生產定製合同外貿客戶接洽流程制度

遼寧蘇泊爾陶瓷工業****

分發清單：

一，總則

為最大程度爭取公司利益，保障合同順利簽訂，執行供貨，特制定本流程檔案。

二，範圍

1，所有外貿部接洽客戶、有合同意向客戶都屬本流程約束範圍

2，公司所有管理部門、生產部門、輔助部門、檢驗部門都屬本流程執行部門

3，外貿部對本流程有修訂建議權，報請總經辦審批後進行修訂

三，流程細則

1，客戶接訪、參觀、驗廠、發貨流程

①，外貿部根據客戶參訪需求下達工作聯絡單給行政部負責人＆計畫部負責人，視行程重要程度決定是否抄送總經辦。

②，外貿部原則上所有客訪應至少提前一天，驗廠應至少提前15日下達聯絡單，特殊情況應註明原因，未提前通知，外貿部自行承擔責任，並接受處罰。計畫部負責聯絡協調公司內部一應部門（含品質部、產品部），行政部提前規範廠容廠貌，並準備接送、餐食準備等事宜。

2，客戶來樣、公司送樣、發貨流程

①，所有客戶來樣歸屬權都屬外貿部，所有部門借用必須按外貿部要求簽字備查，借用結束按期歸還外貿部，並在借用期間妥善保管來樣。

②，送樣、發貨事宜，所有外貿部批量發貨、發樣由外貿部、計畫部為負責部門，外貿部負責提供貨期、船期、報關等手續事宜，依合同約定日期提前一星期下達聯絡單給計畫部，由計畫部組織品質確認、包裝、裝託、裝載等事宜。

③，送樣、發貨檢驗事宜，為維護公司品質形象，外貿部要求所有送樣必須有品質部先行檢驗，負責品管員簽字確認；批量發貨首批，所有產品按客戶對應合同上品質要求全檢（至少檢驗首批乙個貨櫃產品數量），並由品質部負責人簽字確認。

2，合同**、評審、簽訂流程

①，外貿部根據客戶來樣/來圖，組織簽訂《客戶來樣/圖評審表》，彙總開發需求，申報至總經理，由總經理批准方可開發。後續開發流程，含標模製作，工作模製作，由外貿部申請至計畫部，計畫部報生產副總審核，報總經理審批。

②，外貿部接洽客戶形成合同意向後，制定**單報生產總監核價，外貿部視客戶情況（起訂量、運輸、結算方式、違約要求等資訊）二次核價，報總經理審批。

③，外貿部在合同擬定過程中負責溝通交期、違約責任、貨款方式等核心資訊，對於已約定的核心資訊修改造成公司損失的，外貿部承擔相應責任，以上事項由外貿部報至計畫部，計畫部報生產副總審核，報總經理審批。

④，外貿部在合同擬定過程中負責傳達雙方在」開發尺寸、品質標準、客戶特殊」需求上的具體資訊，具體事項由品質部最終確認，同時抄送生產副總。為維護公司品質形象，原則上公司生產部門、品質部門不得對已確認過的「開發尺寸、品質標準、客戶特殊需求檔案」改動兩次以上，超過次數要求的改動由責任部門自行報總經理審批。

⑤，外貿部在產品開發中、送樣檢驗中承擔「客戶確認」責任，所有送樣反饋、開發改動意見必須有書面檔案，外貿部必須持「客戶意見/反饋」下達至責任部門抄送計畫部，對沒有書面檔案的改動相關責任部門可拒絕執行，並因此帶來的時間延誤、其他損失由外貿部承擔相應責任。

⑥，所有產品的包裝、輔材、模具、燒標、排產等資訊由計畫部視外貿部要求製作產品報目表，按計畫下達申購、上線、試燒、檢驗指令，並書面約定交辦事項完成日期，所有涉及標準資訊由品質部確認簽字。以上步驟按相應責任部門確認時間，超時未報、超時未確認、超時未執行追責對應部門負責人。

⑦，外貿部負責組織合同評審，評審部門為：外貿部、計畫部、產品部、品質部、財務部、生產總監、生產副總，會簽《生產定製合同評審表》，報總經理審批。各部門應細緻、認真的審閱分管部分，對未及時發現的合同問題後續產生的責任，分管部分自行承擔責任。

⑧，各部門應對合同內針對本部門的各次溝通、修訂詳細記錄備查，外貿部在擬定合同時應盡可能規範合同版本，除參照標準（各國家/區域國標）外的特殊要求單獨標註，簡化合同。

四，相應責任處罰措施及保密要求措施

以上流程所有資訊，分管部門應對相關資訊嚴格保密，圖、樣、合同、品質標準等檔案妥善保管歸檔，若發生資訊洩露直接追責部門負責人，由總經理具體處罰。對以上流程中相應部門失誤、懈怠造成損失的，由計畫部核定損失數額，依數額大小處以罰款，單次不小於200元，報總經理核准。

五，附件

附件內容為《客戶來樣/圖評審表》＆《生產定製合同評審表》

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