一、資料的型別
辭書上把地方文獻表述為「有關地方的一切資料，表現於各種記載形式。如圖書、雜誌、報紙、**、**、影片、畫片、唱片、拓片、**、傳單、票據、文告、手稿、印模等一切最原始的或盡可能原始的資料。」除這些外，應當還有許多形式的資料，如檔案、檔案、日記、回憶錄、信函、家譜、碑銘等。
簡要地說，主要是：
1、文書檔案（館藏、部門提供），2、圖照（地圖、**、畫片），3、書籍、報刊，4、網路資料，5、統計資料，6、金石資料，7、訪問資料，8、年鑑資料
二、蒐集渠道
根據《篇目》的要求，去蒐集資料。要作到：凡與本單位有關的一切資料都想法蒐集，或作卡片，或作摘要，分門別類，以備使用。資料越充分，選擇餘地越大，編纂出的資訊量越大，越有使用價值。
1、部門儲存的資料。
2、運用《年鑑》資料
3、檔案館查閱
4、走訪當事人、知情人
三、資料的審核
1、看是否符合當時的政策規定。
2、是否符合客觀實際。
3、是否符合事物發展的基本規律；如統計數字表現出大起大落，要有一定的原因。
4、對**不同記載不一的資料，要認真鑑別：一般情況下，資料形成時間距事情發生越近的資料，可信度越高；正式檔案資料比一般文字資料可靠；文字紀錄資料比口頭資料可信度高；統計部門的資料資料比其他部門的資料可靠；主管部門的資料比非主管部門的資料可靠；報刊、網路、廣告宣傳資料更要慎重，一般只可作資料線索，要進一步查核準確，才能入志。
5、對當事人、知情人的口頭資料，要審慎使用，反覆核實，防止人為記憶錯誤、有意歪曲、感情用事等，不能全聽全信，重要事情要考證清楚。
四、對資料的選用原則
1、符合《篇目》內容的需要，與主題有關的資料；2、能體現事物本質的資料；3、重大事物資料；4、事物起始資料、下限年資料；5、經過核實的資料；對可靠性把握不大的資料，寧可不用，寧缺勿濫，寧缺勿錯；6、有存史價值的資料。
《年鑑》與志書是不同的體例、結構，要求不同，記述方法不同，收錄資料的標準範圍不同，這就意味著《年鑑》不能替代志書，《年鑑》資料不是志書資料的全部。在運用《年鑑》資料的同時，還要根據志書的《篇目》要求，進一步蒐集資料，擴大蒐集範圍和視野。《年鑑》只能給續修志工作提供50％的資料。
資料長編的含義
編寫資料長編，就是在資料蒐集、資料考證核實、資料整理的基礎上，按照志書的篇、章、節對資料進行纂輯，以完成從資料蒐集到志稿試寫的過度。
資料長編以條目的形式對資料進行排比整理，資料長編的篇幅一般不作限制，以便盡量地把資料保留下來，資料長編可以有考證的意見，而且是用編者的語言進行表述。
資料長編的體裁和種類
地方志有記、志、傳、圖、表、錄及述7種體裁。地方志的資料長編一般採用編年排比體和分類編輯體。所謂編年排比體，就是對資料不分類，將所有資料按編年進行排列，這種編排一般適用於大事記的資料長編。
分類編輯體，就是將蒐集到的資料按志書的篇目進行分類，再按時間先後排列。這種體裁是志書中「志」的體裁。同時資料長編中也有各種表及附錄等。
分類編輯體的資料長編，又可分成彙輯型和纂輯型兩種型別。
所謂彙輯型，就是對蒐集到的資料不進行文字加工，基本上照抄資料卡的資料，或對資料的資料略作刪節，再按志書篇目分類，按時序排列彙輯即可。這種資料長編為資料長編的初級形式。
所謂纂輯型，就是編纂人員對原始資料進行加工改造，採用自己的語言進行表述，除必須註明資料出處外，一般不再註明資料出處。這種資料長編實際上是志稿的雛形，是較為詳細的志稿。編寫這種資料長編應注意三個方面的問題：
一是既然資料長編已經不是原始資料的彙編，而是用編者的語言進行纂輯，其史實必須忠於原始資料；二是對原始資料盡可能都用，盡可能詳細一些，便於志書總纂時對資料的取捨；三是行文要符合志書的規範，盡可能達到志稿質量的要求，觀點要正確，體例要完備，結構要合理，文風要樸實，特點要突出
資料長編的編寫
資料長編的編寫方法
1 確定資料長編的提綱
確定長編提綱，可以按事物的類別立題，也可按事物發展的時期立題。如果資料較雜，放在同一題下會使層次不清，可再設若干個子目加以區分，以使層次分明，錯落有致。
2 選取資料
概括起來主要應選取以下6個方面的資料。一是能反映記述主體的發展軌跡、興衰起伏的全過程的資料。二是能反映記述主體的時代特點、地方特色的資料。
三是能反映記述主體本質的典型資料、對比資料及相關的背景資料。四是能反映巨集觀面貌以及記述主體各類項之間內在聯絡的資料。五是各類人物活動方面的資料。
六是有價值的圖、照、表資料。
資料長編的編寫步驟
第一步，資料整理歸類。將原始資料卡按志書的篇目整理歸類，首先分大類，再分小類，直至分到最低單元。
第二步，認真閱讀和熟悉已蒐集到的所有資料，盤點「家底」，對資料的掌握心中有數。
第三步，消化資料。蒐集到的資料難免不存在一些問題，比如，有的資料明顯有誤，不符合實際；有的資料同一件事，由於出處不同（或是檔案、或是工作總結、或是其他專題資料）而互相矛盾，或資料不
一、或人物不
一、或時間地點不一等等。對於此類資料要進行一番「去粗取精、去偽存真，由此及彼、由表及裡」的加工製作過程。對有出入的資料盡可能考證核實，如實在難於核實的就要在長編中加以批註或說明；如資料不全有待補充的，應留下空白，並註明需要補充的資料，以待重新蒐集補充。
第四步，組織資料，進行編寫。根據以志書篇目分類整理的原始資料，從最低單元入手進行編寫。最低單元或是節、或是目、或是條目，以最低單元作專題逐一編寫，再將編寫成的若干專題，按志書篇目有序排列。
在此基礎上經過適當的文書處理，即可完成一章一節的資料長編。資料長編的結構形式可以用篇、章、節，也可分類按不同層次分序號排列，形成整體。
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