技術變更，應立即聯絡**商停止原規格生產，並妥善處理遺留問題。提醒**商
及時安排技術、品管人員對**商進行指導，必要時可以考慮到**商處進行驗貨，以降低因進料檢驗不合格導致斷料發生之情形。
2．3．3事後考核
（1） 對**商進行考核
依**商績效考核辦法進行考核，將交期的考核列為重要專案之一，以督促**商提高交期達成率。
（2） 對交期延遲的原因進行分析並研擬對策
確保重複問題不再發生。
（3） 檢討是否更換**商
依**商考核結果與配合度，考慮更換、淘汰交期不佳之**商，或減少其訂單。
（4） 執行**商的獎懲辦法
必要時加重違約的懲罰力度，並對優良廠商予以適當之回饋。
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