第3章計畫

2021-03-04 09:54:51 字數 5006 閱讀 8723

知識目標:理解計畫的含義和作用;了解計畫工作的過程與影響因素;重點掌握目標管理的特點與目標管理的過程。

技能目標:熟練掌握和運用計畫制定幾種的方法——滾動計畫法、網路計畫法、計畫評審技術等。

能力目標:能夠運用所學的知識為某一專項活動作出合理的計畫的能力;能夠根據目標管理的程式為組織制定並實施乙個完整的目標管理過程的能力。

以前,在企業界流行著這樣一句順口溜:「計畫計畫,寫在紙上,貼在牆上,風一吹落在地上,就是落實不到行動上。」即使在90年代的今天,很多企業的管理人員還在以「計畫跟不上變化快」為理由忽視計畫管理工作。

計畫是管理的首要職能,這一結論早已在理論界和實踐界得到共識。乙個組織,特別是大規模的組織活動,要提高管理水平,必須切實做好計畫管理工作,使計畫轉變為工作績效。為此,有必要學習計畫職能。

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1)計畫的含義

計畫一詞可以是動詞,也可以是名詞。

從名詞意義上說,計畫是指用文字和指標等形式所表述的、組織以及組織內不同部門和不同成員在未來一定時期內關於行動方向、內容和方式安排的管理檔案。

從動詞意義上說 ,計畫是指為實現組織預定的目標,對未來行動進行規劃和安排的過程。

計畫是在科學**的基礎上為實現組織目標對未來一定時期內的工作作出安排的活動

計畫職能是管理的首要職能,它貫穿於管理全過程之中,它包括組織未來的可能預期結果以及相應的措施。具體地講,計畫職能是為實現一定目標而科學預計和制定的未來行動方案。換言之,計畫就是乙個組織要做什麼和怎麼做的行動指南。

對於計畫職能的含義,我們可以這樣理解:

第一,計畫是管理工作的一項首要職能;

第二,計畫是在調查、分析、**的基礎上形成的;

第三,是對未來一定時期內的工作安排,是現實與未來目標間的一種橋梁;

第四,計畫也是一種管理協調的手段;

第五,我們用5w2h來清楚地描述計畫工作的任務和內容。

2)計畫的內容:5w1h

what——為什麼?目標與內容。要明確組織的使命、戰略、目標,以及行動計畫的具體任務和要求,明確乙個時期的中心任務和工作重點。

例如,企業在未來五年要達到什麼樣的戰略目標;企業年度經營計畫主要是確定銷售收入、銷售哪些產品、生產哪些產品、生產多少,合理安排產品投入和產出的數量和進度,使企業的資源和能力得到盡可能充分發揮和利用。

why——為什麼做?原因。要論證組織的使命、戰略、目標和行動計畫的可能性和可行性,也就是要提供制定計畫的依據。

who——誰去做?人員。計畫不僅要明確規定目標、任務、地點和進度,還應規定由哪個部門、哪個人負責。

比如,開發一種新產品,要經過市場調查、產品設計、樣品試製、小批量試製和正式投產幾個階段。在計畫中應要明確規定每個階段由哪個部門參加、哪個人具體負責、哪些部門協助配合,各階段的介面處由哪些部門和哪些人員參加鑑定和審核等。

where——何地做?地點。規定計畫實施的地點或場所,了解計畫實施的環境和條件和限制,以便合理安排計畫實施的空間組織和布局。

when——何時做?時間。規定計畫中各項工作的開始和完成的進度,以便進行有效的控制和對資源及能力進行平衡。

how——怎麼做?方式、方法、手段。制定實施計畫的措施,以及相應的政策和規則,對資源進行合理分配和集中使用。對人力、生產能力及各類資源進行平衡,對各派生計畫進行綜合平衡。

how much——多少成本?資金、費用。制定計畫,必須有較科學的資金使用、分配方案。

初學者經常會因計畫、決策、目標等概念進行混淆

目標是指行為的指向性,是指向未來的某個目的並且要努力實現的一種結果。決策和計畫都是為了實現目標而需要作出的決定、選擇和方案設計。決策過程和計畫過程都是乙個提出問題、收集資訊、分析條件和解決問題的一系列心理活動。

決策往往注重於乙個點,有時間上的點,也有內容上的點,需要作出決定與選擇。計畫則注重方案的產生,在方案的產生時就已經包含了目標的內容以及達到目標的條件、手段和方法等。在這個過程中,需要乙個又乙個的決策。

計畫是為決策服務,計畫是決策的基礎,決策是計畫的目的,乙個良好的決策往往是需要從兩個以上的備選計畫方案中選擇的。

3)計畫的特點

(1)計畫的首要性

計畫是進行其他管理職能的基礎或前提條件。計畫在前,行動在後。在某些情況下, 計畫職能是唯一需要完成的管理工作。

計畫工作的最終結果可能導致一種結論,既沒有必要採取進一步的行動。比如,原打算在某地建立乙個新的鋼鐵廠,首要的工作是進行可行性分析,如果分析的結果表明在此地建立乙個新的鋼鐵廠是不合適的,那麼所有工作也就告一段落,無須進行其他的管理職能。

計畫工作首要性的另乙個原因是管理過程中的其他職能都是為了支援、保證目標的實現,因此,這些職能只能在計畫工作確定了目標之後才能進行。一位主管人員只有在明確目標之後才能確定合適的組織結構、下級的任務和權利、與責任以及怎樣控制組織和個人的行為不偏離計畫等等。所有這些組織、領導、控制職能都是依計畫而轉移的。

(2)計畫的普遍性

計畫工作的普遍性主要體現在如下幾個方面。首先,計畫工作涉及到組織管理區域的每個層次。雖然計畫工作的特點和範圍隨各級主管人員的層次、職權不同而不同,但計畫工作是每位管理者無法迴避的職能工作,只不過不同層次的管理者所從事的計畫工作的側重點和內容有所不同,高層管理者往往側重於負責制定戰略計畫,而具體的計畫由下級完成;較低層次的管理者偏重於作業計畫。

其次,現代組織的管理工作紛繁複雜,即使最聰明、最能幹的領導人也不可能包攬全部的計畫工作。最後,授權下級制定某些計畫,有助於調動下級參與組織管理的積極性,進一步挖掘下級的潛力。因此,計畫工作是各級管理人員的乙個基本職能,具有普遍性。

(3)計畫的目的性

任何組織或個人制定計畫都是為了有效地達到某種目標。當然,在計畫工作開始之前,這種目標可能還不十分具體,計畫工作就是起始於這種不具體的目標。在計畫工作過程的最初階段,制定具體的明確的目標是首要任務,其後的所有工作都是圍繞目標進行的。

例如,某百貨公司的經理希望明年的銷售額和利潤額有較大幅度的增長,這就是一種不明確的目標,為此就要制定計畫,根據過去的情況和現在的條件確定乙個可行的目標,比如,銷售額增長20%,利潤增長15%。這種具體的明確的目標不是單憑主觀願望就能確定的,它符合實際情況,要以許多**和分析工作為基礎,計畫工作要使今後的行動集中於目標,要**並確定哪些行動有利於目標,哪些行動不利於達到目標或與目標無關、從而指導今後的行動朝著目標的方向邁進,可以說,沒有計畫的行動或多或少是一種盲目的行動。

(4)計畫的實踐性

計畫的實踐性是指計畫的可操作性,並且最終為了實施。

(5)計畫的經濟性

計畫的經濟性可用計畫的效率來衡量。制訂計畫與執行計畫時所投入的產出與所有的投入之比,如果乙個計畫能夠達到目標,但它需要的代價太大,這個計畫的效率就很低,因此不是乙份好的計畫。只有能夠實現收入大於支出,並且顧及國家、集體和個人三者利益的計畫才是乙個完美的計畫。

例如,某位勞動集約化企業的經理,一上任就制定出使企業在短期內實現技術集約化的轉變,這樣的計畫不一定是乙個高效率的計畫。因為,在我國勞動力的成本很低,而技術和裝置相對就比較昂貴,在執行計畫時,肯定要花費鉅額資金,而且還會導致許多職工無事可做,對人們的心理也會造成巨大的壓力。所以,在制定計畫時,要時時考慮計畫的經濟性。

(6)計畫的未來性

計畫必須著眼於未來,分析各種環境因素,用動態的觀點分析問題,**可能發生的變化,確定可行的行動方案。

4)計畫的作用

乙個組織要在複雜多變的環境中生存和發展出就需要科學地制定計畫,協調與平衡各方面的關係,不斷地適應變化了的形勢,尋找新的生存與發展機會。因而,計畫在管理中的地位日益提高。計畫作為管理的基本職能,在管理中具有重要的作用。

(1)計畫工作是管理活動的依據

人的行為動力理論告訴我們,在許多情況下一級組織的工作動力存在著繩子原理。繩子是軟的,用繩子拉東西能發揮繩子的作用。計畫的作用就像拉繩子,只要你使用得當,計畫能使組織中所有成員和各個部門都朝著乙個目標,發揮出應有的效能。

(2)計畫工作有助於組織目標的實現

計畫確定了組織的活動方向,明確了具體的目標和任務,便於管理者協調各部門的工作,指導管理活動按計畫有步驟地進行;另外,計畫介於決策與組織、控制之間,有其獨特的地位。管理者可以通過計畫對管理活動進行控制,從而保證決策目標的實現。

(3)計畫工作是合理配置資源、減少浪費、提高效率的方法

計畫可以使組織各部門的工作能夠統一協調、井然有序地展開,消除不必要的活動所帶來的浪費,計畫可以減少各部門工作的重複和閉門造車的現象,使組織的各種資源能夠得到充分地利用,產生巨大的組織效應;由於有計畫,可以把組織成員的注意力集中於目標,形成一種協同力量。

(4)計畫工作是降低風險、掌握主動的手段

計畫是面向未來的,而未來在時間和空間上都具有不確定性和變動性。計畫作為**未來變化並且設法消除變化對組織造成不良影響的一種有效手段,可以幫助管理者對未來有更清醒的預見和認識。

(5)計畫工作是管理者進行控制的標準

組織的各項活動都圍繞著計畫方案進行的。組織各項活動的結果可能達到了預期目標,也可能與預期目標存在一定的偏差。這時,組織就要發揮管理的控制職能來消除這種偏差。

要進行控制就要有個標準。組織實施控制的標準就是計畫工作所確定的計畫目標。如果沒有計畫目標,就無法測定控制活動,也就無所謂控制,所以說計畫為組織實施有效控制提供了根據。

3.1.2計畫的型別

計畫的種類很多,可以按照不同的方式進行分類。不同的分類方法有助於我們全面地了解計畫的各種型別。一般較為普遍的是按照指定計畫的組織層次、計畫規劃的時間、計畫的約束力、計畫的物件、企業職能和計畫的表現形式來分類。

1)長期、中期和短期計畫

按照計畫規劃時間的長短來劃分,可分為長期計畫、中期計畫和短期計畫。長期計畫的期限一般在10年以上,是組織在較長時間內的發展目標和方向。屬於綱領性和輪廓性的計畫。

中期計畫的期限一般為5年左右,它來自長期計畫,並且按照長期計畫的執**況和**到的具體條件變化而進行編制。

短期計畫的期限一般在1年左右,以年度計畫為主要形式。它是在中期計畫的指導下,具體規劃組織本年度的工作任務和措施的計畫。

三者的關係:長期、中期、短期計畫在時間上的要求是相對的,在不同單位可能不同。而且,它們之間也是相比較而存在的。前者是後者計畫制定的原則和框架,後者是前者的具體化合實施。

2)綜合性計畫和專業性計畫

(1)綜合計畫

綜合計畫是指具體多個目標和多方面內容的計畫。例如企業中的年度計畫稱為綜合計畫,包括銷售計畫、生產計畫、勞動工資計畫、物資**計畫、成本計畫。

(2)專案計畫

專案計畫是為完成某一特定任務而制定的計畫,內容專業性較強,目標比較明確。

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