目的： 對專案資料和竣工檔案資料進行有效的管理和利用，確保公司在任何場合使用的工程圖紙、資料完整、系統管理有效。
職責：工程管理部的檔案管理員負責對專案資料和竣工資料的收集、整理和管理；工程完工後，會同檔案室把專案資料和竣工資料移交市檔案館統一管理及檔案室入庫存檔。
專案責任人負責對移交的檔案進行審核。
檔案室管理人員協助檔案移交市檔案館、負責檔案室入庫的管理。內容：
4.1 對專案資料的控制
4.1.1 接收入庫和保管
4.1.1.1 做好登記（編號、標識，存放）
4.1.1.
2 工程專案過程中，公司相關部門所涉及該項目的上級批文、**批文、土地合同、報建資料、工程合同(包括設計合同、監理合同、施工合同等)以及各類證書在產生後，及時發放各工程管理部門、專案責任人、專案檔案管理員使用或者保管；各部門將實施過程中的重要檔案、資料以及具有參考價值的資料盡可能製作成電子文件形式，便於工作與今後階段使用；工程竣工前，專案責任人核對相關資料的原件數量，準備辦理竣工驗收及檔案移交。
4.1.1.
3 工程專案竣工後，專案部應督促施工、監理單位將施工過程中形成的工程資料，按建築工程檔案歸檔規範要求及份數要求歸納、整理、裝訂（裝盒）、附上工程竣工檔案移交書（含有清單）。
4.1.2.1 公司所開發的專案均按招標或者合同的工程名稱，且檔案盒使用統一的標識。
4.1.2.
2 檔案類別:1土地合同類，包括上級批文、合作協議、土地合同等，2**批文類，如計畫批文，3「五證」，包括用地許可證、規劃許可證、投資許可證、預售許可證、開工許可證，4合同類，包括施工合同、設計合同、監理合同等，5專案發展類檔案，包括專案進行過程中的各種中間報建報批檔案等，6施工資料和監理資料，包括真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況的檔案，7竣工驗收類，包括專項驗收8證，8圖紙類，包括專案的各專業圖紙及cad電子檔案、設計變更、簽證、洽商等。
4.1.2.3 編號專案檔案管理員對所接收的專案資料，在專業不同的基礎上分類後按接收的先後順序進行編號，並在首頁列印出目錄表。
4.1.2.4 標識對已分類和編號的檔案，應在檔案盒上進行標識，標識應簡單清晰、明了、易懂。
4.1.3 借閱專案建設過程中，各部門如需借用相關資料，應到專案部檔案管理員處辦理借閱手續，填寫借閱登記表，使用完後，立即歸還。
4.2 工程資料的控制
4.2.1 工程竣工資料的範圍：
**部門所要求專項工程專案均應做竣工資料， 工程竣工資料的驗收條件：工程竣工檔案應進行專項驗收，驗收應具備以下條件: 4.
2.2.1 建設工程經施工單位自行驗收及其它工程驗收進行完畢;
4.2.2.2 全部工程檔案檔案材料按有關規定已收集齊全、整理完畢。
4.2.3 工程竣工資料的驗收程式
4.2.3.1 工程竣工檔案專項驗收前，監理單位、施工單位檔案管理人員應對本單位形成的檔案按照有關規定進行自檢，填報《工程竣工檔案情況申報表》，報送專案經理部。
4.2.3.
2 專案經理部彙總監理、施工單位報送的工程竣工檔案材料和《工程竣工檔案情況申報表》後，由專案經理部對各單位報送的和本公司的甲方竣工資料按照有關規定進行審核和自行驗收，向主管城建檔案部門填報《建設工程竣工檔案專項驗收申報表》。
4.2.3.
3 工程竣工檔案專項驗收在建設工程現場進行。由建設單位組織本單位、設計、監理、施工單位技術負責人和檔案管理人員參加，由主管城建檔案管理部門驗收小組主持。 驗收工作進行完畢，由驗收小組提出初步驗收意見，各單位應根據正式的《建設工程竣工檔案專項驗收意見書》認真進行整改，並確保符合規定要求。
4.2.3.5 工程通過竣工驗收後，經整改後的工程竣工檔案應在規定時間內送主管城建檔案管理部門複核審查。
4.2.4 工程竣工檔案的移交
4.2.4.1 工程竣工驗收合格後，必須在規定時間內向主管城建檔案管理部門移交一套完整的建設工程檔案。
4.2.4.
2 專案檔案管理員在接收承建方的竣工資料時，應檢查所移交資料是否符合規定要求、在確保與原件一致的前提下，向各單位出具《接收工程專案檔案登記單》。承建方均應向建設單位移交竣工資料，規模工程與結構性工程一式叄份（其中壹份待審計後退還）、交付使用有物業管理的工程一式肆份（其中壹份待審計後退還、壹份交付物業管理使用）、零星工程一式兩份。
4.2.5 歸檔專案檔案管理員對於所接收的竣工資料，應按專案進行分類、編號和裝盒標識。
4.2.6 移交竣工資料一式兩份，乙份由專案檔案管理員移交給物業管理公司且在移交清單上簽收，乙份移交給公司總裁辦統一管理。同時移交所有的移交目錄清單。
4.2.7 借閱
4.2.7.1 公司各部門、各專案借閱竣工檔案，應辦理借閱手續。
4.2.7.2 公司之外的單位借閱檔案，需經總裁辦負責人的批准。
4.2.8 銷毀對凡需銷毀的資料、圖紙，必須先進行造冊列出清單，經專案經理部確認，方可銷毀，銷毀清單應予以儲存。
4章：歸檔檔案及其質量要求：按建設工程檔案歸檔規範〔gb/t50328-2014〕第4章·歸檔檔案及其質量要求；具體按本章如下節：歸檔檔案範圍、歸檔檔案質量要求。
本章中特別注意如下：
4.1.2 工程檔案的具體歸檔範圍應符合本規範附錄a（建築工程檔案歸檔範圍）和b（市政工程檔案歸檔範圍）的要求。
4.2.2 工程檔案的內容及其深度應符合國家現行有關工程勘察、設計、施工、監理等標準的規定。
5章： 工程檔案立卷：按建設工程檔案歸檔規範〔gb/t50328-2014〕第5章·工程檔案立卷要求；具體按本章如下節：
立卷流程與原則和方法、卷內檔案排列、案卷編目、案卷裝訂與裝具、案卷目錄編制。
本章中特別注意如下：
5.1.1.2 對卷內檔案材料進行排列、編目、裝訂（或裝盒）。
5.1.2.3 一般建設工程由多個單位工程組成時，工程檔案按單位工程立卷。
5.1.3.6 電子檔案立卷時，每個工程（專案）應建立多級資料夾，應與紙質檔案在案卷設定上一致，並應建立相應的標識關係。
5.1.3.7 聲像資料應按建設工程各階段立卷，重大事件及重要活動的聲像資料應按專題立卷，聲像檔案與紙質檔案應建立相應的標識關係。
5.5.1案卷應按本規範附錄a（建築工程檔案歸檔範圍）和b（市政工程檔案歸檔範圍）的類別和順序排列。
5.5.2.1 案卷目錄式樣宜符合本規範附錄g的要求。
5.5.2.3 編制日期應填寫完成立卷工作的日期。
6章：工程檔案歸檔：按建設工程檔案歸檔規範〔gb/t50328-2014〕第6章·工程檔案歸檔要求；其中6.0.5條內容的編制套數結合我公司的工程專案情況改為如下實施：
1、規模建築、道路、橋梁等工程與結構安全性要求的其它工程一式三套（其中一套待審計後退還）；
2、交付後物業管理公司介入管理的工程一式四套（其中一套待審計後退還、一套交付物業管理使用）；
3、維修與零星工程一式二套。
7章：工程檔案驗收與移交：按建設工程檔案歸檔規範〔gb/t50328-2014〕第7章·工程檔案驗收與移交；本章中特別注意如下：
7.0.1 列入城建檔案管理機構檔案接收範圍的工程，竣工驗收前，城建檔案管理機構應對工程檔案進行預驗收。
7.0.6 當建設單位向城建檔案管理機構移交工程檔案時，應提交移交案卷目錄，辦理移交手續，雙方簽字、蓋章後方可交接。
工程檔案歸檔範圍分別見：附錄a 建築工程檔案歸檔範圍，附錄b 市政工程檔案歸檔範圍、橋梁工程檔案歸檔範圍、地下管線工程檔案歸檔範圍；卷內目錄式樣見：附錄c，卷內備考表式樣見：
附錄d，卷內封面式樣見：附錄e，案卷脊背式樣見：附錄f，案卷目錄式樣見：
附錄g；
檔案管理制度版
1.目的 為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化 科學化 制度化，結合公司實際工作情況，特制定本制度。2.範圍 本制度適用浙江依目了然服飾 3.相關職責 3.1人事行政部 3.1.1 負責建立 健全公司檔案管理制度，負責本制度的制定與修改。3.1.2 負責公司檔案的下發及管理。3.1.3 負...
工程檔案管理制度
目錄第一章總則 第二章工程檔案管理制度 第三章工程檔案收發及管理制度 第四章行政部門檔案管理職責 第五章施工單位歸檔範圍 第六章檔案資料借閱制度 1.1為確保工程檔案的齊全 完整 準確 系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到 建設工程檔案歸檔整理規範 的要求，特制定本制度。1.2基本建設工...
工程檔案管理制度
1.公司工程檔案資料管理制度總則 根據有關規定，結合公司實際情況，為確保工程檔案資料入檔的及時 準確及完整性，並保證工程檔案資料調閱的安全 方便與快捷，充分發揮檔案資料在專案開發 使用管理中的作用，特制定本管理制度。2.公司工程檔案資料管理制度適用範圍 1 凡屬 歸檔範圍 的檔案資料 包括相關證書 ...