文書檔案管理是企業規範化管理的重要內容，也是企業發展過程中的重要見證資料。文書檔案的規範化管理是企業走向規範和成熟的重要條件，為加強公司文書檔案的科學化、規範化、制度化管理，提高檔案管理水平，更好地為公司各項工作服務，進一步完善文書檔案管理工作，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及相關國家標準、檔案行業標準等，結合公司實際情況，制定本制度。
一、文書檔案歸檔範圍及保管期限
（1）工作的指示、通知、批覆、規定、辦法等檔案材料，儲存30年
（2）財務管理工作的正式發文檔案，包括規定、制度、辦法、通知以及其他正式發，永久儲存
（3）各部門各項工作的內部請示報，永久儲存
（4）公司合同，保管期限從合同到期失效之日起計算
（5）其它公司內部常用文，儲存10 年
（6）其他外來檔案，重要的儲存30 年，一般的儲存10 年
二、文書檔案檔案的立卷要求
1、立卷應按應按照內容、名稱、作者、時間，分門別類地進行整理歸檔。作好登記《檔案歸檔登記表》（附表1）
2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件蒐集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4、對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，要定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
5、單件裝訂方法
（1）、單份檔案用回形針或長尾夾夾在一起。檔案上的長尾夾應用無字的紙條包起來，防止鏽斑染上原件。凡是無法用回形針或長尾夾夾住的比較厚的檔案，可以不做任何裝訂，但是存放時必須符合以下條件：
不被拆散，必須保證檔案的整體性；不會和其他檔案混同。
（2）、單份檔案頁號編寫方法為：在有文字的正面右下角、背面左下角用鉛筆按順序編寫頁號（用阿拉伯數字）。編寫書刊等成冊檔案材料的頁數時，可利用原有頁號，再加上封面、目錄、附頁等有內容的頁數，頁號不再重新編寫。
6、檔案的件號，即卷內檔案的順序號。件號的編寫與每份檔案檔案第一頁右上角空白處用鉛筆按順序編寫檔案號。
檔案編號格式：sdshf-a1-001
公司代號：
sdshf
檔案類別：
a1：合同、協議
a2：公司章程、驗資報告、賬號、授權書、許可證、資產移交等
b1：令、決定、議案
b2：公告、通告、通報
b3：請示、批覆
b4：報告、意見
b5：通知、函
b6：會議紀要
檔案號碼：
阿拉伯數字，如：001，002，003，004等
7、 文書檔案的分類方法，實行年度─機構(問題)分類法。
8、 各類表單採用手寫或列印。手寫的要用毛筆或鋼筆填寫，鋼筆採用碳素或藍黑墨水，字跡要工整、美觀。
三、文書檔案借閱管理規定
1、公司員工根據工作需要可以向財務部申請借閱檔案檔案。
2、借閱人在借閱檔案時，必須辦理借閱登記手續，配合檔案人員做好登記工作，填寫《文書檔案借閱登記表》（附表2）。
3、檔案借閱範圍主要根據檔案的責任者和主送、抄送範圍而定。
（1）無密級檔案的查閱範圍：一般員工因工作需要可以查閱。
（2）密級檔案的查閱範圍：公司領導、以及經批准的可以查閱的人員。
4、申請方式
借閱人可採用書面形式或電子郵件形式向檔案人員提出申請,填寫《檔案借閱申請表》（附表3）。
5、檔案借閱程式
（1）一般檔案：由利用人提出申請，借閱人需要調閱利用紙質檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》（附表3），並經部門領導核准。
（2）密級檔案：由利用人提出申請，部門領導核准後報辦公室審批。借閱有密級的檔案，只能在閱覽室查閱，不得借出、影印、拍照，如有特殊需要，需經辦公室分管領導批准。
6、一次借閱檔案數量不得超過10 份，借閱時間不超過5個工作日，特殊情況除外。
7、其他單位（一般為合作單位）人員需要利用本單位檔案的，需提供單位介紹信並由本單位相關部門人員陪同，並填寫《檔案借閱申請表》。
8、檔案借閱者應對借閱的檔案負責，並妥善保管，不得轉借、勾劃、塗改、汙損、摺疊、摳除、折卷、撕頁、調換檔案，要保證案卷的完整與安全。如發生丟失、損壞、缺頁等情況，當事人應立即向檔案管理員和公司總經理報告，查清責任，按嚴重程度作出處理，對隱瞞不報者，應嚴肅處理。
9、檔案借閱後應盡快歸還。借閱者如出差、休假、離職、出國及調離之前必須將檔案歸還。
10、借閱人員退還檔案時，檔案管理人員要認真清點檔案數量，檢查案卷有無損壞，檔案是否齊全等。
11、借閱者應嚴格遵守以上規定，若有違反者，應追究責任。
四、文書檔案的保密工作
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用範圍，不得洩露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。
3、不利於保密的地方不得存放機密檔案和資料。
4、不得擅自摘錄、複製檔案內容，不得私自將機密檔案和檔案帶回家中和公共場所查閱。
5、不在普通**、明碼電報、通訊中涉及檔案機密
五、文書檔案的銷毀工作
1、檔案管理人員對所管的已經到保管期限的文書檔案，本著全面的、歷史的、發展的觀點進行鑑定，提出銷毀意見。
2、鑑定檔案必須在財務部經理及有關業務人員組共同進行鑑定。對確無儲存價值的檔案進行登記造冊，審批簽字後方可銷毀。
3、銷毀檔案時，應編制文書檔案銷毀清單，要有兩人以上負責監銷，點清數量，防止檔案移失和洩密。監銷人要在銷毀清單上鑑定簽字存檔。
4、檔案室要將銷毀清單裝訂成冊，視為永久材料妥善保管。
公司辦公檔案管理制度
xx集團檔案管理制度 第一章總則 第一條為了建立健全集團的檔案管理工作，加強對集團檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合集團實際情況，特制定本制度。第二條集團所有辦公檔案實行分類管理，遵循統一管理 分工協作 規範有序的原則。第二章企業檔案範圍 第三條集團所有辦公檔案主要包括以下範圍 1 證照類檔...
財務部管理制度
5 財務人員必須嚴格執行財務報銷制度。每月彙總登記入賬。出納須及時做好現金日記及銀行存款日記賬。四 發票管理制度 1 琴行使用各種票證 費用發票，統一由會計人員管理，並嚴格執行領用登記 核對 登出等相關制度 2 票據領用人應妥善保管各類票據，並按票據格式要求，認真規範使用。五 財務部內部管理制度 內...
財務部管理制度
1 貨幣資金管理制度 1.1 總則 為了進一步加強企業貨幣資金管理，加速資金周轉，減少不合理的占用，提高企業經濟效益，結合本企業生產經營特點和管理要求，制定本制度。本制度所指的貨幣資金包括企業所擁有的現金 銀行存款 其他貨幣資金及往來賬戶資金。1.2 現金管理 第1條公司現金的支付範圍 1 職工工資...