機械工業企業檔案分類編號規則
1993-11-10 0:0 【大中小】【我要糾錯】
發文單位：機械部
文號：機械部機械辦[1993]600號
發布日期：1993-11-10
執行日期：1994-1-1
1 主題內容與適用範圍
本規則規定了機械工業企業檔案的分類整理、 組織案卷和案卷排架管理的基本要求，適用於機械行業工業企業的檔案管理。
2 引用標準
國家檔案局國檔發（1991）20號《工業企業檔案分類試行規則》。
3 檔案分類原則
以工業企業全部檔案為物件，依據企業管理職能， 結合檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯絡，便於科學管理與開發利用。
4 類目設定
4.1 一級類目的設定
機械工業企業檔案設定11個一級類目：黨群工作類、行政管理類、 經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、 裝置儀器類、會計檔案類、幹部（職工）工人檔案類、聲像**檔案類。 特大型企業或生產程式特殊的企業，有些檔案難以歸入上述11個大類時， 可根據實際需要增設一級類目。
4.2 二級及二級以下類目的設定
4.2.1 黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類的二級類目按企業職能分工設定即：
同一機構或不同機構工作形成的檔案， 依據所反映的職能性質，按問題分別設定若干類。**類目， 由企業根據實際情況自行設定。
4.2.2 產品類、裝置儀器類的二級及二級以下類目，按產品和裝置儀器型號或種類設定。
4.2.3 科學技術研究類的二級及二級以下類目，按課題性質或課題設定。
4.2.4 基本建設類的二級及二級以下類目，按工程性質或專案設定。
4.2.5 會計檔案類的二級及二級以下類目，按其形成特點和檔案材料形式設定。
4.2.6 幹部（職工）工人檔案類的二級及二級以下類目，按幹部、工人設定。幹部、工人類下按個人設定。
4.2.7 聲像**檔案類的二級及二級以下類目，按載體形狀設定。載體形狀類下按問題設定。
5 分類編號方法
5.1 機械工業企業檔案一級類目標記符號為「nj .」編號用阿拉伯數字表示，採用「雙位制」，即
11、12……到19，21、22……到29……，以此類推。11 個一級類目編號順序如下：
nj.11黨群工作類
nj.12行政管理類
nj.13經營管理類
nj.14生產技術管理類
nj.15產品類
nj.16科學技術研究類
nj.17基本建設類
nj.18裝置儀器類
nj.19會計檔案類
nj.21幹部（職工）工人檔案類
nj.12聲像**檔案類
5.2機械工業企業檔案二級及二級以下類目的編號，用阿拉伯數字表示，採用「八分制」或「雙位制」。 具體編號方法由企業根據實際情況自行確定。
5.3分類編號採用隸屬編號法， 每一級位類之間用間隔號「。」隔開。分類編號示例見附錄。
6 案卷排架的基本要求
6.1企業檔案按大類分別排架，要反映出《工業企業檔案分類試行規則》設定的基本大類的順序，大類之間不得交叉混排。
6.2 案卷排架要科學、系統，便於保管和提供利用。
6.3 各企業可根據實際情況確定本單位的具體案卷排架方法，一經確定，一般不要隨意變動。
7 本規則於2023年1月1日起執行。2023年以前形成的檔案，其分類編號格式可不變動。
8 本規則由機械部辦公廳起草並負責解釋。
附機械工業企業檔案分類編號示例（補充件）
案卷順序號
年代號**類目號（沒有可不設）
組織工作）二級類目號
黨群工作類）一級類目號
案卷順序號
**類目號
產品種類或型號）二級類目號
產品類）一級類目號
案卷順序號
月份年度
**類目號
會計憑證）二級類目號
會計檔案）一級類目號
工業企業檔案分類編號規則
db37/t180-93
1 主題內容和適用範圍
本標準規定了工業企業檔案的分類整理、類目標識、案卷排架、檔號編制及編制檢索工具的一般方法和要求。
本標準適用於各類工業企業的檔案管理。交通、建築施工、電力、郵電、農業、林業和商業服務等企業可參照執行。
2 引用標準
gb3792.5檔案著錄規則
3 名詞術語
3.1 企業檔案是指企業在各項管理工作、生產、科研及經營等活動中直接形成的，具有儲存價值的各種文字材料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.2 檔案分類是根據檔案的共同點和差異點，將檔案區分為不同類別的邏輯方法。
3.3 類目標識識別與區分檔案類別的符號。
3.4 檔號檔案的編號。包括分類號、專案代號、案卷號。
3.5 目錄按照一定的次序編排而成的條目組合，是檔案檢索和報導的工具。
3.6 檔案著錄在編制檔案目錄時，對檔案的內容和形式特徵進行分析、選擇和記錄的過程。
4 檔案分類
4.1 分類原則以企業全部檔案為物件，依據企業管理職能，結合檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯絡，便於科學管理與開發利用。
4.2 一級類目的設定設定十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、裝置儀器類、會計檔案類、幹部職工檔案類。特大型企業或生產程式特殊的企業，有些檔案難以歸入十大類目時，可根據實際需要增設一級類目。
4.3 二級及二級以下類目的設定二級類目按照企業管理職能和檔案的形成特點設定，如附錄a（補充件），附錄a中設定的二級類目，是工業企業檔案分類的基本二級類目，企業可結合實際需要增設或減少二級類目。
工業企業檔案分類二級以下類目設定，參照附錄a中的基本範圍，結合行業特點和企業實際確定。工業企業檔案分類層次不宜過多。
4.3.1黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類檔案分別按時間--問題（機構）分類設定二級及二級以下類目。
4.3.2產品類檔案二級類目按產品種類設定，**類目按產品型號設定，四級類目按產品結構或產品、工藝、工裝設計檔案材料的內容設定。
4.3.3科學技術研究類檔案二級類目按課題性質設定，**類目按課題設定。
4.3.4基本建設類檔案二級類目按工程性質或用途（生產設施、輔助生產設施、生活設施……）設定，**類目按建築專案設定，四級類目按子項工程或專業分工設定。
4.3.5裝置儀器類檔案二級類目按裝置儀器種類（效能、用途）設定，**類目按裝置儀器型號設定。
特大型企業的分廠、車間規模較大，裝置數量多，可按分廠或工藝流程設定二級類目，按裝置儀器種類設定**類目，按裝置儀器型號設定四級類目。
4.3.6會計檔案按其形成特點和檔案材料形式分別設定會計憑證、會計帳簿、會計報表及其他四個二級類目，會計憑證下設現金、銀行轉帳憑證、銷售憑證、成本核算憑證等**類目，會計帳簿下設會計總帳、現金日記帳、銷售利潤明細帳等**類目，會計報表下設年度會計報表、月（季度）會計報表等**類目。
4.3.7幹部職工檔案按幹部、工人分別設定二級類目，共設定幹部、工人、離退休職工、死亡職工檔案四個二級類目，**類目按幹部、工人個人進行設定。
5、類目標識
5.1 一級類目採用大寫漢語拼音字母a、b、c、d、e、f、g、h、i、j……依次標識。亦可採用阿拉伯數字0～9或01～99標識。
5.2 二級及二級以下類目採用阿拉伯數字1～9或01～99標識。產品、科學技術研究、裝置儀器、基本建設類檔案亦可直接採用型號或專案代號標識相應級類目。
黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、會計檔案類檔案要將年度號編入分類類目標識中。
5.3 阿拉伯數字標識的類目層次中間用間隔號"· "隔離開，大寫漢語拼音字母與阿拉伯數字之間不加間隔號。
5.4 標識示意
a黨群工作（一級類目）
a02組織工作（二級類目）
a02·04·1988 組織結構設定（**類目）
或01黨群工作（一級類目）
01·02 組織工作（二級類目）
01·02·04·1988 組織結構設定（**類目）
6、案卷排架
企業檔案按大類分別排架，大類之間不得交叉混排。
6.1 黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類檔案，分別按大類、年度、問題排架，即把同一大類的案卷首先按年度分排，在各年度內，再將同一問題的案卷按長久、定期順序排列。亦可按大類、年度、保管期限排架，即在各年度內將同一保管期限案卷按問題順序排列。
6.2 產品類、科學技術研究類、基本建設類、裝置儀器類檔案，分別按大類、專案（乙個產品、乙個課題、一項工程、一台裝置儀器）排架。對於分階段和專案更新、改造、維護、維修中形成歸檔的檔案材料，採取預留空位或倒架的方式保持專案檔案的完整、系統。
6.3 會計檔案按會計憑證、會計帳簿、會計報表分別進行排架。
6.4 幹部職工檔案案卷的編號和排架方法，按中組部、勞動部、國家檔案局的有關規定執行。
7 檔號編制
7.1 企業檔案的檔號由分類號、案卷號組成。
7.2 黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、會計檔案類檔案，分別按年度編寫案卷順序號，乙個年度乙個案卷流水號。
7.3 產品類、科學技術研究類、基本建設類、裝置儀器類檔案，分別以最低分類類目編寫案卷順序號，便於補充案卷。
7.4 分類號與案卷號中間用間隔號"-"隔離開。
7.5 檔號示意如附錄b（補充件）所示。
8 檢索工具
8.1 企業要依據本標準設定十個一級類目，結合各類檔案管理的特點，對企業檔案進行登記著錄，建立企業檔案檢索體系。
8.2 企業檔案應建立總目錄、分類目錄、底圖目錄等三種書本式目錄和檔案級卡片式目錄。
8.2.1 企業檔案總目錄，亦稱總登記帳，主要是對產品類、科學技術研究類、基本建設類、裝置儀器類檔案案卷進行登記著錄。
登記著錄時，按照歸檔時間的先後順序，以案卷為單位進行流水登記著錄。
8.2.2 企業檔案應建立黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科學技術研究、基本建設、裝置儀器、會計憑證、會計帳簿、會計報表、幹部、工人、離退休職工、死亡職工檔案等十五種分類目錄。
分類目錄要嚴格按照各類檔案案卷的排架順序進行登記著錄。
產品類、科學技術研究類、基本建設類、裝置儀器類檔案在編制分類目錄時，分別在每一最低分類類目後面預留一定空位，以便補充案卷。
8.2.3 底圖是根據其製成材料和保管利用的要求，對應其藍圖整理順序，單獨平放排列的，應建立一套相應的登記目錄。底圖目錄要對應其藍圖的整理順序按張進行登記著錄。
8.2.4 企業應依據gb3792.5，對黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類檔案，以單份檔案為著錄物件建立卡片式目錄。
公司檔案分類表
工業企業檔案分類試行規則 1991年7月04日國家檔案局發布 為深化企業檔案業務管理，提高現代化科學管理水平，促進企業檔案工作的整體建設，更好地服務於企業生產 經營管理和技術進步，特制定本規則。第一條本規則規定了工業企業檔案的分類原則 分類方法和類目設定及其所含基本範圍。第二條本規則適用於全國工業企...
景天公司檔案分類方案
方案一 公司所有的檔案分類號第一層均為大寫字母，且前兩個字母均為jt，代表景天公司，之後出現字母的均用小寫。一 文書檔案 ws 文書檔案分類號第一層為文書分類號，第二層為年度，第三層為保管期限，第四層為工作部門，第五層為件順序號，即jtws 年度 保管期限 部門 件號。如 jtws 2012 長期 ...
檔案分類編號
第一章主表 dq 黨群 11 黨務綜合 分黨委 總支 直屬支部 離退休工作綜合材料入此12 紀檢 13 組織 14 宣傳教育 黨校工作入此 15 16 工會 婦女工作 教代會材料入此 17 團委 學生社團材料入此 xz 行政 11 行政綜合 學校評估 校史 區人 舉綜合材料入此 12 人事 師資工作...