辦公室管理形成性考核冊答案作業1
1．一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列**，內容基本相同的填在一行中。
辦公室實務工作一覽表
序號國內一般性國外一般性國內企業（含外企）
（1） [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。 記錄上司指令及會談、會議內容
（2） [文書製作] 影印資料列印文稿及**
（3） [文書處理] 在許可權內按自己的意思發出信函。 信函和郵件的處理。
（4） [檔案管理] 檔案管理。
（5） [會議組織] 安排會議事務，並做會議記錄或綱要。 記錄上司指令及會談、會議內容。
（6） [調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。
（7） [資訊資料] 準備好公司要公開的資料收集及整理各種資訊
（8） [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。
（9） [接待工作] 接待來訪賓客接待賓客和員工的來訪。
（10） [協調工作] 以**往來維持和外界的良好公共關係。
（11） [督查工作] 督導一般職員或速記員。
（12) [日程安排] 替上司定約會並做好記錄；
(13) [日常事務] 閱讀並分類信件通訊事務、**；
(14) [辦公室管理辦公室環境的布置和整理,保管辦公室裝置及用品
(15) [其他臨時以速記記下上司交待的事項執行上司交辦事項
交辦的事項]
(16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
(17外出辦事，如銀行、郵局等。
公用易耗品主要包括哪些？
辦公用易耗品主要有：
（1）信封、紙張；
（2）軟盤、光碟等；
（3）鉛筆；
（4）原子筆；
（5）簽字筆或鋼筆；
（6）修正液或修正帶；
（7）印盒；
（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期
號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；
（9）小刀；
（10）日曆等；
（11）其他，如標籤紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大
頭針、紙夾等。
三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關係如何？
文員工作分為三個步驟：計畫、實施和檢查。
（1）計畫的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，並思考以什麼方法進行效率會最
佳。 （2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的
工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計畫和實績的差異，並把以前進行過的工作或別人做過的工
作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。
其次，說明三個步驟之間的關係。
三者的關係為：
先作計畫，付諸實施，然後檢查結果，圍繞「計畫——實施——檢查」這樣乙個滾動的
過程開展。三者相互聯絡形成乙個迴圈。
文員首先要仔細制定計畫，然後根據這個計畫去實施，並嚴格檢查其結果，使得這個結
果對下一次的計畫有所幫助和啟示。
四、按照「優先順序」處理工作原則，虛擬乙份半天或一天工作（或家務）計畫書。
本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定乙份計
劃書，不要抄襲。
五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方
法的認識。
1．請示方法和報告方法；
2．計畫方法和總結方法；
3．受意方法；
4．傳達方法；
5．進言方法；
6．變通方法和擋駕方法；
7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文
件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易
於文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就
某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善於領會上司意圖，不要曲解上司意圖；
（2）備好記錄本，記錄下指示要點；
（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，並要注意方式、態度；
（6）接受指示後，要不失時機地貫徹實施。
結合實際談體會。
我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一
份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬體和軟體配備、
公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事後，又怕顯
得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根
本就不行。後來，我再次向總經理詢問，並備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，
才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中乙個題目進行回答。但是要注意按
照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯絡實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識
點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學
們在回答本題時要加以注意。
辦公室管理形成性考核冊答案(2)
（3）有歧義。因為漢字一音多字。
（4）口頭語言視時間、場合、物件的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規
範、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調也可輕鬆、愉快些。
敬語使用的一般場合：
（1）對於自己尊敬的人，當然會使用敬語。
（2）與並非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要
使用敬語。
（3）敬語一般針對：
年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；
有求於對方，或希望得到對方幫助，或好感者。
二、簡要闡述社交話題的選擇。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人
情等；（4）比較高雅的話題，如古典**、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、**、醜聞、**等。
（3）過於敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對於專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。
（5）誇耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用範圍如何？
印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）
封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用範圍：
（1）落款章加蓋於文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和檔案的有效性。
（2）騎縫章用於帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連線處的騎縫線上。
（3）更正章用於文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正後，作為法定作者自
行更正的憑信。
四、簡要闡述收文處理的程式及分送的基本原則。
收文處理的程式：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦—
—注辦。
分送的基本原則：
（1）屬於方針政策性的，關係本機關工作全域性的指揮性檔案或重大問題的請示、報告
之類的檔案，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；
（2）屬於機關日常事務性的已有明確分工的檔案，或早有批示規定和有規可循的例行
公文，按主管業務的分工範圍分送給有關部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機關領導閱批的檔案，要先填好「公文處理單」，連同檔案一併送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；
（5）在檔案份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、後閱知，
先主辦、後協辦，先正職、後副職的次序分別審閱處理，並以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。
五、按照文書立卷特徵立卷，主要有哪幾種型別？簡要說明按照問題特徵立卷的基本
含義。型別：
（1）按問題特徵立卷；（2）按作者特徵立卷；（3）按文種特徵立卷；（4）按時間特徵
立卷；（5）按地區特徵立卷；（6）按通訊者特徵立卷。
按問題特徵立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯
系和處理情況，運用最廣泛。
六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。
（1）通過設定檔案室，可以提供檔案原件或複製件，方便借閱或直接閱讀；
辦公室管理期末1新
第一章辦公室實務概述 一 辦公室的兩大職能 政務 或業務 服務和事務管理。事務管理是為政務服務而展開的輔助性工作 二 事務管理的特徵 服務性 分散性 專業性 主動性 繁雜性。三 辦公室實務 就是指辦公室的工作事務和操作實務。辦公室工作人員以文員和秘書人員為主，所以辦公室實務通常又被稱為文秘工作或秘書...
辦公室管理
1公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有 1 信封 紙張 2 軟盤 光碟等 3 鉛筆 4 原子筆 5 簽字筆或鋼筆 6 修正液或修正帶 7 印盒 8 各種小型機器，如訂書機 包括訂書針 打孔機 裝訂機 包括裝訂線 日期 號碼機 切紙機 計算機 拆信器 碎紙機等 9 小刀 10 日曆等 11 其他...
辦公室管理
第一章行政部組織架構和管理崗位 行政部的職能及組織架構 行政部的職能 行政部組織架構 行政部管理崗位職責及任職條件 行政總監崗位職責 行政總監任職條件 行政經理崗位職責 行政經理任職條件 第二章日常辦公事務管理 日常辦公崗位職責及任職條件 日常辦公主管崗位職責 日常辦公主管任職條件 日常辦公秘書崗位...