為加強和規範公司檔案管理工作，避免公司檔案資料的遺失，使檔案更好地為公司的長遠發展提供參考與監督作用，結合公司實際，特制定本方案。
一、檔案室的現狀及規劃
（一）檔案室的現狀。
公司檔案室規劃為大廈708室，房間面積約為32㎡（7.5x4.3）。現檔案室未配備專業裝置，無法滿足檔案管理工作的特殊要求。
（二）檔案室的規劃。
1.辦公區域規劃。
擬將708室建設為檔案庫存區。檔案室辦公區設在705室，暫未規劃閱覽區。
2.庫存區建設規劃。
（1）主體規劃。
檔案室主體採用手動密集櫃，密集櫃以與窗戶垂直的方向進行安裝和布置。
手動密集櫃規格型號以網路查詢的九鼎櫃業為例，每節密集櫃長寬高分別為900/580/2400mm，具體使用規格以實際**商為準。考慮到檔案的延展性並預留一定發展空間，擬安置密集櫃5-6列，每列5-6節，共計需25-30節左右的密集櫃體。
（2）特殊器材配備規劃。
檔案室對房間的承重有嚴格要求和特殊的「八防」要求，需配備特殊器材或裝置，對房間進行必要的檢測和整修。
二、檔案室建設工作方案
（一）第一階段：基礎建設階段。（2023年4月至6月）
1.工作任務。
（1）完成檔案室硬體設施建設。（2023年4月至6月）
①完成檔案室主體建設詢價，確定密集架**商，滿足檔案室「防塵」要求，並在**商的建議下，對檔案室建設方案進行修改和完善。
②進行必要修整和檢測，如對隔斷牆、天花板等進行密封，確保檔案室不漏氣；對原室內的消防噴頭進行封閉，確保檔案室不漏水；對承重能力進行檢測，確保檔案室不超重等。
③安裝雙層窗簾，滿足檔案室「防光」要求。
④安裝鐵門、鐵窗，滿足檔案室「防盜」要求。
⑤對檔案室照明燈具進行更換，滿足檔案室「防光」要求。
⑥配備專用空調、溫濕度檢測儀，滿足檔案室「防潮、防高溫、防有害氣體」的要求。
⑦配備滅火器材，設定禁止吸菸及禁用明火標誌，滿足檔案室「防火」要求。
（2）建立健全檔案工作規章制度。（2023年4月至6月）
按照國家檔案管理相關法規，並結合公司實際情況，對原公司檔案管理辦法、工作檔案管理辦法進行修訂，明確檔案收集、整理、歸檔、組卷、裝盒、借（調）閱等職責與許可權。
（3）做好檔案工作隊伍建設。（2023年4月）
組建檔案工作的專（兼）職人員隊伍，明確公司各部門、分公司（專案部）的檔案工作責任人員，將檔案工作職責落實到人。
2.工作質量標準。
（1）檔案室硬體建設工作完成，基本滿足檔案管理的「八防」特殊要求。
（2）公司檔案管理制度基本建立健全且符合公司實際情況。
（3）各部門、各分公司（專案部）均有明確的檔案工作責任人員。
（二）第二階段：積存盤案清理階段。（2023年7月至12月）
1. 工作任務。
（1）對積存盤案進行整理。（2023年7月至9月）
積存盤案數量較大，初次整理較耗時費力，建議首批次檔案整理工作採用外包方式進行。擬對積存的實體檔案按劃分保管期限、裝訂、分類、排列、編號、編目和裝盒、上架等邏輯環節進行有序整理。
（2）建立電子檔案管理系統。（2023年9至12月）
為規範公司檔案管理和提高檔案利用率，建議公司統一考慮購買網路版檔案管理資訊系統，預計費用10萬元。
網路版檔案管理資訊系統上線後實現如下功能：
①公司總經理工作部檔案管理人員為資訊系統管理員，負責全公司檔案工作人員的角色定義、操作許可權和增刪、密碼修改等。
②系統管理員統一向各部門、各分公司（專案部）分配電子檔案儲存位址。
③各部門、各分公司（專案部）檔案管理責任人員將接收的實體檔案資料組卷後進行掃瞄，建立電子檔案，錄入資訊系統，儲存在被分配的位址中。
④建立至少2種的檢索方式，方便對電子檔案進行查閱。
⑤對檔案的借（調）閱進行登記管理，留下檔案利用日誌和記錄。
實現全公司檔案的聯網共享和利用。
（3）完成對oa系統和電子檔案管理系統的整合。（2023年11至12月）
由於現行oa系統缺乏專業的檔案管理功能和模組，因此只能以系統整合的形式，完成對oa系統與電子檔案管理系統的整合。該整合費用是依據我公司與致遠簽訂的協議進行收取，大約為2000元/人/天。
2.工作質量標準。
（1）完成積存盤案整理。
（2）電子檔案管理系統試執行，積存盤案的電子件錄入資訊系統。
妥否，請示。
附件：檔案室特殊器材配備一覽表
總經理工作部
2023年3月16日
附件：檔案室特殊器材配備一覽表
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