重大接待任務檔案是指政務接待部門在重大接待任務活動中直接形成的具有儲存價值，經過整理歸檔的文字、圖表、聲像、實物、電子等不同形式載體的歷史記錄，主要包括重大接待任務的接待方案、日程安排、人員名單、領導批示和批覆、通知、紀要、演示文稿、總結、菜譜、接待大事記、全陪日誌、音像資料、**、來訪領導留下的材料等。為適應新時期政務接待工作的需要，提高服務工作水平，接待部門在承接重大接待任務的過程中，常常需要查考以往的接待記錄，制定有針對性的安排，從而提高辦事質量和效率。那麼，如何加強重大接待任務檔案管理呢？
一、指定專職的檔案負責人，及時建立接待檔案，確保檔案資訊的全面性
1、接待部門應指定專責的檔案工作人員。在收發檔案環節中，要由文書人員把好印發關，凡是經過文書部門蓋印發出的檔案無論是定稿、存本、附件，一律交檔案工作人員收全；外出人員帶回的會議檔案，各種會議記錄，由檔案工作人員負責收集；本單位召開會議中形成的計畫、接待活動中形成的材料、總結，由檔案工作人員隨時收集。在每項重大接待任務完成後，檔案工作人員按接待檔案的內容和有關要求進行歸納、整理，並及時將有關資料輸入電腦，方便查閱，每年年初，檔案工作人員會同文書人員，按照接待物件的級別和檔案管理的有關要求進行立卷歸檔。
2、要對重大接待任務的組織者、參與者宣傳檔案管理知識。重大接待任務的承辦機構多是臨時的、變動的機關甚至是虛擬機關，接待部門的檔案工作人員必須根據檔案形成主體的特殊性，轉變觀念，做好宣傳教育工作，提早介入活動，跟隨活動程序，及時收集資訊，使重大接待任務的檔案管理工作從源頭上得到強化。
3、爭取各參與重大任務接待單位的支援。每個參加重大接待任務的單位應指定專門的資料收集負責人，負責收集本部門參與接待過程中的資訊，在每乙個接待任務完成後交由接待部門的檔案工作人員彙總，這樣有利於保證檔案的全面性。
二、靈活整理接待檔案以方便檔案的查閱和利用
1、為解決檔案整體性與年度性的矛盾，可以再不違反現行檔案整理規則的基礎上加以變通：一方面，重大接待任務的完整檔案全部儲存在活動終結的當年；另一方面，在重大接待任務終結前的各年度檔案中，以副本形式儲存當年發生的重大接待任務的相關材料，使重大接待任務檔案的完整性和年度檔案的完整性得以兼顧。
2、隨著科技的進步，大型u盤（4g以上）的使用已經相當普及，對不同介質的檔案實行分類管理的同時，可以將一項重大接待任務的電子文字、相片、錄音和影片放在乙個大型u盤裡，以便查詢和利用。
三、接待保密工作的重點要逐步從抓常規載體保密管理轉到抓資訊保安保密上來
當前，以計算機網路、手機通訊為重點的資訊系統已廣泛應用於接待工作各個方面，資訊化建設的發展要求我們加快發展保密技術，盡快改變保密技術手段薄弱的狀況，要求我們重點加強計算機資訊系統的技術防範和管理，把資訊保安保密作為接待保密工作的重點。
1、計算機和區域網路必須有專人管理和維護。本單位計算機通過通訊線路向其他計算機或網路傳送涉密資訊時，必須採取加密措施。區域網路通過通訊線路與其他計算機或網路聯接時，應採取安裝防火牆等技術保護措施。
凡計算機系統上國際網際網路，都必須嚴格遵守安全保密規定，做到使用專用計算機聯網，並由專人操作。涉密計算機的安裝、除錯、維護應由專人負責。確實需請外部技術人員解決或外送維修的，要嚴格按有關保密規定操作。
2、凡屬絕密資訊一律不准儲存在計算機硬碟內。對儲存秘密資訊的u盤，應當根據有關規定確定密級及保密期限，並分級管理，嚴格執行借閱、使用、保管及銷毀制度。
3、接待工作人員要不斷提公升自身素質，既要學習好傳統檔案工作保密知識，又要學習現代科技知識，了解新形勢，適應新變化，努力建立安全可靠的保密防護體系。（作者單位：珠海市接待辦公室）
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