2、「件」含義
（1）單份檔案，乙份檔案為一件；
（2）正件與附件合為一件；
（3）來文與復文（請示與批覆、函與覆函）合為一件；
（4）會議記錄、會議紀要成套性材料每次（期）為一件；
（5）各種報表、名冊、圖冊等，一冊（本）為一件。
3、分類
按年度——保管期限（永久、長期、短期）進行分類整理歸檔。
4、編制頁碼：原則上保留歸檔檔案本身的頁碼，如檔案本身沒編頁碼的應編制頁碼，或者檔案有增加的，應補充頁碼，用打碼機或黑色的墨水筆填寫都可以。
5、蓋章編號
（1）歸檔檔案應按分類方法逐件在首頁上方的空白處加蓋檔案章，並填寫檔案章有關欄目的內容。
檔案章格式：
（2）檔案章的專案及填寫內容：
件號：檔案的順序號。年度、保管期限（永久、長期、短期）編制1 個流水號，每年斷號。
年度：填寫檔案形成年度，以四位阿拉伯數字標註。如：「2000」
保管期限：歸檔檔案保管期限的名稱。如：「永久」
注:在每年歸檔工作結束後，如發現有其它檔案沒及時歸檔的，可將該檔案排在已歸檔檔案之後編號歸檔。
6、裝盒及填寫盒內備考表
（1）歸檔檔案編號後。按照年度、保管期限、編號順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同乙個盒中，並按要求在盒的脊背上蓋上各項內容。盒號暫不要編。
（2）填寫盒內備考表。
盒內情況說明：主要填寫本盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可不用填寫；
整理人：負責整理歸檔檔案的人員姓名；
檢查人：負責檢查歸檔檔案整理質量的人員姓名；
日期：歸檔檔案整理完畢的日期。
7、填寫歸檔檔案目錄：（見圖a1歸檔檔案目錄式樣）
歸檔檔案目錄
圖a1 歸檔檔案目錄
（1）件號：編制的流水號；
（2）責任者：檔案的署名者或發文機關；
（3）文號：檔案的發文字號（沒有文號的不用填寫）
（4）題名：即檔案的標題，一般應照實抄錄。原文沒有標題的應自擬標題，原文標題不能說明內容的，應重擬標題。凡自擬內容均應加「」號；(如， [關於重點建設專案建檔工作的]補充通知
（5）日期：指檔案形成的日期，用8位阿拉伯數字書寫，例:20100105 ；
（6）頁數：指每乙份歸檔檔案本身的有效頁數；（注意：正反面）
（7）備註：用以標註歸檔檔案的變化情況或參見標號；
（8）歸檔檔案目錄一式二份，乙份放入目錄夾裝訂，乙份放入檔案盒。
8、編寫歸檔說明
歸檔說明的內容包括：
（1）單位的名稱；
（2）單位領導名單及任免時間；
（3）當年的主要工作情況
（4）當年檔案歸檔情況。
9、檔案目錄夾的整理（見歸檔檔案目錄封面式樣）
按年度——保管期限排列的順序將歸檔說明和歸檔目錄用目錄夾（紅色檔案目錄夾）裝訂成檢索目錄冊，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。
文書檔案的整理方法
一 概念 文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有儲存價值的檔案材料，即法規性檔案和行政性檔案。法規性檔案是本單位制定和頒發的。具有法律性和強制性的檔案。行政性檔案是本單位為貫徹執行法規 在日常政務活動中形成的檔案材料。目前我國黨政軍機關 部門使用和形成的檔案主要由 命令 令 指令 決議 ...
文書檔案歸檔制度
邯鄲市松原民用爆破器材有限責任公司 一 在日常工作中形成的文書材料，是反映公司工作真實面貌的客觀記錄，是公司的歷史寶貴財富，凡按規定需要歸檔的檔案，都應交檔案員保管，不得由個人分散儲存。二 歸檔範圍 公司在黨務 行政和各職能工作中形成的會議記錄 工作計畫 總結 名冊 統計報表 責任書等材料。三 歸檔...
檔案歸檔整理流程
文書檔案 歸檔檔案 整理流程 第一步 收集檔案材料 第二步 分年度 第三步 確定歸檔範圍 第四步 整理單位 件 的確定 第五步 件 的裝訂 第六步 劃分保管期限 第七步 歸檔檔案的排列 第八步 蓋歸檔章和編號 第九步 歸檔檔案的編目 第十步 裝盒 填寫備考表與上架。會計檔案整理流程 會計憑證檔案整理...