辦公室管理

試卷代號：2180

**廣播電視大學2012-2013學年度第一學期「開放專科」期末考試

辦公室管理試題

一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內。每小題1分，共10分）

1．下列情況中，( b .一般檔案或影象資料)適宜用傳真機傳送。

2．請示是文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示，或無權處理時，向上詞請求批准。下面請求中(c．越級請示)是不當的。

3．以下關於辦公室職能的說法，哪一種是正確的 (辦公室管理具有集中性和整體性)

4．以下關於互動式**會議的功能中，哪一項是不具備的？(審查功能)

5．文員如果誤拆了非本公司的信，應該( )。

d．在信封上註明「誤拆」，寫上自己姓名的縮寫，並把信重新封好並退回去

6．辦公室人員在社交活動中應選擇下列哪項合適的話題？( 有共同利益的話題)

a．有共同利益的話題 b．誇耀你我的話題

c．貼己的話題 d．秘密的話題

7．在來信來訪業務中，下列情況的信件，( )仍需繼續承辦。

a．問題複雜，調查處理的時間較長的信件

8．文員進行會議的計畫和準備時，不應該做的是( )

c．什麼日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急程度

9．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的？( )

c．離開會議室接聽**

10．以下餐巾的使用方法正確的是(用來擦嘴唇嘴角)。

二、判斷題（正確打「√」，錯誤打「×」。每小題1分，共10分）

11．小辦公室的配置，打字、影印間應離上司辦公室稍遠一些。(√)

12.在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。(× )

13．感謝信、祝賀信或弔唁信最好不用傳真機傳送。(√ )

14.代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方粗效，因此文員應仔細核對出席人數。(√)

15.如果兩位來訪者均未預約，應該按照先來後到的原則引見給上司。(× )

16.文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。(×)

17.上下級之間握手，下級先伸手後，上級才能相握。。(× )

18.有效加強印象的說話要點中，應包括先說出結論部分內容。( √ )

19.文員對於在值班期間發生的重要情況，可以等交**後再報告上司。(× )

20.電子檔案歸檔的鑑定，主要是歸檔前由領導在檔案部門的協助下，對歸檔的電子檔案內容進行鑑定。( × )

三、簡答題（每小題10分，共20分）

21.辦公室事務管理的服務性特徵表現為哪三個方面？請簡要說明。

答：一是為上司服務；二是為組織服務；三是為公眾服務。

22.文員利用提示系統提醒上司的工作，有哪些提示系統？具體做法是怎樣的？

答：電子提示系統的做法：在電腦中設定日程表、報警系統、一周計畫以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的資訊。（3分）

人工提示系統的做法：

設定基本辦公日程表、固定活動日期一覽表（1分）

使用提示性備忘錄（1分）

準備約會表（1分）

準備特殊提示卡（1分）

準備交往提示檔案（1分）

四、設計題（每小題15分，共30分）

23.上海某企業欲與德國某企業合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。德國代表團一行9人將於8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。

假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？

答：(1)接受任務

(2)了解來賓、制訂計畫

(3)預訂食宿

(4)歡迎來賓、商議日程

(5)禮節性拜訪、宴請

(6)正式會談

(7)簽訂協議書

(8)陪同參觀遊覽

(9)互贈禮品

(10)歡送來賓、接待小結

24.某公司成立不久，業務就非常繁忙，**不斷，上司要求文員小胡設計乙個**記錄單。小胡應該怎麼設計？

五、案例分析題i每小題15分，共30分）

五、案例分析題（每小題15分，共30分）

25.新上任的公司職員小馬接受領導的指派到機場接一位重要客人，因為是第一次被指

派接受任務，小馬特意向領導徵詢應該注意的事項。考慮到小馬剛到單位不久，領導囑咐小馬對客人一定要熱情、大方，禮貌方面更應多加注意，小馬一一記在心裡。見到客人，小馬熱情地走上前去，大聲說著「歡迎、歡迎」，伸手就去接客人的行李，見客人要與自己握手並躲開小馬接拿行李的手，才慌忙與對方握手，並執意要幫對方拿行李。

來到車旁，順勢將行李放入汽車的行李箱，接著開啟副駕駛艙門，引導客人落座，並說：「這裡視野寬闊，可以看看沿途風光。」而後，自己坐到汽車後排座位上。

一路上，小馬熱情地回答客人提出的問題，還關切地詢問客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，沒多久，小馬就覺得客人話語越來越少，客人也不象剛下飛機時那樣熱情了，小馬心裡不悅，但又不能表現出什麼。

請你分析一下小馬在禮儀方面有何不當之舉？應該怎樣做才是正確的？

答：(1)握手禮儀，主客之間，應該主人先伸手；

(2)替客人拿行李應徵求同意，再行動，哪些行李可以放入行李箱中也要徵得同意；

(3)乘坐方面，客人應該坐後排，小李應該坐副駕駛座；

(4)客人公司的一些內部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；

(5)應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。

26.教材中關於「向對方要求約會時應注意的事項中」是這樣敘述的：

向對方要求約會時應注意的事項：

a．要獲得上司的許可；

b．對方如果有文秘人員，一般由文秘人員辦理；

c．如果用寫信的方式，在等到對方收到信後，再打**給對方的文秘人員以確認；

d．要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式（早餐會、午餐會等）、所需要的時間等等，關於日期的確定應該以比較有彈性的說法問對方：「你們什麼時候比較方便」，這樣讓對方能夠有所選擇。

e·告知你或上司的聯絡**，以便萬一約會取消或有所改變討可以馬上通知。

f．對方越忙越必須早一點聯絡，時間應盡量有彈性，這是身為文秘人員所應具有的常識。

g．尤其是連續參加兩個以上的約會時，要充分考慮路上交通所需要的時間。

h．如果上司出差，不要在他回來的當天安排約會，可能會發生飛機誤點及其他情況。

i．決定時間、地點時，要注意對方的業務情況、工作場所等。

一般說來：

●星期一早上、週末下午每個人都會很忙碌，盡量不要安排約會；

● 即將下班之前的那段時間，公司內也會很忙碌。

● 午餐前後約會則會影響吃飯時間；

●對方的休息日、節假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；

●公司有重大活動的那一天不宜安排約會；

● 地點必須選擇對方比較方便的地方；

●地點還應考慮約會的禮儀規格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

j．對方不能確定接受時，要求約會的這一方最好再聯絡一次。

k．已經約好且需要預定會議室時，就要立即預約，如果對於該地點沒有充分把握，應該事先調查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等。

1．約定好以後，一定要向上司匯報，並填寫在日程安排計畫表上。如有必要，還應準備約會所需要的檔案資料。

m．上司和某人會面後，可能要求文秘人員安排下一次與那人的約會。文秘人員安排好

後，應確保那人清楚地明了約會的時間，並給予了明確的答覆後，將此約會記錄在你和上司的日程表上。

請將你認為最重要的內容選擇出來，用五個必須和五個不宜予以概括，比如「必須獲得上司的認可，不宜在對方休息日安排約會」

只要正確選擇了規定內容裡的其中五個必須和五個不宜即可給予相應分數。

2012.07.

一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在答題紙上。每小題1分，共10分）

1．辦公室，顧名思義，是辦公的場所。下列諸項中(a.醫療室)應不屬於辦公室範疇。

2．文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的( )。

b．較大的物品放在稍高於眼光平行的層面上，用標籤貼在各種物品的下方

3．為了能保證質量、有效率地工作，文員應有一定的工作指導思想，應圍繞著(實施——計畫——檢查)這樣乙個滾動的過程。

4．為了防止辦公室出現「瓶頸現象」，下列做法中，哪項工作應該改進？( )

a．工作人員工作盡可能專門化、單一化

5．**是現代社會中不可或缺的通訊工具，文秘人員在打業務**時不應該( )。

d．在工作時間同久未打**來的朋友閒聊

6．在公務專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼後習慣用( )。

d．「台安」、「鈞安」

7．按照美國人類學家愛德華·霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45cm～120cm，應該是(a．個人區 )。

8．文員進行會議的計畫和準備時，不應該做的是( )。

c．會議場所的選擇，要根據會議時間長短、花費多少作決定

9．上司決定參加某個會議時，文員不應該( d．只在便箋上寫好會議名稱 )。

10．電子檔案歸檔要做到真實、完整，達到檔案的功能價值。歸檔的電子應該按「件」進行管理，下列專案中，以「件」為單位，( a．多份電子檔案 )項是不適宜的。

二、判斷題（正確打「√」，錯誤打「×」。每小題1分，共10分）

11.感謝信、祝賀信或弔唁信最好不用傳真機傳送。(√ )

12．大辦公室一般隔成3-4平方公尺的個人工作室，隔板高約1.5公尺。( √ )

13．文員應避免不必要的通訊和郵寄，盡可能把頻繁的聯絡集中起來分批進行。( √ )

14．請示與報告可以合併使用，如「關於××××問題的請示報告」。(× )

15．受意是領導接納文員的意見和建議。( × )

16．假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知廢棄，以免干擾其他事情。( × )

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